Adjoint(e) à la direction

Description de lentreprise
L’Instance régionale de concertation de la Capitale-Nationale (IRC-CN) a pour mission de mobiliser et accompagner les acteur.trice.s concernés par la réussite éducative des 0-20 ans en tenant compte de la diversité des besoins sur l’ensemble du territoire de la Capitale-Nationale. Celle-ci comprend le territoire de quelques municipalités régionales de comté (Portneuf, Jacques-Cartier, Côte-de-Beaupré, Charlevoix, Charlevoix-Est, Île-d’Orléans) et, bien entendu, celui de la communauté urbaine de Québec.
Description de poste
Principale collaboratrice auprès de son gestionnaire, la personne est affectée au service de la direction générale et des comités auxquels siègent les membres du conseil d’administration. Elle assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers, en appui dans les travaux rédactionnels participant au déploiement de l’IRC-CN.
Responsabilités principales
Volet opérations
Assurer la coordination des activités administratives et logistiques internes
Mettre en place des outils de gestion pour optimiser les processus de travail
Gérer les calendriers, les outils de suivi de projet et les échéances clés
Soutenir la direction dans la planification annuelle et les bilans dactivités
Être capable de gérer et de respecter un budget.
Volet événements et communications
Produire les invitations et les documents en lien avec les personnes chargées des communications et du graphisme
Assurer la gestion des plateformes d’inscriptions et des suivis
Travailler en lien avec les directions pour diffuser les événements
Veiller à maintenir une communication cohérente et professionnelle
Organiser la logistique et veiller la journée même pour s’assurer du bon déroulement.
Volet gouvernance et administratif
Soutenir la direction générale dans la planification et la tenue des rencontres stratégiques, des comités de direction et du CA
Rédiger des comptes rendus, des documents de présentation et de synthèses
Coordonner les calendriers de travail, les diverses échéances et les outils de suivi organisationnels
Participer à la préparation et à la rédaction des rapports administratifs
Opérer un suivi comptable avec les divers intervenants externes (firme comptable, auditeur, fournisseurs…)
Compétences recherchées
Excellente capacité dorganisation et de planification
Grande rigueur administrative et souci du détail
Excellente maîtrise du français oral et écrit
Avoir un bon sens de linitiative et de l’innovation
Sait accomplir efficacement et avec précision des tâches administratives
Respecte soigneusement et entièrement les procédures et les méthodes de travail prescrites
Est méthodique et s’assure que les choses soient planifiées, structurées et organisées.
Expérience et formation
UnDEC,enadministrationou dans unedisciplineconnexe
Unminimumde5annéesdexpériencedansun posteadministratifsimilaire
Unecompréhensiondufonctionnementdunconseildadministration,unatout
Deshabiletésrédactionnelles excellentes
De lautonomie
Deshabiletésdecommunicationsinterpersonnelles
Soucidudétail, etdelarigueur
Habiletéinformatiqueavancée(Office 365)
Conditions de travail
Poste permanent à 35 heures/semaine (possibilité de 28 heures)
Salaire déterminé en fonction des qualifications et de l’expérience
Assurances collectives
4 semaines de vacances.
Langues
Français parlé et écrit - Élevé
Formations
Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de ladministration
#J-18808-Ljbffr