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Relevant du directeur de la division, le titulaire du poste joue un rôle clé en apportant un soutien administratif aux équipes de signalisation ainsi qu’aux projets de télécommunications et de tirage. Il collabore étroitement avec les équipes afin de contribuer à la coordination efficace des activités opérationnelles et à la gestion rigoureuse de l’information.
Description de tâchesLes tâches et responsabilités de l’adjoint administratif consistent principalement à soutenir les équipes opérationnelles à travers une variété de tâches liées à l’organisation, à la gestion de l’information et à la coordination des activités de projets.
À ce titre, le titulaire du poste doit posséder d’excellentes compétences en communication, faire preuve de rigueur et être en mesure d’organiser efficacement son travail dans un environnement dynamique. Il doit également s’assurer que les tâches sont réalisées avec précision et dans les délais requis, tout en maintenant un haut niveau de qualité.
Principales responsabilités- Offrir un soutien administratif aux équipes de signalisation ainsi qu’aux projets de télécommunications et de tirage;
- Collaborer avec les équipes afin de soutenir les activités opérationnelles et la coordination des projets;
- Effectuer la saisie, la validation et la mise à jour de données dans les systèmes internes, incluant JD Edwards;
- Assurer la compilation, la vérification et la saisie des feuilles de temps des employés terrain pour le traitement de la paie;
- Participer à la gestion des préfactures (collecte, validation et mise à jour des informations);
- Effectuer le suivi des demandes administratives et opérationnelles provenant des équipes;
- Assurer la gestion des courriels (réception, tri, traitement et suivi);
- Participer à la mise à jour et à la gestion des bases de données;
- Assurer le suivi administratif des projets en cours, incluant les demandes de changements;
- Produire, mettre en page et réviser divers documents administratifs, rapports et outils de travail;
- Effectuer diverses tâches cléricales (classement numérique et papier, archivage, reproduction de documents, gestion documentaire);
- Collaborer avec les équipes afin d’assurer une circulation efficace de l’information et le respect des échéanciers;
- Apporter un soutien administratif général aux opérations et aux projets, selon les besoins.
Cette description n’est pas limitative. Le titulaire du poste peut être appelé à accomplir toute autre tâche connexe en lien avec ses fonctions.
Compétences recherchées- 0 à 2 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif comportant des tâches variées;
- DEP en secrétariat, administration ou dans un domaine connexe (un atout);
- Excellentes habiletés de communication écrite et verbale;
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word et Outlook);
- Connaissance de systèmes de gestion (ex. JD Edwards — un atout);
- Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique;
- Excellentes aptitudes en gestion du temps et sens de l’organisation;
- Rigueur et souci du détail;
- Autonomie, débrouillardise et fiabilité;
- Attitude collaborative et esprit d’équipe;
- Polyvalence, flexibilité et motivation.
- Faire partie d’une entreprise solide, en croissance, liée à un leader nord-américain;
- Évoluer dans un environnement dynamique où les journées ne se ressemblent pas;
- Collaborer avec des équipes engagées et passionnées;
- Contribuer à des projets d’envergure dans le domaine des infrastructures;
- Bénéficier d’opportunités de développement professionnel.
Compétences linguistiques
- French
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