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Adjoint·e administratif·veAssociation québécoise de prévention du suicide - AQPS • Quebec City, Québec, Canada
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Adjoint·e administratif·ve

Association québécoise de prévention du suicide - AQPS
  • CA
    Quebec City, Québec, Canada
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    Quebec City, Québec, Canada
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À propos

Sous la supervision du PDG, l'adjoint·e administratif·ve assure un soutien administratif rigoureux et polyvalent à l'ensemble des directions de l'AQPS. La personne contribue au bon fonctionnement de l'organisation en veillant à l'efficacité des opérations administratives, à la coordination des activités et à la fluidité des communications internes et externes. L'adjoint·e administratif·ve agit comme personne-ressource pour les questions organisationnelles et logistiques, et représente l'image professionnelle de l'association dans ses interactions.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutien administratif aux directions

  • Assurer un soutien administratif de proximité aux directrices et directeurs de l'organisation;
  • Préparer, rédiger, mettre en page et réviser divers documents administratifs (lettres, notes de service, rapports, comptes rendus, présentations);
  • Préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux des réunions de direction et assurer le suivi des décisions (CODIR, réunion d’équipe, etc);
  • Soutenir la préparation de demandes de subventions et de rapports aux bailleurs de fonds, en collaboration avec les directions concernées.

Gestion des réservations et des déplacements

  • Planifier et organiser les déplacements du personnel des directions: transport (avion, train, location de véhicule), hébergement, itinéraires etc
  • Effectuer les réservations de salles de réunion, de conférence ou d'événements, tant pour les activités internes qu'externes
  • Gérer la logistique des rencontres : réservation de traiteur, matériel audiovisuel, accueil des participant·es
  • Assurer le suivi des dépenses liées aux déplacements et aux événements conformément aux politiques internes
  • Maintenir un tableau de bord des réservations et des engagements logistiques

Gestion de l'agenda et des communications

  • Participer à la gestion des agendas complexes de la direction générale et des autres membres de la direction, en priorisant les rendez-vous et en anticipant les conflits d'horaire;
  • Participer à la planification des réunions internes et externes (vidéoconférences, rencontres en présentiel, comités);
  • Assurer la liaison entre la direction générale et les différentes équipes de l'organisation.

3.4 Soutien aux opérations courantes et à la vie associative

  • Contribuer au soutien dans l'organisation d'événements associatifs, de formations et de colloques (logistique, inscriptions, matériel);
  • Participer à la mise à jour du bottin des membres et des partenaires;
  • Appuyer les processus d'accueil et d'intégration des nouveaux membres du personnel.

Formation et expérience

  • Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en administration ou dans un domaine connexe
  • Minimum de trois (3) ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans le secteur communautaire ou associatif
  • Toute combinaison de formation et d'expérience jugée équivalente sera considérée

Compétences techniques

  • Excellente maîtrise du français écrit et oral
  • Bonne connaissance de l'anglais (atout)
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams)

Aptitudes et qualités personnelles

  • Grand sens de l'organisation, de la rigueur et du souci du détail
  • Autonomie, proactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
  • Discrétion et respect de la confidentialité
  • Excellentes habiletés interpersonnelles et sens du service
  • Sensibilité aux enjeux de la santé mentale et de la prévention du suicide (atout important)
  • Quebec City, Québec, Canada

Compétences linguistiques

  • French
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