Offres d'emploi

Nous sommes à la recherche dun talent authentique et organisé pour rejoindre notre équipe à titre de coordonnateur(trice) administratif(ve). Si tu cherches un environnement stimulant où tu es un membre clé dune équipe collaborative qui sappuie sur toi pour assurer la fluidité des opérations avec rigueur et bienveillance, ce poste est fait pour toi.
Sous la supervision de la présidence, tu joueras un rôle clé dans lappui administratif de la direction et au cœur de nos opérations quotidiennes. Tu seras responsable de la coordination de plusieurs volets : soutien à la direction, gestion administrative des mandats, communications et facturation, tout en contribuant activement à latteinte de nos objectifs communs dans un cabinet-conseil en pleine croissance.
Tes principaux défis
Soutien à la direction
Gérer et coordonner lagenda de la direction, organiser les rencontres internes et clients et assurer le suivi des communications ;
Rédiger, préparer et mettre en forme la correspondance, les documents et les rapports nécessaires à la direction et à léquipe ;
Organiser les réunions et les rendez-vous, incluant la logistique (réservations de salles, gestion des invitations, déplacements) ;
Soutenir la direction dans lorganisation des événements et des représentations.
Coordination administrative et soutien aux mandats
Assurer la coordination administrative des mandats en cours en soutien aux consultant(e)s et à la direction ;
Préparer, mettre en forme et réviser des documents professionnels (rapports, présentations, contrats, politiques, etc.) ;
Assurer le suivi rigoureux des dossiers clients : mise à jour des outils de gestion de projets, relances et coordination des prochaines étapes ;
Participer à la mise à jour des offres de services des clients ;
Assurer la conformité des feuilles de temps et des rapports de dépenses des membres de léquipe ;
Coordonner les demandes de léquipe en matière de formation, certification, absences, vacances, soutien et équipement ;
Gérer et coordonner les achats internes.
Communications
Publier les supports de communication en sassurant de la qualité du français (site Web, outils promotionnels) ;
Coordonner avec les fournisseurs les diverses publications et productions sur nos médias (site web, Facebook, Linkedin);
Coordonner la traduction des documents internes et externes au besoin.
Facturation
Assurer la coordination du processus de facturation en collaboration avec la présidente : préparer et saisir les factures clients dans le système de gestion interne ;
Valider les montants avec la direction avant lenvoi, effectuer les suivis nécessaires et veiller à lenvoi dans les délais requis ;
Effectuer le suivi des comptes clients pour assurer le paiement des factures en temps voulu.
Tu es la personne que lon recherche si
Tu possèdes 3 à 5 ans dexpérience pertinente en administration, idéalement au sein dune PME ou en soutien à une direction ;
Tu détiens un diplôme détudes collégiales ou un certificat en administration, communication ou domaine connexe (un atout) ;
Tu as dexcellentes compétences en communication écrite et verbale en français (anglais un atout) ;
Tu maîtrises très bien la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) ;
Tu fais preuve dun grand souci du détail, de rigueur et de discrétion dans la gestion dinformations sensibles ;
Tu as la capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément et de prioriser ;
Tu es proactif(ve) et tu sais anticiper les besoins de la direction ;
Tu gères bien la pression et, même dans les périodes de stress, tu gardes ton calme et ton sourire ;
Tu es reconnu(e) pour ta curiosité naturelle, ton tact et ta facilité à travailler en équipe;
Tu tintéresses aux ressources humaines et aux tendances actuelles en milieu de travail ;
Pourquoi te joindre à léquipe
Possibilité dune semaine de travail de 4 jours ;
Télétravail hybride : 3 jours au bureau (les journées sont flexibles) ;
Horaires dété : on termine à midi les vendredis pour profiter de la saison estivale ;
Nos bureaux sont fermés entre Noël et le Jour de lan ;
Trois semaines de vacances réparties tout au long de lannée ;
6 jours de congés personnels ;
Un mois de télétravail à létranger ;
Montant forfaitaire pour la formation professionnelle par année ;
Allocation cellulaire ;
Assurance collective remboursée à 50 %, incluant la couverture dentaire (dès la validation de la période de probation) ;
Café et grignotines à volonté ;
Politique de bonification déquipe et individuelle ;
Un lunch and learn un vendredi tous les deux mois ;
Une équipe en or.
Pour postuler
Si ce poste tintéresse, fais-nous parvenir ta candidature à
Nous remercions à lavance toute personne qui manifestera son intérêt pour ce poste. Cependant, nous ne communiquerons quavec les candidats ou candidates qui seront sélectionnés pour une entrevue.
Avantages :
Assurance Dentaire
Assurance Invalidité
Assurance Vie
Congés payés
Événements dEntreprise
Heures darrivée et de départ flexibles
Programme dAide aux Employés
Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC (Montréal)