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Ă propos
VOTRE GROUPE DE TRAVAIL
DĂ©partement Ăducation
SOMMAIRE DE LA FONCTION
Assister le directeur dans l'accomplissement de son mandat en participant aux opĂ©rations reliĂ©es Ă la gestion de sa direction et plus particuliĂšrement Ă celles des ressources humaines, financiĂšres et matĂ©rielles ou Ă tout autre dossier spĂ©cifique visant la rĂ©alisation de la mission de lâunitĂ©.
TĂCHES ET RESPONSABILITĂS PRINCIPALES
- Collaborer à la bonne marche de son secteur en colligeant l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à votre domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de votre secteur.
- Effectuer le suivi des décisions prises par son supérieur et prendre les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.
- Assister aux réunions, aux assemblées départementales, aux comités, prendre note des délibérations, rédiger les procÚs-verbaux et donner suite aux décisions qui relÚvent de sa compétence.
- Seconder le directeur dans la prĂ©paration des dossiers devant ĂȘtre soumis aux instances, obtenir les rĂ©solutions et assurer le suivi requis par ces dossiers.
- Tenir Ă jour le calendrier de planification des activitĂ©s de lâunitĂ© et gĂ©rer l'agenda de son supĂ©rieur, recevoir et filtrer les appels.
- Initier et saisir les transactions budgétaires et financiÚres dans le systÚme de gestion administrative. Faire les suivis appropriés; enregistrer les dépenses effectuées, participer à la planification et à la révision des budgets du département, tenir à jour le registre des dépenses et informer les personnes concernées des disponibilités budgétaires.
- Tenir à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis lors des affichages, des engagements, des évaluations, des promotions, des nominations, des affectations, des congés divers, des absences, etc.; veiller au respect des échéanciers et des directives.
- Organiser des réunions (convocations, réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires).
- Assumer la responsabilité du systÚme de classement et appliquer la procédure d'archivage.
- Effectuer la mise en page de divers documents, tels que lettres, rapports, mémos et en vérifier l'orthographe et la grammaire. Signer certains documents relevant de sa compétence.
- Accomplir temporairement les tùches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
EXIGENCES
- DiplĂŽme dâĂ©tudes professionnelles en secrĂ©tariat, AEC ou DEC en bureautique ou scolaritĂ© Ă©quivalente
- 5 ans dâexpĂ©rience pertinente
AUTRES
- MaĂźtrise des logiciels de la Suite Office 365 (Outlook, Word, Teams)
- Esprit dâinitiative et autonomie
- Capacité à collaborer et à travailler en équipe
- Sens de lâorganisation et gestion des prioritĂ©s
- Habiletés dans les relations interpersonnelles
- Discrétion et professionnalisme
- TrÚs bonne compétence linguistique en français écrit (70 %)
- Connaissance du milieu universitaire, un atout important
MODE DE TRAVAIL
Travail hybride avec présence au bureau de Québec ou Montréal 1 jour par semaine et au besoin
TYPE DE POSTE
Poste régulier
MILIEU INCLUSIF
LâUniversitĂ© TĂLUQ souscrit aux programmes dâaccĂšs Ă lâĂ©galitĂ© et lâĂ©quitĂ© en matiĂšre dâemploi et valorise la diversitĂ© et lâinclusion au sein de sa communautĂ©. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui rĂ©pondent aux exigences du poste Ă soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minoritĂ©s visibles, des minoritĂ©s ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiĂ©es Ă postuler.
L'UniversitĂ© TĂLUQ souscrit avec conviction aux principes d'Ă©quitĂ©, de diversitĂ© et d'inclusion (EDI). Elle reconnaĂźt l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'UniversitĂ© TĂLUQ entend non seulement contribuer Ă une meilleure reprĂ©sentativitĂ© de la collectivitĂ© canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais Ă©galement Ă promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'UniversitĂ© TĂLUQ s'engage Ă devenir, par ses actions, un chef de file en matiĂšre de diversitĂ©, d'Ă©quitĂ© et d'inclusion.
Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut ĂȘtre adaptĂ© selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.
Si vous rencontrez des difficultĂ©s avec le dĂ©pĂŽt de votre candidature, contactez Â
Compétences linguistiques
- French
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