Adjoint(e) de projet

Mission du rôle

Relevant du chargé de projet ou du directeur de projets, l’adjointe de projet agit comme pilier administratif et opérationnel des projets de construction.

Elle assure la coordination administrative des projets, le maintien de la conformité documentaire ainsi que le soutien aux équipes terrain et bureau afin de contribuer à la fluidité des opérations et au bon déroulement des travaux.

Le titulaire du poste agit comme point central de coordination entre les équipes de projets, les sous-traitants, les fournisseurs et les différents départements internes.

Responsabilités principales

Ouverture et démarrage de projets

• Effectuer l’ouverture administrative des projets selon les procédures internes
• Créer et organiser les dossiers physiques et numériques des projets
• Assurer la mise en place des outils administratifs requis au démarrage
• Préparer et coordonner la documentation de démarrage des projets
• Effectuer les demandes d’accès et assurer la configuration des plateformes nécessaires aux équipes
• Assurer le suivi des listes de vérification de démarrage de projet
• Coordonner les documents requis avant le début des travaux

Soutien administratif à l’exécution des projets

• Assurer un soutien administratif quotidien aux équipes de projets et aux équipes chantier
• Rédiger, transmettre et assurer le suivi des communications professionnelles
• Produire divers documents administratifs reliés aux projets
• Effectuer les suivis auprès des fournisseurs, sous-traitants et partenaires
• Supporter les chargés de projets dans leurs suivis administratifs et opérationnels
• Agir comme lien entre les différents départements impliqués dans les projets
• Participer à l’organisation et au maintien de la documentation des projets

Gestion documentaire et conformité

• Obtenir, vérifier et maintenir à jour la documentation de conformité des sous-traitants et fournisseurs
• Assurer le classement et l’archivage des documents selon les standards internes
• Maintenir à jour les registres, suivis et livrables de projets
• Assurer le respect des procédures administratives internes
• Participer au maintien des exigences documentaires liées aux standards qualité et ISO
• Vérifier la conformité des documents administratifs avant transmission

Gestion administrative et outils de suivi

• Créer et maintenir différents tableaux de suivi administratifs
• Préparer, transmettre et assurer le suivi des bons de commande
• Maintenir à jour les bases de données administratives des projets
• Produire différents rapports et suivis administratifs
• Participer à l’amélioration et à la standardisation des outils administratifs
• Assurer l’exactitude des informations administratives et des suivis

Coordination de la mobilisation de chantier

• Coordonner les besoins administratifs liés à la mobilisation et à la démobilisation des chantiers
• Assurer les suivis avec les fournisseurs de services requis aux projets
• Coordonner les installations et équipements nécessaires au démarrage des travaux
• Assurer les suivis liés notamment aux roulottes, aux toilettes chimiques, à internet, aux télécommunications, Hydro-Québec et aux équipements de chantier

Gestion des demandes Info-Excavation

• Effectuer les demandes d’Info-Excavation pour les projets
• Assurer le suivi, les renouvellements et la conformité des demandes
• Maintenir à jour les informations requises pendant toute la durée des travaux
• Collaborer avec les équipes terrain afin d’assurer la conformité des demandes

Collaboration inter-départements

• Collaborer avec les différents bureaux et départements de l’entreprise
• Favoriser l’uniformité des pratiques administratives
• Participer au partage des bonnes pratiques administratives
• Offrir un soutien administratif aux autres membres de l’équipe selon les besoins opérationnels
• Contribuer à l’amélioration des processus administratifs

Intégration et soutien aux employés

• Participer à l’intégration administrative des nouveaux employés
• Offrir un soutien pour l’utilisation des différentes plateformes administratives
• Assurer le transfert des informations et procédures internes
• Participer à la formation administrative des nouveaux membres de l’équipe

Amélioration continue et standardisation

• Participer à la création et à l’amélioration des outils administratifs
• Maintenir à jour les modèles, formulaires et documents standards
• Identifier les opportunités d’amélioration des processus administratifs
• Contribuer à l’optimisation et à la standardisation des méthodes de travail

Fermeture administrative des projets

• Participer aux étapes administratives de fermeture de projet
• Assurer le suivi des documents de fin de chantier
• Compiler et archiver la documentation finale des projets
• Effectuer les suivis administratifs requis après la fin des travaux

Collaborations clés

• Chargés de projet
• Surintendants
• Adjointes de projet
• Pré-construction
• Comptabilité
• Santé, sécurité et environnement
• Sous-traitants et fournisseurs
• Clients et partenaires externes

Profil recherché

• Expérience pertinente en soutien administratif de projets, idéalement dans le domaine de la construction
• Bonne compréhension du fonctionnement des opérations chantier
• Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement rapide et en évolution
• Grande rigueur administrative et souci du détail
• Bonne maîtrise des outils informatiques et de la suite Microsoft Office
• Connaissance des plateformes STACK, Premier ou outils similaires constitue un atout
• Excellentes habiletés de communication et de collaboration
• Autonomie, débrouillardise et sens des responsabilités

Pourquoi joindre Duroking

Participer activement à des projets d’envergure dans un environnement dynamique

Contribuer directement à l’efficacité et à la performance des opérations

Évoluer dans une entreprise en croissance favorisant la collaboration et l’amélioration continue

Travailler au sein d’équipes multidisciplinaires ayant un impact concret sur les projets