Senior Administrative Assistant - Raise

**English version will follow**

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire

Assistante administrative II

• Lieu: St-Laurent, Québec
• Pay: $30/hrT4
• Taux de rémunération: Flexible
• Durée du contrat: 12 mois avec possibilité de prolongation

Raise recrute un Assistante administrative II pour l'un de ses clients de premier plan. Leader du secteur, cette entreprise agrandit son équipe pour répondre à la demande croissante. Nous recrutons dès maintenant ! Si ce poste vous intéresse, postulez ci-dessous pour avoir la chance de rejoindre une entreprise où il fait bon travailler.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Fournir un soutien administratif général, notamment : gestion de l’agenda, organisation de divers types de réunions, planification des déplacements, traitement des notes de frais, suivi des courriels.

• Effectuer le suivi des tâches ou courriels nécessitant des actions, approbations ou relances.

• Préparer les éléments nécessaires aux discussions régulières.

• Préparer et soumettre tous les rapports de dépenses, classer et assurer le suivi des factures au besoin.

• Gérer et archiver les dossiers, y compris l’ensemble des courriels.

• Vérifier et payer les factures, les consigner et en assurer le suivi mensuel.

• Gérer les activités liées à tous les conseils d’administration.

• Fournir un soutien administratif général pour les réunions du conseil et de consultation.

• Effectuer toutes autres tâches et/ou projets demandés.

QUALIFICATIONS REQUISES :

• Jugement irréprochable et discrétion absolue dans la gestion d’informations confidentielles.

• Attitude positive et professionnelle.

• Niveau d’énergie élevé.

• Communicateur(trice) assuré(e) avec d’excellentes aptitudes interpersonnelles.

• Grande attention aux détails, très bonne organisation et fort sens de l’urgence.

• Autonome, indépendant(e) et proactif(ve), avec un fort sens des responsabilités et un excellent suivi.

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir les priorités.

• Attitude proactive (« can-do ») et désir d’apprendre de nouvelles choses.

• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et en constante évolution.

• Ponctualité, flexibilité pour travailler au-delà des heures normales au besoin, et mode hybride.

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint et Excel).

• Minimum de 5 ans d’expérience en soutien à la direction dans un environnement • corporatif — idéalement dans un contexte international.

Compétences indispensables :

• Bilinguisme

• Autonomie

• Flexibilité

• Présentation professionnelle à un niveau exécutif

• Souci du détail

C'est agréable d'avoir des compétences :

• Expérience antérieure dans le soutien d'un PDG

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Administrative Assistant III

• Location: St-Laurent, Quebec
• Pay Rate: Flexible
• Pay: $30/hrT4
• Contract Length: 12 Months with a possibility of extension

We at Raise are hiring a Administrative Assistant III for one of our top clients. After establishing themselves as an industry leader, they’re now expanding their team to meet rising demand. We’re hiring right now; if you’re interested, apply below for your chance to join a great place to work.

RESPONSIBILITIES:

• Provide general administrative support including, but not limited to: manage calendar, set up of different meetings, arrange travel, process expense reports, monitor emails.

• Follow-up on tasks or emails that require action/approvals/follow ups.

• Prepare items for regular discussions.

• Prepare & submit all Expense reports, file and track invoices as required.

• Manage and archive files, including all emails.

• Review and pay invoices, log all invoices and do monthly follow through.

• Manage activities related to all boards.

• Provide general administrative support for Board and Consultancy meetings.

• Preforms all tasks and/or projects requested.

REQUIRED QUALIFICATIONS:

• Unimpeachable judgment and discretion in handling confidential information.

• Positive and professional attitude.

• High energy level.

• Confident communicator with excellent interpersonal skills.

• Great attention to detail and extremely organized with a strong sense of urgency.

• Self-directed, independent, and proactive work ethic; strong sense of ownership and follow through skills.

• Ability to juggle multiple tasks and knows how to prioritize these tasks.

• “Can-do” attitude & a desire to learn new things.

• Thrive in fast-paced and dynamic environment.

• Punctual, have flexibility to work beyond business hours as needed and hybrid.

• Microsoft Office skills (Outlook, Word, PowerPoint, and Excel).

• Requires 5+ years of experience supporting executives in corporate environment - ideally in a global setting.

Must Have Skills:

• Bilingualism

• Autonomy

• Flexibility

• Professional presentation at an executive level

• Attention to detail

Nice to Have Skills:

• Previous experience supporting a CEO