Adjoint(e) administratif(ve) - Exploitation médicale

Qui sommes-nous?
Le Groupe Medway est un leader québécois en immobilier médical, résidentiel et commercial, ainsi qu’un partenaire administratif pour des groupes de médecine de famille (GMF) du réseau de la santé publique.
Nous développons et opérons des immeubles à vocation mixte combinant des milieux de soins de première ligne, des condos locatifs et des espaces commerciaux. Nos complexes sont modernes, fonctionnels et profondément ancrés dans leur communauté.
Notre vision : Bâtir le plus vaste parc immobilier dédié à la santé au Canada.
Rôle
Sous l’autorité de la Vice-présidence – Exploitation médicale,
l’adjoint(e) administratif(ve)
joue un rôle clé de soutien administratif, organisationnel et logistique aux activités du département. Ce rôle agit comme point d’appui essentiel à l’équipe de développement de l’exploitation médicale et du Réseau Première Ligne, en veillant à la fluidité des communications, à la qualité des documents et au respect des échéanciers. Il sagit dun poste
permanent à temps partiel
à raison dun horaire hebdomadaire de trois (3) jours .
Si vous souhaitez contribuer au développement d’un réseau innovant en première ligne médicale tout en évoluant dans un environnement collaboratif avec des médecins et des professionnels de la santé, nous voulons vous connaître! En rejoignant notre équipe, vous contribuerez à des projets structurants ayant un impact concret sur l’accès aux soins.
À propos du Réseau Première Ligne
Lancé en avril dernier, le Réseau Première Ligne est une communauté de pratique rassemblant des GMF engagés qui collaborent, partagent leur expertise et innovent afin de soutenir les professionnels de la santé et de mieux accompagner les patients. Il s’agit d’une initiative portée par les médecins pour laquelle Groupe Medway agit à titre de partenaire de soutien opérationnel.
Votre quotidien avec nous :
Soutien au développement du Réseau Première Ligne
Contribuer à la préparation de dossiers, documents et présentations liés aux activités du réseau.
Assurer la coordination logistique et administrative des initiatives et activités de développement.
Effectuer le suivi administratif de certains fournisseurs et partenaires (ex. : suivi des heures et facturation).
Coordination des comités et rencontres
Préparer les ordres du jour, documents de rencontre et matériel de présentation.
Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des actions.
Organiser la logistique des rencontres (convocations, réservations, coordination des participants).
Soutenir la coordination du Comité de gouvernance médicale et des sous-comités du Réseau et le suivi des actions à prendre.
Organisation d’événements médicaux et corporatifs
Assurer la gestion logistique d’événements impliquant le Réseau :
Réservations de salles, hôtels et restaurants
Coordination des fournisseurs
Gestion des invitations et confirmations
Préparation du matériel promotionnel nécessaire aux événements
Coordination des initiatives du réseau
Assurer le suivi administratif et opérationnel des projets liés au développement et au déploiement du Réseau.
Contribuer à la préparation d’outils et de documents nécessaires aux différentes initiatives.
Collaborer avec les équipes internes (communications, marketing, développement, opérations, etc.) afin de soutenir l’avancement des projets.
Coordination des communications
Collaborer avec les partenaires internes et externes dans la coordination des initiatives du réseau.
Veiller à la circulation fluide de l’information entre les équipes impliquées.
Participer au suivi de certaines plateformes et outils de communication (courriel info, réseaux sociaux, gestion des opportunités).
Soutien administratif à la location des espaces cliniques
Effectuer diverses tâches administratives liées aux locations d’espaces médicaux.
Rédiger et préparer des documents contractuels (baux, ententes de jouissance).
Assurer l’envoi et le suivi des signatures électroniques.
Effectuer le classement et le suivi administratif des dossiers contractuels.
Assurer la collecte de documents requis (preuves d’assurance, spécimens de chèque, etc.).
Effectuer certaines tâches administratives dans les systèmes de gestion (ex. : Salesforce, Planner).
Profil recherché :
Expérience pertinente dun minimum de trois (3) ans dans un rôle de soutien administratif, d’adjoint(e) de direction ou de coordination administrative
Expérience dans le secteur de la santé, juridique ou immobilier constitue un atout
Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités
Rigueur et grand sens du détail
Autonomie et sens des responsabilités
Capacité à travailler avec plusieurs équipes et partenaires
Aisance dans un environnement en croissance et en transformation
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, Teams, Planner, Salesforce ou équivalent)
Voici les avantages dont vous bénéficierez :
Rémunération et avantages :
Salaire horaire entre 24,60 $ et 30,75 $, selon lexpérience
Boni corporatif lié à la performance organisationnelle
Stationnement payé
Horaire et flexibilité :
Poste permanent à temps partiel (22,5 h/semaine), avec possibilité daugmentation des heures jusquà concurrence dun temps plein (selon les besoins organisationnels)
Horaire favorisant lautonomie et la conciliation
Culture et milieu de travail :
Pratiques de reconnaissance
Implication sociale et activités d’entreprise
Collations gratuites et café à volonté
Gym sur place
Si tous ces points vous correspondent, nous avons une place pour vous dans notre belle grande famille. N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour plus de détails!