Réceptionniste

Opportunité
Tu es à l’aise avec les outils informatiques et les tâches administratives ? Accueillant(e), organisé(e) et orienté(e) vers le service à la clientèle, tu aimes offrir une expérience positive et efficace à chaque visiteur ou appelant ?
Si cela te ressemble, nous avons besoin de tes talents ! Postule au poste de réceptionniste et joins-toi à notre équipe pour faire partie d’un employeur pas comme les autres !
Ton profil
Diplôme d’études secondaires ;
Attitude amicale et professionnelle, jumelée à d’excellentes aptitudes en communication et à un sens du service développé ;
Discrétion et respect de la confidentialité ;
Minutie et rigueur, combinées à de fortes habiletés organisationnelles et de gestion du temps ;
Débrouillardise, capacité à travailler de façon autonome et bon jugement ;
Maîtrise de la suite Office
(Word, Excel, Teams, Outlook, Powerpoint)
Autres compétences requises (atout):
Diplôme d’études professionnelles (DEP) en comptabilité
Bilinguisme (français/anglais)
Principales tâches et responsabilités :
Tâches administratives journalières :
Accueillir les visiteurs et les clients, répondre aux appels téléphoniques et les acheminer vers la personne concernée (via Teams ou directement au poste de l’employé) ;
Consigner les informations des appels dans les fichiers Excel ;
Créer les billets de service (tickets) pour les demandes de support provenant des appels ;
Recevoir et distribuer les colis et le courrier ;
Effectuer les encaissements selon les relevés de dépôt.
Tâches administratives hebdomadaires :
Produire les rapports des comptes en souffrance et reporter les données dans le fichier des comptes recevables;
Préparer la facturation hebdomadaire;
Assurer les suivis de recouvrement par courriel ou, au besoin, par téléphone, et consigner les actions dans le fichier de suivi ;
Effectuer la saisie des factures fournisseur ;
Générer les rapports hebdomadaires des feuilles de temps ;
Gérer et concilier la petite caisse.
Tâches administratives mensuelles :
Créer le ficher et faire les entrées des suivis des dépenses reliées aux cartes de crédit ;
Effectuer la saisie des heures de formation ;
Produire le rapport mensuel des feuilles de temps ;
Préparer la facturation mensuelle.
Autres tâches :
Préparer et afficher les messages de bienvenue pour les partenaires et les nouveaux employés ;
Aménager le poste de travail des nouveaux employés lors de leur arrivée ;
Procéder aux achats de matériel requis pour le service technique ;
Assurer l’approvisionnement et effectuer l’inventaire des fournitures de bureau ;
Effectuer les réservations de salles pour les employés ;
Effectuer les réservations d’hôtel lors des visites chez les partenaires ;
Contacter le service de maintenance de l’immeuble en cas de bris;
Toute autre tâche connexe.