Adjoint(e) de direction/ Executive Assistant - st catharines

AXXEL HR collabore avec une organisation internationale reconnue, axée sur une mission d’intérêt public et opérant dans un cadre de coopération intergouvernementale. Appuyée par de nombreux partenaires du secteur public à travers le monde, cette organisation joue un rôle essentiel dans le soutien des services d’intervention d’urgence en fournissant des informations fiables et rapides à des intervenants clés à l’échelle mondiale. Grâce à l’utilisation de technologies avancées et à de solides partenariats internationaux, l’organisation soutient des opérations couvrant plusieurs régions et juridictions. Reconnue pour ses standards élevés, sa stabilité et son impact significatif, elle offre un environnement unique où les professionnels peuvent contribuer à un travail ayant une portée concrète à l’échelle mondiale, tout en faisant partie d’une équipe collaborative et engagée.

Aperçu du poste

En tant qu’adjoint(e) exécutif(ve), vous assisterez, au besoin, la cheffe du secrétariat dans les tâches générales liées au bureau. Il s’agit d’un poste permanent à temps plein en présentiel, basé à Montréal (Québec, Canada). Le rôle nécessite des déplacements internationaux périodiques. Ce poste est destiné à être à long terme. L’engagement initial est d’une durée de trois ans, assorti d’une période de probation de six mois, avec possibilité de renouvellement selon la performance et les besoins de l’organisation.

Responsabilités administratives

• Préparer la correspondance générale pour le(la) chef(fe) du secrétariat

• Assurer la gestion et la redirection des courriels généraux ainsi que des appels vers les membres appropriés de l’équipe

• Préparer les comptes rendus des réunions hebdomadaires du personnel, incluant le suivi des actions

• Maintenir les listes de participants et les principaux contacts

• Rédiger les notes des réunions hebdomadaires et assurer le suivi des actions en cours

• Tenir à jour les registres des absences du personnel (congés, maladie, etc.)

• Gérer les calendriers et horaires des réunions internes et internationales avec des partenaires externes

• Appuyer la mise à jour des procédures internes, listes de diffusion, bases de données opérationnelles et système de classement central

• Assurer la liaison avec les services de l’immeuble et les fournisseurs externes pour les questions de maintenance et de services

Responsabilités liées aux conférences

• Fournir un soutien aux conférences et réunions internationales, en collaboration avec les parties prenantes internes, au niveau local et international

• Coordonner et diffuser les invitations, documents et correspondances liés aux réunions

• Assurer la liaison avec les participants et les organisations hôtes afin d’aligner les besoins logistiques

• Appuyer la planification et l’organisation des réunions, des lieux et des installations

• Contribuer à la coordination des services externes tels que l’interprétation, la restauration et autres besoins événementiels

• Communiquer avec les délégations internationales concernant l’inscription, la logistique et la documentation des réunions et conférences

Expérience et qualifications

• Capacité à travailler sous contraintes de temps et à prioriser les tâches de manière autonome

• Maîtrise de MS Word et bonne connaissance de la suite MS Office

• Connaissance d’un logiciel comptable tel que Sage 50 ou QuickBooks considérée comme un atout

• Excellente maîtrise de l’anglais écrit et oral, avec capacité à produire des résumés clairs et concis

• La connaissance du français, de l’espagnol ou du russe est un atout

• Volonté de développer une compétence fonctionnelle en français

• Minimum de cinq années d’expérience pertinente

• Diplôme professionnel dans un domaine connexe

Ce que nous offrons

• Cinq semaines de vacances payées

• Assurance médicale payée à 100 % par l’employeur

• Bilan de santé annuel

•Assurance invalidité de courte durée (ILD)

• Assurance invalidité de longue durée (ILD)

• Assurance dentaire

• Assurance vie

• Cotisations REER de 7 %

AXXEL HR is partnering with an internationally recognized, mission-driven organization that operates within a collaborative, multi-governmental framework. With the support of numerous public-sector partners worldwide, the organization plays a vital role in enabling critical response services by delivering reliable, time-sensitive information to key stakeholders across a global network.

Through the use of advanced technology and strong international partnerships, the organization supports operations spanning multiple regions and jurisdictions. Known for its high standards, stability, and meaningful impact, it offers a unique environment where professionals can contribute to work that has real-world significance on a global scale, while being part of a collaborative and purpose-driven team.

Job Overview

As Executive Assistant, you will assist the Head of Secretariat as needed in general office related matters. This is a full-time, in person position based in Montréal (Québec), Canada. The role requires periodic international travel. This position is intended to be long-term. The initial appointment is for a period of three years, subject to a six-month probationary period, with possibility of renewal based on performance and organizational requirements.

Administrative Duties

• Prepare general correspondence for the Head of Secretariat

• Dispatch general email communications and route calls to appropriate team members

• Prepare summary records of weekly staff meetings, including tracking of action items

• Maintain lists of participants and key contacts

• Record notes from weekly staff meetings, including status updates on requested actions

• Maintain up-to-date records of staff absences (holidays, sick leave, etc.)

• Manage calendars and schedules for internal and international meetings with external partners and organizations

• Assist the Finance and Administration Officer in maintaining internal processes and procedures documentation, mailing lists, operational databases, and central filing systems

• Liaise with building services and external providers on maintenance and facility-related matters

Conference Duties

Provide support for international conferences and meetings, in collaboration with internal stakeholders, both locally and abroad. Responsibilities include assisting with meeting logistics and ensuring timely preparation and distribution of documentation for governing bodies and committees, including:

• Coordinating and distributing meeting invitations, documentation, and correspondence

• Liaising with participants and host organizations to align on meeting requirements

• Supporting the planning and organization of meeting logistics, venues, and facilities

• Assisting in the coordination of external services such as interpretation, catering, and other event support

• Communicating with international delegates regarding registration, logistics, and documentation for meetings and conferences

Experience and Qualifications

• Ability to work with time constraints and set work priorities without direct supervision

• Proficiency in MS Word and general knowledge of MS-Office suite

• Familiarity with an accounting software such as Sage 50 or QuickBooks will be considered an asset.

• Excellent written and spoken English, with strong ability to draft clear, concise summaries

• Knowledge of French, Spanish or Russian is considered an asset

• Willingness to develop functional proficiency in French

• At least 5 years of related experience

• A professional degree in a related field

What We Offer

• Five weeks of paid vacation

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