Studio Operations & Executive Coordinator

Lieu : Montréal (présentiel)

Relève de : Adjoint(e) exécutif(ve) du CEO, du Président et du CFO

Soutien exécutif : CPO, COO et CTO

Gestion d’équipe : Aucune

Sommaire du rôle

Le ou la Coordonnateur·trice – Opérations du studio et soutien exécutif

joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien, professionnel et

conforme du studio de Montréal, tout en assurant un soutien de

coordination exécutive auprès du CPO, du COO et du CTO.

Ce rôle en présentiel agit à la fois comme point central des opérations du

studio et comme partenaire de coordination pour l’équipe de direction. Il

combine opérations du studio (40 %) , coordination exécutive (30 %) et

culture et engagement (30 %) afin d’assurer une gestion fluide des

espaces de travail et des activités exécutives.

Ce poste s’inscrit dans des processus et des budgets établis et requiert

une grande organisation, un souci du détail ainsi qu’une capacité à

anticiper les besoins. La personne agit de manière autonome tout en

escaladant les situations complexes ou les priorités conflictuelles au

besoin.

Responsabilités principales

Opérations du studio et installations

•Agir comme point de contact principal sur place pour les opérations

quotidiennes du studio.

•Effectuer des vérifications régulières des espaces (salles de réunion,

réception, cuisine, espaces communs) afin d’assurer qu’ils sont

propres, sécuritaires et bien entretenus.

• Coordonner les équipes d’entretien et améliorer en continu les

standards opérationnels.

• Gérer les fournitures de bureau, la restauration et les achats

ponctuels approuvés, dans le respect du budget.

• Coordonner le courrier, les services de messagerie et les livraisons.

• Identifier les besoins de réparation ou d’entretien et coordonner les

fournisseurs pour assurer une résolution rapide.

• Maintenir les fournitures d’urgence et assurer la préparation en

matière de sécurité au travail.

• Documenter les incidents en milieu de travail conformément aux

exigences de la CNESST et aux politiques internes.

• Coordonner la gestion et la planification de l’appartement de

l’entreprise pour les employés en déplacement.

Sécurité et accès

• Gérer l’accès au studio et accueillir les visiteurs.

• Émettre et suivre les cartes d’accès.

• Collaborer avec l’équipe IT pour la gestion des postes de travail et

des équipements.

Coordination exécutive (CPO, COO, CTO)

• Gérer des agendas complexes et organiser les réunions.

• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux

conformément aux politiques internes.

• Assurer le suivi du temps dans Autodesk ShotGrid.

• Préparer et soumettre les dépenses en collaboration avec l’équipe

Finance.• Soutenir la préparation de présentations et de documents

administratifs.

• Anticiper les conflits d’horaire et ajuster les plans de manière

proactive.

• Escalader les situations sensibles ou à risque lorsque nécessaire.

Culture et engagement du studio

• Coordonner les événements du studio (sur site et à l’extérieur), les

activités et les initiatives d’engagement.

• Soutenir les initiatives favorisant la collaboration entre équipes et

studios.

• Contribuer activement à créer un environnement de travail positif et

accueillant.

Suivi et responsabilités administratives

• Assurer le suivi des dépenses liées au bureau et des fournisseurs.

• Garantir la précision et la ponctualité des suivis de temps et des

dépenses pour les dirigeants soutenus.

• Maintenir une documentation structurée des incidents et des

éléments liés à la sécurité.

• Identifier et signaler les enjeux récurrents liés aux coûts ou aux

opérations.

Ce que vous apportez au rôle

• À l’aise de travailler en présentiel à Montréal selon un horaire de 8 h

30 à 17 h 30 , avec une flexibilité occasionnelle selon les besoins

opérationnels ou les événements.

• Excellentes compétences organisationnelles avec un grand souci du

détail et une approche proactive pour améliorer les processus.

• Une attitude proactive et orientée solutions , avec une volonté de

s’impliquer davantage lorsque nécessaire.• Capacité à gérer plusieurs priorités tout en faisant preuve de

professionnalisme, de discrétion et de rigueur.

• Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à créer un

environnement de travail positif et accueillant.

• Intérêt marqué pour la culture d’entreprise et l’engagement des

équipes .

• Expérience en opérations de bureau, coordination exécutive ou rôle

similaire (atout).

• Intérêt pour l’industrie des effets visuels et du divertissement

(atout).

• Bilingue en français et en anglais (oral et écrit), requis pour soutenir

les operations quotidiennes et communiquer avec les équipes et la

direction.

Indicateurs de réussite

• Des opérations quotidiennes fluides et efficaces.

• Une gestion des agendas exécutifs structurée et sans conflits

majeurs.

• Un environnement de travail sécuritaire, organisé et accueillant.

• Une exécution de qualité des événements et initiatives internes.

• Une bonne gestion des dépenses et des ressources.

• Une communication proactive et une gestion rapide des enjeux.

Informations complémentaires

• Le rôle s’inscrit dans des processus établis et des budgets

approuvés.

• Les priorités exécutives sont définies par la direction; ce rôle se

concentre sur la coordination et l’exécution.

• Les décisions financières importantes et les engagements

fournisseurs suivent des processus d’approbation internes.

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Location: Montréal (On-site)

Reports to: Executive Assistant to the CEO, President & CFO

Executive Support Scope: CPO, COO & CTO

Direct Reports: None

Role Summary

The Studio Operations & Executive Coordinator plays a key role in

ensuring the smooth, professional, and compliant day-to-day operation of

the Montréal studio while providing dedicated executive coordination

support to the CPO, COO, and CTO.

This on-site position acts as both the operational anchor for the studio and

a trusted coordination partner to senior leadership. The role balances

studio operations (40%) , executive coordination (30%) , and culture &

engagement (30%) , ensuring both the physical workplace and executive

logistics run seamlessly.

Operating within established processes and budgets, this role requires

strong organization, attention to detail, and the ability to anticipate needs.

The Coordinator works independently while escalating complex risks or

competing priorities when needed.

Key Responsibilities

Studio & Facility Operations

• Act as the primary on-site point of contact for day-to-day studio

operations.

• Perform regular facility checks to ensure all spaces (meeting rooms,

reception, kitchen, common areas) are clean, safe, and

professionally maintained.

• Coordinate cleaning staff and continuously improve operational

standards.

• Manage office supplies, catering, and approved ad hoc purchases

within budget.

• Coordinate mail, courier services, and vendor deliveries.

• Identify maintenance or repair needs and coordinate vendors to

ensure timely resolution.

• Maintain emergency supplies and ensure workplace safety

readiness.

• Document workplace incidents in alignment with CNESST

requirements and internal policies.

• Coordinate scheduling and upkeep of the company apartment for

visiting staff.

Security & Access

• Manage studio access and act as the main point of contact for

visitors.

• Issue and track access cards.

• Partner with IT to coordinate desk assignments and equipment

setup.

Executive Coordination (CPO, COO, CTO)

• Manage complex calendars and meeting logistics.

• Coordinate domestic and international travel in line with company

policies.

• Track time in Autodesk ShotGrid.

• Prepare and submit expenses in partnership with Finance.• Support preparation of presentations and administrative materials.

• Anticipate scheduling conflicts and proactively adjust plans.

• Escalate high-risk or sensitive conflicts when appropriate.

Culture & Studio Engagement

• Coordinate studio events (on-site and off-site), classes, and

engagement initiatives.

• Support initiatives that strengthen collaboration and connection

across teams and studios.

• Contribute actively to creating a positive, welcoming, and engaging

workplace environment.

Reporting & Administrative Responsibilities

• Track office-related expenses and vendor spend to support budget

visibility.

• Ensure accurate and timely time tracking and expense submissions

for supported executives.

• Maintain organized safety documentation and incident records.

• Flag recurring operational or cost-related issues.

What You Bring to the Role

• Comfortable working on-site in Montréal with a schedule of 8:30 AM

– 5:30 PM, with flexibility for occasional earlier starts or extended

hours depending on operational or event needs.

• Strong organizational skills with exceptional attention to detail and a

proactive approach to improving processes.

• A hands-on, can-do attitude, with a willingness to go above and

beyond when needed.

• Ability to manage multiple priorities while maintaining

professionalism, discretion, and accuracy.• Strong interpersonal skills and a natural ability to create a

welcoming and positive workplace experience.

• Genuine interest in company culture, employee engagement, and

event coordination.

• Previous experience in office operations, executive coordination, or a

similar role is an asset.

• Interest in the VFX and entertainment industry is a strong plus.

• Bilingual in French and English (spoken and written), required to

support day-to-day operations and communication with teams and

leadership.

Success in This Role Looks Like

• Smooth and efficient daily studio operations.

• Well-managed executive schedules and logistics with minimal

conflicts.

• A safe, organized, and welcoming workplace environment.

• High-quality execution of events and engagement initiatives.

• Strong budget awareness and responsible use of resources.

• Proactive communication and timely escalation of risks when

needed.

Additional Information

• This role operates within established processes and pre-approved

budgets.

• Executive prioritization is guided by leadership; this role focuses on

execution and coordination.

• Major financial decisions and vendor engagements follow internal

approval processes.