Adjoint(e) administratif(ve)

Adjoint(e) - Coordonnateur (trice) des opérations
Nous sommes un bureau d’architectes situé à Lévis, reconnu pour la qualité de ses projets et son approche collaborative depuis plus de 45 ans. Notre équipe travaille sur une diversité de mandats, allant de projets ponctuels à des réalisations plus complexes.
Notre réalité ? Beaucoup de projets, beaucoup d’idées… et des journées parfois un peu trop courtes.
C’est pourquoi nous cherchons une personne clé pour nous aider à
mieux structurer nos opérations et fluidifier notre quotidien
. Le tout au sein déquipe fort sympathique et en partenariat avec une adjointe de direction incroyable, en loccurrence, moi ;)
Nous offrons
un rôle clé avec un réel impact sur l’organisation
une équipe engagée et accessible
un environnement humain (oui, vraiment)
une diversité de projets stimulants
un poste où vos idées seront écoutées
Les principales responsabilités du poste à combler sont les suivantes :
assurer le suivi administratif des projets en cours :
tenir à jour les registres
coordonner la circulation des documents internes
suivre les signatures, approbations et dépôts requis
communiquer avec les clients et autres intervenants lorsque requis
rédiger les rapports et comptes-rendus
préparer les offres de services
mettre en forme les documents et mettre à jour les gabarits
classer et archiver les documents
répondre et acheminer les courriels et appels
transmettre les rappels d’échéance
Éventuellement, la personne recherchée sera impliquée dans l’amélioration des processus
proposer des améliorations organisationnelles
standardiser les modèles de documents
participer à l’implantation d’outils de gestion
identifier les irritants organisationnels
Formation et expérience
Formation en bureautique, administration ou domaine connexe (DEP, DEC ou AEC)
Expérience en bureau professionnel (architecture, ingénierie, construction, services professionnels) considérée comme un atout
Compétences recherchées
sens de lorganisation
capacité de priorisation
autonomie
discrétion et jugement
capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
habiletés de communication
sens de l’initiative
Sera appelée à se servir des outils suivants
Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
Logiciels de partage documentaire (SharePoint / Drive)
Publications internet : Facebook, Linkedin, site internet de l’entreprise