Adjoint(e) administratif(ve)

Poste : Adjointe administrative
Relevant de la technicienne comptable, l’adjointe administrative occupe un poste à temps partiel rémunéré à l’heure. Le poste offre en moyenne entre 25 et 30 heures de travail par semaine.
Administration
Répondre aux demandes téléphoniques et par courriel des détaillants (Québec et reste du Canada);
Assurer la gestion complète du cycle de commandes et des demandes de transport;
Compléter la facturation quotidienne en fonction des commandes expédiées;
Effectuer les crédits (promotions, retours, etc.);
Gérer l’encaissement des virements Interac et autres modes de paiement;
Effectuer les dépôts et saisir les encaissements dans le système (Interac, E-commerce, etc.);
Effectuer le suivi des paiements à recevoir et des comptes en retard (collection);
Compléter les ouvertures de comptes clients;
Assurer la gestion du portail E-commerce;
Offrir un soutien administratif à la direction, incluant le remplacement à la paie et l’appui au service B2B.
Comptes fournisseurs
Réviser et saisir les factures reçues;
Préparer les lots de paiements et/ou chèques;
Générer divers rapports relatifs aux comptes fournisseurs;
Compléter les ouvertures de comptes fournisseurs;
Mettre à jour l’information dans les dossiers fournisseurs;
Gérer les relevés de cartes de crédit;
Effectuer toute autre tâche connexe au besoin.
Compétences requises :
Expérience pertinente dans un poste similaire est un atout
Initiative et proactivité :
Capacité à anticiper les besoins, à résoudre les problèmes de manière autonome et à proposer des améliorations aux processus existants.
Habiletés en communication :
Capacité à interagir avec différents types de clients et collègues avec professionnalisme, tact et courtoisie.
Rigueur et souci du détail :
Précision dans le traitement des données. Habileté à effectuer des vérifications et à repérer les écarts.
Autonomie, sens de l’organisation et gestion des priorités :
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement en constante évolution, à respecter les délais et à s’adapter aux imprévus.
Maîtrise des systèmes intégrés de gestion:
Aisance avec les outils informatiques et intérêt marqué pour les systèmes de gestion intégrés. Connaissance de Fidelio ou d’un système similaire constitue un avantage.
Bilinguisme (français et anglais) : un atout