Mitarbeiter Empfang (m/w/d)

Zu uns:

Ein Hotel ist, wie es so schön heißt, ein Zuhause auf Zeit.

Seit 1999 sind wir als inhabergeführtes Business Center eine feste Institution am Markt. Auf insgesamt 2.500 m² bieten wir unseren Kunden eine professionelle Heimat mit 64 Büroeinheiten in unterschiedlichen Größen, modernen Konferenzräumen und flexiblen Tagesbüros.

Unser Herzstück ist der helle und großzügige Empfangsbereich, der durch seinen ebenerdigen Eingang für jeden Gast barrierefrei und einladend erreichbar ist. Wir sagen es ganz ehrlich: Wir sind vielleicht nicht das modernste oder „hippste“ Glasgebäude der Stadt – aber genau das ist unsere Stärke. Bei uns finden Sie keine anonyme Atmosphäre, sondern ein familiäres und persönliches Umfeld, in dem der Mensch noch im Vordergrund steht.

Abgerundet wird unser Haus durch ein firmeneigenes Café, das nicht nur unseren Kunden, sondern auch unserem Team als Ort für Austausch und kleine Pausen dient. Wir sind die „Visitenkarte“ für ein internationales Publikum und legen Wert darauf, dass sich hier jeder – vom Start-up bis zum etablierten Unternehmen – individuell betreut und willkommen fühlt.

Anstellungsart: Vollzeit

Ihre Aufgaben: Souveränität und Herzlichkeit am Empfang

Als „First Face“ und Visitenkarte unseres Hauses sind Sie die erste Kontaktperson für unsere Kunden und Gäste. In unserem ebenerdigen Empfangsbereich sorgen Sie für einen professionellen ersten Eindruck und einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts.

Empfang & Kommunikation:

• Herzliche Begrüßung: Als „First Face“ sind Sie die Visitenkarte des Hauses für unsere Kunden und deren Gästen.

• Professioneller Telefonservice: Sie nehmen Gespräche entgegen und koordinieren Anfragen kompetent.

• Sekretariatsarbeiten: Sie unterstützen im Tagesgeschäft und erledigen klassische Korrespondenzaufgaben.

Dokumenten- & Logistikmanagement:

• Postmanagement: Abwicklung des Postein- und -ausgangs sowie Scannen und Weiterleiten der Geschäftskorrespondenz an diverse Kunden.

• Versandabwicklung: Organisation des nationalen und internationalen Paketversands.

• Vertragsmanagement: Sorgfältige Ablage von Mietverträgen und vertraulicher Korrespondenz.

• Einkauf: Eigenständige Überwachung und Bestellung des Büromaterials.

Konferenz- & Facility-Management:

• Veranstaltungsvorbereitung: Buchung, Vorbereitung und Bewirtung unserer Konferenzräume.

• Qualitätssicherung: Sie führen regelmäßige Hausrundgänge durch, um den einwandfreien Zustand unserer Räumlichkeiten sicherzustellen.

• Schnittstelle zur Technik: Bei Defekten erstellen Sie Mängeltabellen/-protokolle und koordinieren die Behebung.

• Sauberkeitskontrolle: Sie überwachen die Leistungen der Reinigungsfirma und stellen unseren hohen Qualitätsstandard sicher.

• Service-Gänge: Gelegentliche Botengänge runden Ihr abwechslungsreiches Aufgabengebiet ab.

Ein Organisationstalent mit Herz und Weitblick

In unserem inhabergeführten Business Center sind Sie weit mehr als eine „Besetzung“ am Empfang – Sie sind die gute Seele und der Motor des Hauses. Da Sie in einem offenen Arbeitsbereich agieren, behalten Sie stets den Überblick und bewahren auch dann die Ruhe, wenn es einmal turbulent zugeht.

Das zeichnet Sie aus:

• Selbstständigkeit & Organisation: Sie verfügen über eine ausgeprägte Fähigkeit, sich selbst zu strukturieren. Sie erkennen Prioritäten eigenständig und teilen sich Ihre Zeit so ein, dass alle Aufgaben – auch in stressigen Phasen – in der richtigen Reihenfolge erledigt werden.

• Dienstleistung im Blut: Sie haben aufrichtige Freude am Umgang mit Menschen aus aller Welt. Der Dienstleistungsgedanke ist für Sie keine Floskel, sondern gelebte Praxis.

• Struktur & Ordnung: In einem offenen Empfangsbereich ist Ihr Arbeitsplatz Ihre Visitenkarte. Eine ordentliche und strukturierte Arbeitsweise ist für Sie daher selbstverständlich.

• Verantwortungsbewusstsein: Ob bei der Kontrolle der Reinigungsfirma oder der Ablage wichtiger Verträge – wir können uns blind auf Ihre Zuverlässigkeit verlassen.

• Persönlichkeit & Werte: Sie pflegen einen respektvollen Umgang mit allen Menschen im Haus. Sie sind offen, ehrlich und bringen eine gesunde Portion Humor mit.

• Positive Ausstrahlung: Der Spaß an der Arbeit ist Ihnen wichtig – denn Ihre gute Laune überträgt sich direkt auf unsere Kunden und das gesamte Team.

• Willkommen als Quereinsteiger: Sie haben eine Leidenschaft für Service? Wir geben auch motivierten Quereinsteigern (m/w/d) gerne eine Chance, sofern die Begeisterung für die Dienstleistung stimmt und ein gewisses Maß an Kenntnissen im Bereich Word, Excel und Outlook gegeben ist.

Was wir Ihnen bieten: Mehr als nur einen Arbeitsplatz

Wir möchten, dass Sie sich bei uns langfristig wohlfühlen. Als inhabergeführtes Unternehmen ist es uns wichtig, Ihnen ein stabiles und wertschätzendes Umfeld zu bieten, in dem Sie sich voll entfalten können.

• Sicherheit & Perspektive: Sie erhalten einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem seit 1999 erfolgreich am Markt etablierten Unternehmen. Ein krisensicherer Arbeitsplatz ist bei uns selbstverständlich.

• Freiraum für Ihre Organisation: Wir vertrauen Ihrem Können. Sie haben die Möglichkeit zur freien Verwaltung Ihres Arbeitsbereiches und können Prozesse aktiv mitgestalten.

• Ein Team, das zusammenhält: Wir lassen Sie nicht allein. Besonders in stressigen Phasen können Sie auf die Unterstützung und den Rückhalt des gesamten Teams zählen.

• Fundierter Start: Damit Sie sich vom ersten Tag an sicher fühlen, erwartet Sie eine umfangreiche und sorgfältige Einarbeitung.

• Mobilität nach Maß: Wir unterstützen Ihren Arbeitsweg. Wählen Sie zwischen einem eigenen Parkplatz direkt am Haus oder einem Deutschland-Ticket. Auch für Ihr Fahrrad findet sich bei uns immer ein sicherer Platz.

• Familiäre Atmosphäre: Genießen Sie ein Arbeitsumfeld, in dem man sich kennt und schätzt – keine anonymen Kettenstrukturen, sondern echtes Miteinander.

• Verpflegung: Kaffee und Wasser stehen Ihnen natürlich kostenfrei zur Verfügung. Ihnen steht eine ausgestattete Küche zur Mitbenutzung zur Verfügung, falls Sie sich selbst verpflegen möchten.

• Neben einem herzlichen Team und einem modernen Arbeitsplatz legen wir großen Wert darauf, dass Ihr Privatleben planbar bleibt:

• Geregelte Arbeitszeiten: Sie arbeiten in einer festen Struktur von Montag bis Freitag, jeweils von 08:30 Uhr bis 17:00 Uhr.

• Wochenende ist Freizeit: Bei uns gibt es keinen Dienst am Wochenende oder an Feiertagen.

• Überstunden sind bei uns die absolute Ausnahme – wir achten darauf, dass Sie pünktlich in Ihren Feierabend starten können.