Adjoint (e) exécutif (tive)

L’adjoint (e) exécutif (tive) a pour principale responsabilité de soutenir la directrice générale dans la gestion quotidienne des activités de l’organisation, en mettant l’accent sur l’efficacité opérationnelle, la gestion des ressources et la communication interne et externe, tout en contribuant à l’accomplissement de la mission sociale de l’OBNL. Elle joue également un rôle central dans la coordination et la communication avec le Conseil d’Administration (CA).

Principales responsabilités du poste

Assistance à la direction générale:

• Assurer la gestion des agendas, l’organisation de réunions, prise de rendez-vous, gestion des déplacements ;
• Préparer les documents et rapports nécessaires pour les réunionsde direction ;
• Rédiger des courriers et des communications internes et externes.

Coordination avec le Conseil dAdministration (CA) :

• Organiser les réunions du CA, en coordination avec la direction (préparation des ordres du jour, convocation des membres, réservation des lieux, etc.) ;
• Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions du CA et assurer le suivi des décisions prises ;
• Préparer et fournir au CA les documents nécessaires à la prise de décisions

(rapports financiers, projets en cours, plans d’action) ;

• Assurer la liaison entre la direction et le CA, en facilitant la communication fluide des informations stratégiques et administratives ;
• Aider à la préparation des rapports annuels à destination du CA, en fournissant des données sur les projets, les résultats et les finances.

Accueil et gestion administrative :

• Superviser les tâches administratives quotidiennes (gestion des appels, traitement du courrier, archivage) ;

• Assurer les commandes de petits matériels de bureau et s’assurer de la mise à jour du stock.
• Accueille les différents visiteurs (donateurs, livreurs, clientes, etc) et répond à leurs demandes en communiquant avec les personnes de l’équipe concernées.

Interface entre les départements :

• Assurer la liaison entre la direction et les différents services de l’entreprise pour fluidifier la communication ;
• Répondre aux demandes de soutien administratif des différentes directions ;
• Participer à la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise en veillant à la bonne coordination des équipes.

Communication interne et externe :

• Rédiger des documents internes, des présentations et autres supports de communication pour la direction ;
• Gérer les relations avec les partenaires externes, en veillant à la bonne représentation de l’entreprise.

Accomplir toute autre tâche connexe en lien avec les fonctions du poste, selon les besoins organisationnels.

Compétences du poste

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à organiser des agendas et à respecter des délais ;
• Excellente capacité à communiquer à l’oral et à l’écrit, tant en interne qu’en externe ;
• Travaille en équipe et sait collaborer aisément et efficacement vers un objectif commun;
• La personne doit faire preuve de bienveillance et s’intéresser sincèrement à la mission

de Chez Doris ;

• Fait preuve de rigueur, de soucis du détail et de la qualité dans la réalisation de ses tâches.
• Confidentialité ; respecter la confidentialité des données et des informations et faire preuve de discrétion dans leur traitement

Qualifications du poste

• Diplôme d’études collégiales en technique de bureau ou l’équivalent;
• Deux (2) ans ou plus en soutien administratif;
• Expérience en rédaction bilingue (français et anglais) de documents et de communications.
• Très bonne connaissance des logiciels de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.), connaissance de base d’Office 365 et bonne habileté dans l’utilisation de divers outils informatiques (ex. bases de données);
• Bilinguisme: Notez que la maitrise de l’anglais et du français est requise, car nous sommes une organisation bilingue, offrant nos services dans les deux langues officielles afin de répondre aux besoins variés de notre clientèle