adjointe administrative construction

Nous recherchons une adjointe administrative expérimentée en construction (essentiel)  pour soutenir l’équipe de direction, les estimateurs et les chargés de projets dans la gestion administrative et le suivi des dossiers de projets.

Responsabilités

• Assurer la gestion des appels, visiteurs et courriels
• Ouvrir et préparer les dossiers de projets et de soumissions
• Suivi des dénonciations : Réviser et entrer les dénonciations
• Suivi des quittances: Assurer la réception et la conformité des quittances après chaque paiement et classer les documents de manière organisée.
• Assister les estimateurs dans complétion des documents de soumission.
• Préparer et envoyer les factures suivant les décomptes mensuels fournis par les chargés de projet.
• Comptabiliser les factures de fournisseurs au logiciel comptable.
• Suivi des paiements mensuels : Collaborer avec l’équipe des finances afin de coordonner l’approbation et la signature des demandes de paiement, ainsi que l’obtention des attestations de conformité des travaux.
• Vérification de conformité : S’assurer de l’obtention des lettres de conformité de la CNESST, de la CCQ et de Revenu Québec avant la libération des paiements finaux
• Suivi des cartes de crédit  : Effectuer le suivi des dépenses des cartes de crédit et coordonner l’obtention des factures payées et de l’approbation des dépenses.
• Collaborer étroitement avec l’équipe de gestion et les chargés de projets pour assurer le bon déroulement des projets

Qualifications

• Minimum 10 ans d’expérience dans un poste administratif dans le domaine de la construction (exigence essentielle)
• DEP, DEC ou formation en administration, secrétariat ou équivalent
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Sharepoint), connaissance du logiciel Avantage un atout
• Connaissance des plateformes de dépôt de soumissions SEAO, BSDQ ou Merx
• Sens de l’organisation, autonomie, rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités
• Esprit d’équipe et excellent service à la clientèle, positive et accueillante
• Bilinguisme (français/anglais) un atout (clientèle anglophone)

Conditions offertes

• Poste permanent à temps plein (en présentiel), horaire à discuter
• Salaire compétitif selon l’expérience entre 25,00 $ et 35,00 $ /hre
• 4 semaines de vacances selon le calendrier de la construction
• Assurances collectives et avantages sociaux
• Stationnement sur place
• Accessible en transport en commun
• Nouveaux bureaux fraîchement rénovés avec belle luminosité
• Environnement de travail axé sur la synergie d’équipe