ADJOINT ADMINISTRATIF-RÉCEPTIONNISTE (Bilingue)

Au siège social de Groupe Desgagnés, à Québec, tout passe par un point central : la réception. C’est là que les visiteurs sont accueillis, que les appels sont dirigés et que les premières impressions se créent.

Dans cet espace dynamique, l’adjoint administratif – réceptionniste occupe un rôle essentiel. C’est la personne qui assure une présence professionnelle, qui répond avec calme et efficacité, et qui représente l’entreprise dès le premier contact.

Ce qui t’attend

Chaque matin, avant le début des réunions et des activités internes, tu es la première personne à donner le rythme de la journée. Le volume d’appels augmente rapidement, particulièrement les mercredis et jeudis : tu reçois des appels de marins qui souhaitent joindre le service de gestion des équipages, d’employés qui ont des questions liées à la paie, ainsi que de partenaires cherchant à parler à la bonne unité d’affaires.

Ton rôle consiste à écouter attentivement, à poser les bonnes questions pour comprendre la nature des demandes et à orienter les appels vers les bons intervenants. Plus qu’un simple transfert, tu analyses les besoins, tu apaises certaines situations urgentes et tu contribues à ce que l’information circule efficacement dans l’organisation.

Et puis, il y a les visiteurs. Ceux qui arrivent pour rencontrer le Président, un fournisseur, ou un collègue. Tu es la première personne qu’ils voient, celle qui donne l’impression d’une entreprise solide, humaine et organisée.

Tu accueilles, tu ouvres les portes, parfois même l’ascenseur, tu prépares les salles, tu t’assures que tout est irréprochable, de la vidéoconférence à la simple carafe d’eau qui témoigne d’un sens du détail irréprochable. Le Président s’appuie sur toi, tout comme sa secrétaire de direction : tu fais partie de ce noyau discret mais essentiel qui veille à ce que tout roule, sans accroc.

Ton quotidien est ponctué de tâches diverses qui rendent la journée vivante. Une pile de factures qui arrive, que tu traites et numérises pour t’assurer qu’elles se rendent aux bonnes équipes payables.

Tu jongles ensuite avec des commandes internes, certains achats pour les bateaux, des fournitures de bureau ou encore des billets de tombola pour lesquels tu gères les inscriptions, les tirages, les suivis et les courriels en français et en anglais.

Régulièrement, tu dois rédiger des messages, des lettres, des communications. Ton français est donc impeccable, et ton anglais solide. Tu passes naturellement d’une langue à l’autre selon les besoins, surtout puisqu’une partie importante des collègues et partenaires gravitent à l’extérieur du Québec.

Tu participes aussi à la mise à jour du site Web, de l’intranet, des nouvelles internes, du Facebook de l’entreprise. Tu entretiens la base de données des contacts – une véritable mémoire institutionnelle – et veilles même à l’organisation des albums photo qui servent aux présentations et documents officiels.

Ce qu’on attend de toi

Bien sûr, ce rôle ne convient pas à quelqu’un qui se sent dépassé lorsque plusieurs demandes surviennent en même temps. Il nécessite une personne calme, débrouillarde, curieuse, capable de gérer des interlocuteurs plus exigeants et de recevoir des consignes parfois très directes sans perdre son efficacité.

Il faut aimer apprendre, avoir du jugement, savoir naviguer entre la routine et l’inattendu.

Nous recherchons une personne qui ne se laisse pas perturber par les petits imprévus du quotidien, qui accepte autant les tâches plus simples que celles qui sont plus importantes, et qui demeure à l’aise lorsqu’un nouvel outil ou une nouvelle procédure fait son entrée.

C’est un poste qui se fait entièrement en présentiel, car ta présence sur place est essentielle : tu deviens le point de contact pour les visiteurs et les équipes, la personne qui accueille, qui répond et qui assure la coordination au quotidien.

Plus précisément, le poste a pour principales responsabilités de :

• Accueillir les visiteurs, gérer l’ouverture des portes et offrir un service professionnel à la réception;
• Répondre aux appels entrants en français et en anglais, comprendre les demandes et rediriger efficacement vers les bonnes équipes;
• Traiter le courrier postal, les courriels généraux et les colis reçus;
• Gérer et numériser les factures provenant de différentes unités d’affaires;
• Mettre à jour les bases de données (contacts d’affaires, contacts publicitaires);
• Rédiger et envoyer des communications en français et en anglais;
• Préparer les salles de réunion, le matériel nécessaire et assurer la logistique des rencontres;
• Effectuer divers achats internes (fournitures, matériel pour les bateaux, commandes via plateformes);
• Coordonner les commandites, contributions, tirages de billets et en assurer les suivis;
• Contribuer à la mise à jour du site intranet, des nouvelles internes et parfois des médias sociaux;
• Maintenir les albums photo corporatifs (physiques et numériques);
• Offrir un soutien administratif ponctuel au Président, à sa secrétaire de direction et à d’autres services au besoin;
• Gérer les cartes d’accès temporaires et participer aux exercices d’intervention d’urgence.

Conditions de travail

• Poste permanent, de jour;
• Salaire payé à l’heure
• Le poste est en présentiel à 100 % , du lundi au vendredi :
  • L’horaire prévu à la base est de 8 h à 17h , incluant 30 minutes de pause repas, pour un total de 42,5 heures par semaine (40 h + 2,5 h rémunérées en temps supplémentaire selon les politiques en vigueur);
  • Il est toutefois possible de faire un horaire différent selon les préférences, tout en respectant les besoins opérationnels du siège social;
    • Soit un horaire de 40 h, de 8h à 17h avec un 1h de pause repas
    • Soit un horaire de 38,75 de 8h à 16h30 avec 45 minutes pour la pause repas ou encore la personne pourrait débuter à 7h45 et terminer à 16h15.
  • Programme d’assurance collective complet (incluant l’assurance dentaire);
  • Régime enregistré d’épargne-retraite (avec cotisation de l’employeur);
  • Programme d’aide aux employés et télémédecine;
  • Allocation bien-être mensuelle;
  • Programme de formation continue offert aux employés;
  • Club social;
  • Stationnement disponible et accessibilité par le traversier Québec-Lévis;
  • Vacances annuelles;
  • Congés mobiles, congés de maladie et jours fériés.

En plus de ces avantages, viens vivre le bonheur de travailler dans le Quartier Petit Champlain près de l’eau (parfait pour un jogging matin-midi-soir!), des boutiques et des restos-terrasses!

• DEC en technique de bureau ou autre formation pertinente ou expérience équivalente;
• Minimum de quatre années d’expérience dans un poste de réception ou associé au service à la clientèle;
• Parfaitement bilingue, autant à l’oral qu’à l’écrit;
• Connaissance approfondie des logiciels de la suite Office (particulièrement Word, Excel et Outlook, SharePoint) et de la gestion des réseaux sociaux;
• Excellentes habiletés relationnelles et de communication;
• Sens des responsabilités, de l’engagement et du travail bien fait;
• Sens de la planification et de l’organisation;
• Débrouillardise, jugement, autonomie et disponibilité.

La connaissance de l'anglais est indispensable pour ce rôle en raison des interactions quotidiennes avec des collègues, clients et partenaires qui sont majoritairement situés hors Québec et afin de comprendre les exigences réglementaires et les instructions et spécifications techniques.