Adjointe Administrative

Relevant du Vice-Président corporatif et Directeur général, l’adjointe de direction assure un soutien administratif en gérant efficacement l’agenda, les communications, la documentation et la logistique des réunions. Elle joue un rôle clé dans la coordination interservices, le suivi des actions correctives et la production de documents corporatifs, contribuant ainsi à l’efficacité globale de la direction.

HORAIRE & ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

• 8h00 à 16h30 (Horaire d’été de 8h00 à 16h00)
• Télétravail partiel possible
• Bureau situé au centre-ville de Sherbrooke

SALAIRE

À déterminer selon l’expérience

LIEU

200, rue Bank, en plein cœur du centre-ville de Sherbrooke !
Que feras-tu de tes journées?

• Gérer l’agenda du Directeur Général
• Organiser les déplacements : réservations (avion, hôtel, voiture), préparation du cartable de voyage.
• Organiser et maintenir à jour le calendrier annuel/mensuel des réunions. Transmettre les invitations aux participants.
• Commander la papeterie et autres fournitures nécessaires au département.
• Filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et gérer les urgences.
• Rédiger et réviser des documents : courriels, lettres, présentations, ordres du jour, comptes rendus (en français et en anglais).
• Transmettre les convocations aux réunions.
• Transférer les demandes aux départements concernés et assurer les suivis.
• Organiser la logistique des réunions : réservation de salle, préparation des salles, commande de repas, collations, réservation de l’hébergement, documents.
• Organiser et maintenir les dossiers électroniques et papier.
• Organiser et soumettre les comptes de dépenses à chaque mois selon la méthodologie retenue par l’entreprise.
• Participer à la mise en page de documents corporatifs mensuels et semestriels.
• Participer à la mise en page de documents PowerPoint.
• Envoyer quotidiennement les résultats des ventes des deux divisions.
• Réaliser diverses tâches cléricales : photocopies, suivi des itinéraires, soutien aux vice-présidents.

Exigences :

• Excellent français et anglais (parlé et écrit), afin de communiquer avec nos employés, visiteurs et clients unilingues anglophones. 
• Être autonome et avoir de l’initiative
• Excellente gestion du stress
• Très minutieuse et appliquée dans son travail
• Savoir s’adapter aux changements rapidement
• Excellent sens des priorités