Adjoint(e) de direction

Description du poste :

Notre client recherche un(e) Adjoint(e) de direction rigoureux(se) et organisé(e) pour rejoindre son équipe dans le cadre d'une mission temporaire mode hybrid. Ce poste consistera à apporter un soutien administratif quotidien essentiel et à contribuer au bon fonctionnement de l'ensemble du service. La mission dure 4-8 semaines avec possibilité de prolongation.

Principales responsabilités :

• Gérer et coordonner l'emploi du temps du supérieur hiérarchique direct, y compris les réunions et les rendez-vous
• Organiser les déplacements, y compris le transport et l'hébergement, tout en optimisant les plannings
• Recevoir, examiner et traiter la correspondance interne et externe ; rédiger des réponses et assurer le suivi si nécessaire
• Traiter les demandes verbales entrantes, orienter les demandes vers les interlocuteurs appropriés et assurer un suivi rapide
• Accueillir les visiteurs, déterminer l'objet de leur visite et les orienter en conséquence
• Rédiger de la correspondance, des rapports et d'autres documents sur la base des informations fournies
• Participer à la création et à la mise en forme de présentations et de supports multimédias
• Coordonner la logistique des réunions et des séances des comités (réservation de salles, matériel, ordres du jour, invitations)
• Assister aux réunions selon les besoins ; rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des points d'action
• Collaborer avec les autres services pour soutenir les activités et le partage d'informations
• Préparer et assurer le suivi des rapports départementaux, des tableaux de bord et des données statistiques
• Diffuser les communications internes via l'intranet de l'entreprise
• Contrôler les budgets, les factures et les demandes de paiement en collaboration avec la direction et le service financier
• Remplir et assurer le suivi des formulaires et des demandes internes et externes
• Gérer et mettre à jour les systèmes de classement conformément aux politiques de l'entreprise
• Produire divers rapports et tableaux de bord selon les besoins
• Contribuer à des projets spéciaux nécessitant une expertise administrative

Qualifications :

• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Capacité à mener plusieurs tâches de front et à établir des priorités dans un environnement dynamique
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes
• Comportement professionnel et solides compétences interpersonnelles