Student Engagement Coordinator

Term :                         Part-time contract (12 months)

Location:                   Ottawa, ON / Hybrid

Start date:                  As soon as possible

The primary focus of this position is student engagement and national coordination. The successful candidate will support the development and ongoing operations of Canada’s national optometry student body, help organize structured virtual or in-person engagement opportunities, and strengthen the connection between students and the broader profession.

In addition, this role supports membership database management, member communications.

This is a one-year, part-time contract (20 hours per week), with the possibility of extension and potential expansion of hours depending on organizational needs and performance.

Salary $34,320 or $33.00 per hour.

Key Responsibilities:

Student Engagement & National Coordination

o   Support the establishment and ongoing operations of the national optometry student body executive committee, providing consistent administrative and coordination support.

o   Serve as a key liaison between CAO and student leadership, ensuring alignment and continuity.

o   Coordinate with Canadian student organizations at Canadian and U.S. schools of optometry to maintain strong national engagement.

o   Maintain accurate student membership records, including verification processes and transition to full CAO membership following graduation.

Program & Event Support

o   Organize and manage structured virtual events, meetings connecting students with:

§ CAO leadership

§ Provincial optometric associations

§ Policy and advocacy representatives

§ Other relevant stakeholders

o   Work with internal CAO staff to identify and implement opportunities to strengthen the connection between students and the national association.

o   Prepare briefing materials, background documents, and presentations for CAO leadership related to student engagement and student strategy.

o   Coordinate registration and logistics for webinars, select virtual or in-person events.

o   Provide administrative support for outreach or advocacy engagement activities, as directed.

o   Support student communications, online resources, and engagement initiatives throughout the academic year.

Membership Administration

·        Support updated membership records in the database (e.g., Wicket), ensuring basic data accuracy.

·        Generate membership lists and simple reports to support communications and outreach.

·        Respond to routine membership inquiries and assist with account activation or updates.

·        Ensure member data is handled in compliance with privacy requirements (e.g., PIPEDA).

Qualifications:

• Education & Experience
• Post-secondary education in administration, business, information management, or a related field.
• Experience in membership management, customer service, or administrative roles.
• Technical Skills
• Strong computer skills, including Microsoft Office Suite (PowerPoint, Word, Excel, Outlook).
• Proficiency in virtual event platforms, audio/video configuration, presentation tools, and troubleshooting connectivity issues.
• Proficiency with membership databases (e.g., Wicket) and reporting tools.
• Experience with data segmentation, report generation, and dashboard creation.
• Communication & Interpersonal Skills
• Excellent written and verbal communication skills.
• Ability to communicate professionally with members, colleagues, and external partners.
• Strong customer service orientation and problem-solving abilities.
• Organizational Skills
• Exceptional attention to detail and accuracy in data management.
• Ability to prioritize tasks, manage multiple deadlines, and work independently.
• Experience handling confidential information with discretion.
• Compliance & Policy Knowledge
• Understanding of privacy regulations (e.g., PIPEDA) and compliance standards.
• Ability to ensure organizational policies are followed in all membership processes.
• Program & Event Support
• Experience supporting events, webinars, and outreach initiatives.
• Ability to coordinate logistics and manage communications for programs.
• Bilingualism
• Proficiency in English and French and the ability to communicate effectively in both languages would be a strong asset.

Durée : Contrat à temps partiel (12 mois)

Lieu : Ottawa, ON / Hybride

Date de début: Dès que possible

Ce poste est principalement axé sur l'engagement étudiant et la coordination pancanadienne. La personne retenue pour ce poste soutiendra le développement et les activités courantes de l’organisation étudiante canadienne en optométrie, des occasions d'engagement structurées, virtuelles ou en personne, et le renforcement des liens entre les étudiant.e.s et la profession dans son ensemble.

De plus, ce poste comprend le support de la gestion de la base de données des membres, les communications avec les membres.

Il s'agit d'un contrat à temps partiel d'un an (20 heures par semaine), avec possibilité de prolongation et d'augmentation du nombre d'heures en fonction des besoins de l'organisation et des performances.

Salaire : 34 320 $ ou 33,00 $ de l'heure.

Responsabilités clés:

• Engagement des étudiant.e.s et coordination pancanadienne

o   Soutenir la création et les opérations courantes de l’organisation canadienne des étudiants en optométrie, avec un soutien administratif et une coordination constante.

o   Assurer la liaison entre l'ACO et les leaders étudiants, en veillant à la cohérence et à la continuité.

o   Assurer la coordination avec les organisations étudiantes canadiennes dans les écoles d'optométrie canadiennes et américaines afin de maintenir un fort engagement.

o   Tenir à jour des registres précis des membres étudiants, y compris les processus de vérification et la transition vers l'adhésion à l’ACO à part entière après l'obtention du diplôme.

• Soutien aux programmes et événements

o   Organiser et gérer des réunions virtuelles et des événements structurés mettant en relation les étudiant.e.s avec :

§ Les dirigeants de l’ACO

§ Les associations provinciales d'optométrie

§ Les représentants chargés des politiques et de la défense des intérêts

§ D'autres parties prenantes concernées

o   Travailler avec le personnel de l’ACO afin d'identifier et de mettre en œuvre des opportunités visant à renforcer les liens entre les étudiant.e.s et l'association.

o   Préparer des documents d'information et de référence, des présentations pour les dirigeants de l’ACO concernant l'engagement étudiant et la stratégie relative aux étudiant.e.s.

o   Coordonner les inscriptions et la logistique pour les webinaires et des événements spécifiques virtuels ou en personne.

o   Fournir un soutien administratif pour les activités de sensibilisation ou d'engagement dans la défense des intérêts, selon les directives.

o   Soutenir les communications avec les étudiant.e.s, les ressources en ligne et les initiatives d'engagement tout au long de l'année universitaire.

Administration des adhésions (secondaire - selon le temps disponible)

·        Soutenir la mise à jour les registres de membres dans la base de données (par exemple, Wicket), garantissant l'exactitude de base des données.

·        Générer des listes de membres et des rapports simples pour faciliter la communication et la sensibilisation.

·        Répondre aux demandes de renseignements courantes des membres et aider à l'activation ou à la mise à jour des adhésions.

·        Veiller à que les données des membres sont traitées conformément aux exigences de confidentialité (par exemple, LPRPDE).

Qualifications:

• Formation et expérience
• Études postsecondaires en administration, commerce, gestion de l'information ou dans un domaine connexe.
• Expérience dans la gestion des adhésions, du service à la clientèle ou dans des fonctions administratives.
• Compétences techniques
• Solides compétences informatiques, y compris la suite Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel, Outlook).
• Maîtrise des plateformes d'événements virtuels, de la configuration audio/vidéo, des outils de présentation et de résolution des problèmes de connectivité.
• Maîtrise des bases de registres d’adhésions (par exemple, Wicket) et des outils de reporting.
• Expérience dans la segmentation des données, génération de rapports et création de tableaux de bord.
• Communication et relations interpersonnelles
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Capacité à communiquer de manière professionnelle avec les membres, collègues et partenaires externes.
• Sens aigu du service à la clientèle et aptitudes à la résolution de problèmes.
• Compétences organisationnelles
• Une attention exceptionnelle aux détails et précision dans la gestion des données.
• Capacité à hiérarchiser les tâches, à gérer plusieurs échéances et à travailler de manière autonome.
• Expérience de la gestion d'informations confidentielles avec discrétion.
• Conformité et respect des politiques
• Compréhension des réglementations en matière de confidentialité (par exemple, la LPRPDE) et des normes de conformité.
• Capacité à garantir le respect des politiques organisationnelles dans tous les processus d'adhésion.
• Soutien aux programmes et aux événements
• Expérience de soutien à des événements, webinaires et initiatives de sensibilisation.
• Capacité à coordonner la logistique et à gérer les communications pour les programmes.
• Bilinguisme
• La maîtrise de l'anglais et du français ainsi que la capacité à communiquer efficacement dans les deux langues seraient un atout considérable.