HR Coordinator (Contract)

Autodesk

Toronto, Ontario, Canada

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Position Overview The HR Coordinator will work on the Global Mobility team at Autodesk supporting the execution and administration of domestic relocation and global immigration programs, ensuring a smooth, compliant, and positive experience for employees and stakeholders. This role works closely with internal partners and external vendors to coordinate day-to-day mobility and immigration activities while maintaining accurate records, tracking cases, and supporting policy adherence across a global, matrixed organization. This is a contract role for 6 months. Responsibilities Coordinate end-to-end domestic / in-country relocation activities for Autodesk employees, including new hires and internal transfers, in partnership with external relocation vendors Serve as a primary point of contact for employees throughout the domestic relocation lifecycle, providing guidance on policy coverage, timelines, required documentation, and next steps Review and process manager-submitted relocation requests, assessing eligibility and recommended benefits in alignment with Autodesk’s global mobility policies Partner closely with Recruiters, Hiring Managers, People Consultants, and Payroll to support timely relocation initiation and accurate downstream processing Monitor and track active relocation and immigration cases using mobility systems and trackers, ensuring data accuracy, timely follow-ups, and issue escalation as needed Support compliance with global mobility policies, immigration requirements, and vendor service-level agreements, flagging risks or exceptions to senior team members Prepare and deliver employee communications related to relocation benefits, immigration services, and required actions Assist with relocation and immigration-related reporting, audits, and data requests Contribute to process documentation and continuous improvement efforts by identifying inefficiencies, updating standard operating procedures, and supporting program enhancements Minimum Qualifications Prior experience in global mobility, immigration and relocation coordination, human resources, or a related operational support role Working knowledge of global immigration and general relocation concepts, would be ideal Strong organizational skills with the ability to manage multiple cases, deadlines, and priorities in a fast-paced, global environment Excellent written and verbal communication skills, with the ability to interact professionally with employees, managers, and vendors High attention to detail and a strong sense of accountability when handling sensitive and confidential information Proficiency with HR systems, case management tools, spreadsheets, and collaboration platforms (e.g., Workday, Excel, Sharepoint, Airtable or similar tools) #LI-MB1 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Description du poste Le coordinateur RH travaillera au sein de l'équipe Global Mobility d'Autodesk et sera chargé de soutenir la mise en œuvre et l'administration des programmes de relocation nationale et d'immigration internationale, en veillant à ce que les employés et les parties prenantes bénéficient d'une expérience fluide, conforme et positive. À ce titre, il travaillera en étroite collaboration avec des partenaires internes et des prestataires externes afin de coordonner les activités quotidiennes liées à la mobilité et à l'immigration, tout en tenant des registres précis, en assurant le suivi des dossiers et en veillant au respect des politiques au sein d'une organisation mondiale matricielle. Il s'agit d'un poste contractuel d'une durée de 6 mois. Responsabilités Coordonner l'ensemble des activités de relocalisation nationale/dans le pays pour les employés d'Autodesk, y compris les nouvelles recrues et les transferts internes, en partenariat avec des prestataires externes spécialisés dans la relocalisation Servir de point de contact principal pour les employés tout au long du cycle de vie de la relocalisation nationale, en fournissant des conseils sur la couverture des politiques, les délais, les documents requis et les étapes suivantes Examiner et traiter les demandes de déménagement soumises par les responsables, en évaluant l'éligibilité et les avantages recommandés conformément aux politiques de mobilité internationale d'Autodesk Travailler en étroite collaboration avec les recruteurs, les responsables du recrutement, les consultants en ressources humaines et le service de paie afin de faciliter le lancement rapide des déménagements et le traitement précis en aval Surveiller et suivre les dossiers de déménagement et d'immigration en cours à l'aide de systèmes de mobilité et de outils de suivi, en veillant à l'exactitude des données, au suivi en temps opportun et à la remontée des problèmes si nécessaire Assurer la conformité avec les politiques de mobilité internationale, les exigences en matière d'immigration et les accords de niveau de service des prestataires, en signalant les risques ou les exceptions aux membres de l'équipe de direction Préparer et diffuser les communications destinées aux employés concernant les avantages liés au déménagement, les services d'immigration et les mesures à prendre Aider à la préparation des rapports, des audits et des demandes de données liés au déménagement et à l'immigration Contribuer à la documentation des processus et aux efforts d'amélioration continue en identifiant les inefficacités, en mettant à jour les procédures opérationnelles standard et en soutenant les améliorations du programme Qualifications minimales Expérience préalable dans la coordination de la mobilité internationale, de l'immigration et de la relocalisation, des ressources humaines ou dans un rôle de soutien opérationnel connexe Une connaissance pratique de l'immigration internationale et des concepts généraux de relocalisation serait idéale Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers, délais et priorités dans un environnement international en constante évolution Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité d'interagir de manière professionnelle avec les employés, les responsables et les fournisseurs Grande attention aux détails et sens aigu des responsabilités dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles Maîtrise des systèmes RH, des outils de gestion de dossiers, des tableurs et des plateformes de collaboration (par exemple, Workday, Excel, Sharepoint, Airtable ou des outils similaires) #LI-MB1

Toronto, Ontario, Canada

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