Adjointe de direction

Relevant de la vice-présidente infrastructures, opérations, environnement et rh, la personne titulaire de ce poste offre un support administratif et clérical à l’ensemble des départements de l’APTR dans l’exécution de leurs mandats.

• Élaborer ou participer à l’élaboration de documents des différents départements tels que baux et permis, lettres, rapports, appels d’offre, mémos, prise de notes et préparation de compte rendu. ,
• Assurer le suivi des mises en application des clauses des baux.
• Assurer un soutien administratif pour la gestion du foyer des marins. (Comptabilité, DAS et autres)
• Effectuer la mise en page, vérifier l'orthographe et la grammaire de documents.
• Effectuer de l’entrée de données et/ou aller chercher les données requises pour divers suivis
• Exécuter et assurer le suivi d'opérations administratives tel que les comptes de dépenses pour l’ensemble du personnel de l’APTR
• Coordonner des réunions et assurer la gestion, l’approvisionnement et la préparation des salles de réunions.
• Répondre au téléphone et filtrer les appels. Orienter les interlocuteurs vers la personne ou le service compétent. Prendre les messages et les transmettre.
• Accueillir les visiteurs et les clients.
• Assurer la réception et la distribution du courrier et s’occuper des envois postaux.
• Établir des itinéraires des voyages et faire les réservations nécessaires (inscription aux événements, réservations de voiture, d’hôtel, d’avion, etc.).
• Participer à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, conférence de presse, événements spéciaux, etc.
• Assurer un soutien administratif au centre d’expertise en logistique portuaire (paie, comptabilité payable et recevable, révision de documents et suivi pour le CA etc) (environ 6 heures semaines)
• Produire des cartes d’accès en l’absence de la technicienne comptable.
• Assurer certains suivis concernant les besoins informatiques.
• Assurer un support pour la gestion de l’agenda du VP développement stratégique.

• Toutes autres tâches connexes cléricales et administratives.

Formation académique

Formation collégiale pertinente tel un DEC en bureautique ou en administration.

 Expérience professionnelle et compétences

• Détenir un minimum de cinq (5) années d’expérience.
• Excellente maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Connaissance des logiciels bureautique en usage et des technologies de l’information.
• Maîtrise de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit.

Habiletés et traits de personnalité

  Le nombre élevé ainsi que la diversité des dossiers et de l’information qui transitent par ce poste de travail nécessitent les qualités suivantes :

• Sens de l’organisation, forte autonomie et un réel esprit d’initiative
• Adaptabilité, sens des priorités et de l’urgence
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Habiletés en communication et écoute active
• Bonne gestion des relations interpersonnelles
• Éthique professionnelle, discrétion, diplomatie et patience