Assistenz mit den Schwerpunkten Vorstandssekretariat und Facility Management (m/w/d)

Unsere Vision ist es, Zeitgeschichte nicht nur zu bewahren, sondern für alle nutzbar zu machen, insbesondere aus den Bereichen Journalismus, Wissenschaft, Kultur und Bildung. Wir wollen möglichst viele Menschen erreichen und setzen deshalb konsequent auf die Digitalisierung unserer Bestände. Auch intern denken wir neu und arbeiten an einem agilen Organisationsmodell. Seien Sie dabei!

Für den Standort Potsdam-Babelsberg suchen wir ab sofort eine

Sie sind vielseitig versiert, kommunikationsstark und haben Spaß daran, KollegInnen aus verschiedenen Fachbereichen mit Ihrem Know-how zu unterstützen? Sie verstehen sich als Dienstleister und arbeiten gerne selbstorganisiert und lösungsorientiert? Dann freuen wir uns, Ihnen Ihre künftigen Aufgaben näher vorzustellen:

Ihre Aufgabenschwerpunkte für das Vorstandssekretariat (50% der Arbeitszeit):

• Besprechungsorganisation - insbesondere von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen:
  • Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen/ Terminen und Überwachung bzw. Einhaltung von Fristen 
  • Erstellung und Abstimmung von Tagesordnungen, Protokollen und sonstiger Unterlagen  

• Erstellung von Geschäftskorrespondenz sowie Archivierung relevanter Unterlagen 

• Büroorganisation: unter anderem Klärung von Sachverhalten, Reiseorganisation und -abrechnung, interne und externe Kommunikation

Ihre Aufgabenschwerpunkte im Facility Management (50% der Arbeitszeit):

• Koordinierende und organisierende Tätigkeiten im Rahmen des Haus- und Gebäudemanagements (u.a. Büroeinrichtung, Reinigung und Pflanzenpflege, Dienstausweis- und Parkkarten-Management)

• Betreuung von Veranstaltungen inhouse (Bestuhlung, Organisieren und Bereitstellen von Getränken und Catering, etc.)

• Ansprechperson für die Mitarbeitenden des DRA sowie den rbb und von ihm beauftragte Fremdfirmen in allen Belangen, die das Gebäudemanagement des DRA betreffen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich bzw. Office-Management; Praxiserfahrung im Gremien-/Sitzungsmanagement und in der Protokollführung sind von Vorteil
• Souveräner Umgang mit den M365-Programmen
• Sehr gute Deutschkenntnisse
  • Sprachliches Geschick und die Fähigkeit, auch komplexe Sachverhalte verständlich zu vermitteln
• Verantwortungsbewusste und verbindliche Persönlichkeit mit diplomatischem Geschick und freundlicher Ausstrahlung
• Organisationstalent, Flexibilität und Dienstleistungsorientierung
• Selbständige, lösungsorientierte und zupackende Arbeitsweise
• Agiles Mindset:
  • Kontaktfreude, Neugier und Einsatzbereitschaft
  • Proaktives, selbständiges Lernen und Ausprobieren
  • Kooperationsbereitschaft sowie ausgeprägter Teamgeist, für den das Teamergebnis im Mittelpunkt steht
  • Fähigkeit zur Selbstreflexion und zum Feedback

• Tolle Kolleginnen und Kollegen in einem Arbeitsumfeld auf dem Weg zur Agilität
• Mobiles Arbeiten auf Gleitzeitbasis in einem flexiblen Zeitrahmen zwischen 6:00 und 20:00 Uhr
• Attraktive tarifgebundene Vergütung nach VG 7 MTVhr
• Pro Kalenderjahr: 31 Tage Urlaub, plus zwei Gesundheitstage und arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
• Zuschuss zum ÖPNV, ggf. arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung
• Familienfreundlichkeit, Kinderzuschlag, Unterstützung bei Pflegesituationen
• Gezielte und individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Förderung von Chancengleichheit im Berufsleben

Vollzeitstellen (38,5h/W) sind grundsätzlich teilbar

TITL1_DE

• Potsdam, Brandebourg, Germany

Work experience

• Administrative

Languages

• German