Technicien(ne) en gestion de documents et d'archives

Sous la responsabilité du Greffier, le titulaire du poste établit un système de classement, de conservation, de consultation et d'élimination des documents, il en assure l'implantation et le suivi dans les différents services. Aussi, il effectue des recherches et en fait des comptes-rendus.

Ton rôle dans l'équipe Gestion documentaire et archivistique

• Établir un système de cueillette, de traitement, de classement, de conservation, de consultation et d'élimination des documents; en assurer l'implantation et le suivi dans les différents services.
• Informer et aider le personnel sur la façon d'ouvrir et de classer leurs dossiers en tenant compte des besoins de leur service.
• Appliquer les délais de conservation déjà en vigueur, préparer les nouveaux délais de conservation pour approbation par le Greffier et par les Archives nationales du Québec.
• Recueillir les dossiers lors de transfert au semi-actif, vérifier leur contenu et identifier les documents à archiver; modifier l'état des dossiers dans le logiciel; classer et archiver les documents.
• S'assurer que les contrats, ententes et autres actes soient bien indexés et classés aux archives, à l'aide de l'index des résolutions.
• Indexer les différents documents ou dossiers à l'aide du logiciel de gestion et s'assurer de leur classement adéquat.
• Produire la liste des dossiers nécessaires à la gestion des archives.
• Organiser l'utilisation de l'espace de rangement.

Numérisation et accès à l'information

• Numériser et vérifier la qualité de la numérisation des documents.
• Renseigner les employés et les citoyens en leur procurant des documents, en repérant de l'information ou en les référant aux personnes ressources.
• Effectuer diverses recherches; rassembler l'information; compiler, analyser les données et rédiger un compte-rendu.

Maîtrise et gestion de SharePoint

• Implanter et adapter les outils informatiques nécessaires au bon suivi, incluant la gestion des documents dans SharePoint.
• Assurer la structuration, l'organisation et le classement des documents dans SharePoint selon les règles de gestion documentaire.
• Soutenir les utilisateurs dans l'utilisation de SharePoint pour la recherche, le dépôt et la consultation des documents.
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée.

Aptitudes et habiletés

• Sens de l'organisation;
• Autonomie;
• Minutie;
• Esprit d'analyse et de synthèse;
• Capacité de travail avec le public et courtoisie;

Nos exigences

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de la documentation;
• Posséder trois (3) ans d'expérience pertinente;
• Grande connaissance de Sharepoint;
• Connaissance de la suite Office;
• Excellente maîtrise des logiciels de gestion documentaire courants;
• Capacité à lire des plans de construction (aqueduc, égout, bâtiments). (un atout)

Nos avantages

• Entre 31,27 $ et 36,79 $ de l'heure.
• Un horaire de travail de 32,5 heures par semaine.
• Un programme d'assurances collectives.
• Un régime de retraite.

Ça t'intéresse ?

Remplis directement le formulaire ci-dessous ou fais-nous parvenir par courriel ou par la poste ton curriculum vitae et une lettre de motivation avant le 20 octobre, à 16 h 30 en spécifiant « Concours Technicien en gestion de documents et d'archives » :

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 32,21$ à 37,89$ par heure

Avantages :

• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Congés payés
• Événements d'Entreprise
• Heures d'arrivée et de départ flexibles
• Programme d'Aide aux Employés
• Régime de retraite
• Stationnement sur place
• Travail à domicile

Lieu du poste : En présentiel