Executive Assistant

Axxel RH a été mandaté pour recruter un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) afin de se joindre à un entrepreneur général bien établi , spécialisé dans le développement de projets immobiliers dans la grande région de Montréal.

Forte de plus de 30 ans d’expérience, l’entreprise se distingue par son expertise en planification, en gestion et en réalisation de projets de construction de haute qualité dans les secteurs résidentiel, industriel et commercial, avec un engagement constant envers l’intégrité, la qualité et la satisfaction de la clientèle.

Relevant de la VP - Directrice générale, l’Adjointe exécutive est responsable d’effectuer plusieurs tâches administratives.

Le role est à Ville Saint Laurent.

RESPONSABILITÉS

Gestion de la documentation

• Numériser et nommer des documents.
• Assurer le classement et archivage, la confidentialité et l’intégrité des documents.
• Organisation et suivi de la facturation, et dépenses.
• Création, révisionet soutien à la rédactionde divers documentset contenus (lettres, communiqués, courriels, présentations);
• Prise de notes et rédaction de documents administratifs : procès-verbaux, comptes-rendus, rapports, communiqués, contrats et ententes, etc.
• Organisation de l’agenda, de réunion, rencontre virtuelle ou en personne.

Gestion des communications

• Réception et transfert des appels.
• Réception et transfert des courriels et messages.
• Gestion de la prise des rendez-vous.
• Suivi des courriels non-répondus.
• Effectuer la préparation des dossiers avant les rencontres.
• Tenir à jour les divers dossiers, et assurer un suivi avec la directrice pour éviter des oublis et mise-de-côté.
• Gestion de l’environnement de travail (équipement, sécurité et ergonomie).
• Organisation d’activités corporatives et sociales ponctuelles.
• Toutes autrestâches connexes demandées par la direction générale.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Autonomie, initiative et ponctualité.
• Sens aiguisé de l’organisation et de la confidentialité.
• Bonnes aptitudes interpersonnelles, courtoisie et sociabilité.
• Esprit de collaboration et d’équipe.
• Discrétion, sens de l’engagement et de l’éthique.
• Aisance dans la résolution de problèmes, esprit critique et analytique.
• Facilité à gérer plusieurs dossiers à la fois et d’identifier des priorités.
• Rapidité d’exécution et respect des échéancier.
• Capacité d’avoir une bonne vue d’ensemble tout en ayant un souci du détail.
• Haut niveau de professionnalisme et de rigueur dans les suivis.
• Entregents et forte approche de service à la clientèle.
• Fortes compétences rédactionnelles.
• Connaissances de base en construction et en comptabilité.
• À l’affût des nouvelles technologies et des bonnes pratiques de communication.
• Intérêt pour le domainede la construction, de l’immobilier et de l’administration des affaires.

COMPÉTENCES REQUISES

• Diplôme en administration, gestionde projets ou domaine connexe(collégial au minimum);
• Expérience confirmée d’au moins 7 ans.
• Parfaite maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit essentiel ;
• Maîtrise de la SuiteOffice 365, Maitrise d’Excel, Word,Outlook essentiel
• Aisance avec les fonctionnalités des plateformes de rencontre virtuelles – Zoom, Teams, etc.
• Connaissance générale de l’informatique.

Avantages

• Assurance médicale
• Assurance paramédicale (massage, ostéopathe, etc.)
• Assurance vie
• Soins visuels
• Soins dentaires
• Formations continues
• Évènement d'entreprise

Axxel HR has been mandated to find an Executive Assistant to join a well-established general contractor involved in multiple real estate and construction projects across the Greater Montreal area.

For over 30 years, this organization has distinguished itself through its expertise in the planning, management, and delivery of construction projects. Its mission is to ensure integrity, quality, and client satisfaction throughout every stage of execution, while striving for excellence in residential, industrial, and commercial developments.

Reporting directly to the VP / General Director, the Executive Assistant will provide high-level administrative support and play a key role in the smooth day-to-day operations of the organization.

The role is in Ville Saint Laurent.

RESPONSIBILITIES

Document Management

• Scan and name documents.
• Ensure proper filing and archiving while maintaining confidentiality and document integrity.
• Organize and follow up on invoices and expenses.
• Create, review, and support the drafting of various documents and content (letters, press releases, emails, presentations).
• Take notes and prepare administrative documents: meeting minutes, summaries, reports, communications, contracts, and agreements.
• Manage calendars, meetings, and appointments (virtual and in-person).

Communications Management

• Receive and transfer phone calls.
• Receive and forward emails and messages.
• Manage appointment scheduling.
• Follow up on unanswered emails.
• Prepare files prior to meetings.
• Maintain up-to-date records and follow up with the Director to prevent oversights or delays.
• Manage the work environment (equipment, safety, ergonomics).
• Organize occasional corporate and social events.
• Perform any other related tasks requested by senior management.

REQUIRED SKILLS & COMPETENCIES

• Autonomy, initiative, and punctuality.
• Strong organizational skills and respect for confidentiality.
• Excellent interpersonal skills, courtesy, and professionalism.
• Team-oriented and collaborative mindset.
• Discretion, strong sense of commitment, and ethics.
• Strong problem-solving skills with critical and analytical thinking.
• Ability to manage multiple priorities simultaneously.
• Fast execution and ability to meet deadlines.
• Strong attention to detail while maintaining an overall perspective.
• High level of professionalism and rigor in follow-ups.
• Strong customer service orientation and people skills.
• Excellent written communication skills.
• Basic knowledge of construction and accounting.
• Interest in new technologies and best communication practices.
• Interest in construction, real estate, and business administration.

REQUIRED QUALIFICATIONS

• Diploma in administration, project management, or a related field (college level minimum).
• Minimum of 7 years of proven experience.
• Full proficiency in French and English, both written and spoken (essential).
• Strong command of Microsoft Office 365, including Excel, Word, and Outlook (essential).
• Comfort using virtual meeting platforms such as Zoom, Teams, etc.
• General computer knowledge.

Benefits

• Medical insurance
• Paramedical insurance (massage therapy, osteopathy, etc.)
• Life insurance
• Vision care
• Dental care
• Ongoing training
• Company events