Adjoint(e) administratif(ve) / Admin AssistantThe Church of Jesus Christ of Latter-day Saints • Montreal, Québec, Canada

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Adjoint(e) administratif(ve) / Admin Assistant

The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints

Montreal, Québec, Canada

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About

Le but de ce poste est de soutenir l’œuvre du salut et de l’exaltation en offrant un soutien administratif de niveau débutant, à titre de contributeur individuel, à un ou plusieurs dirigeants et/ou à une ou plusieurs équipes fonctionnelles ou groupes de travail. Les employés à ce niveau travaillent sous supervision directe et traitent des problèmes de base nécessitant des connaissances administratives de niveau initial. / The purpose of this role is to assist in the work of salvation and exaltation by providing individual contributor, entry level administrative support to one or more leader and/or one or more functional team or work group. Employees at this level work under direct supervision and handle basic issues and problems that require beginning to working administrative support knowledge. Les responsabilités typiques comprennent, sans s’y limiter : Préparer des notes de service, des documents, des rapports, des feuilles de calcul (y compris des graphiques et des tableaux) ainsi que des présentations à l’aide d’une vaste gamme de logiciels et de plateformes. Recueillir des données et compiler l’information. Rédiger les comptes rendus de réunions. Utiliser des applications et des logiciels informatiques à diverses fins, notamment la tenue de dossiers financiers, les dossiers étudiants, la gestion de l’agenda ainsi que la planification de réunions et de rendez-vous. Répondre aux appels téléphoniques et effectuer le filtrage des appels; transférer les appels et prendre les messages au besoin. Recevoir, trier et distribuer le courrier et la correspondance. Utiliser l’équipement de bureau standard, tel que les photocopieurs. Commander les fournitures de bureau. Tenir à jour les dossiers et les fichiers de bureau. Effectuer toute autre tâche connexe assignée. / Typical responsibilities include but are not limited to: Preparing memos, documents, reports, spreadsheets (including charts and graphs), and presentations using a wide range of software and platforms. Collecting data and compiling information. Taking meeting minutes Using computer apps and software for various purposes including, financial record keeping, student records, calendar maintenance and scheduling meetings and appointments. Answering and screening telephone calls - forwards calls and takes messages as needed Receiving and sorting mail and correspondence Operating standard office equipment such as copy machines Ordering office supplies Maintaining office files Other duties as assigned Exigences : DEP (diplôme d’études professionnelles) en administration préféré, ou formation équivalente jumelée à une expérience pertinente. Connaissances de base en soutien administratif. Compétences clés requises, capacité de : Communiquer de façon professionnelle, tant à l’oral qu’à l’écrit. Maîtriser l’anglais et le français , à l’oral et à l’écrit (exigé). Avoir une connaissance de l’espagnol (un atout). Utiliser Microsoft Office et d’autres logiciels à un niveau de développement afin de planifier des rendez-vous, modifier des feuilles de calcul et mettre à jour des documents Word. Utiliser et assurer le bon fonctionnement de l’équipement de bureau standard. Résoudre des problèmes et gérer des situations conflictuelles de base. Organiser et prioriser le travail et les besoins. Comprendre et suivre des instructions. Interagir et travailler avec les autres de manière productive et professionnelle. Faire preuve de discrétion, de confidentialité et d’intégrité dans l’exécution des tâches. Pour accomplir les fonctions essentielles du poste, certaines exigences physiques peuvent s’appliquer, notamment rester assis pendant de longues périodes, se déplacer dans le bureau pour livrer le courrier ou d’autres documents, ainsi qu’utiliser des écrans et de l’équipement informatique. / Required: Preferred DEP (Vocational Diploma) in Administration or a related field or equivalent experience Beginning to working administrative support knowledge Key Skills include the ability to: Communicate professionally in writing and verbally. Proficiency in both English and French, spoken and written (required). Knowledge of Spanish (an asset). Utilize Microsoft Office and other software at a developing level to schedule appointments, modify spreadsheets, and update word documents. Operate and maintain standard office equipment. Problem solve and resolve basic conflict and problems Organize and prioritize work and needs Understand and follow instructions. Interact and work with others in a productive and professional way. Work with discretion, confidentiality, and integrity To successfully perform the essential functions of the job there may be physical requirements which need to be met such as sitting for long periods of time, moving about the office to deliver mail and other items, and using computer monitors/equipment.

Montreal, Québec, Canada

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French

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