Adjoint Administratif (H/F)

Vous retirez de la satisfaction sachant que vos efforts pour aider vos collègues sont appréciés et reconnus ? Vous aimez participer à une multitude de projets et des tâches diversifiées ? Vous aimez coordonner les dossiers, soutenir une équipe et améliorer la qualité de vie au travail ?

Nous avons besoin de vous !

Ce qui vous attend

• Une équipe tissée serrée où on s’élève les uns les autres ;
• Un environnement de travail stimulant et mobilisateur ;
• Un apprentissage continu ;
• Un salaire concurrentiel ;
• Une couverture d’assurance collective (incluant la télémédecine) et programme de régime volontaire d’épargne-retraite ;
• Un programme annuel de formation continue ;
• Un comité rassembleur qui organise une panoplie d’activités festives ;
• Un club de marche et de course ;
• Déjeuner, collations et café gratuits.

Votre rôle

Le ou la titulaire du poste sera responsable de fournir un soutien administratif et de coordination à la Direction Générale et aux membres de l’équipe sur différents dossiers liés à l’organisation, à la gestion du personnel et à la communication. La personne est aussi responsable de coordonner le bon déroulement de certaines activités, tout en assurant un accueil chaleureux aux visiteurs en gérant efficacement les appels, la réception de marchandises et la gestion du matériel de bureau.

Cet emploi est un temps plein 37,5 heures hebdomadaire ; possibilité pour un temps partiel.

Un aperçu de votre quotidien

Les responsabilités liées à cet emploi pourraient se décrire ainsi, sans être exhaustives. Les tâches grandiront avec l’évolution de la compagnie.

Gestion de la réception & tâches administratives

• Gérer les prestataires de service, notamment les fournisseurs de ménage, paysagistes, sécurité du bâtiment, gestion des accès, et coordonner les éventuels travaux ou réparations ;
• S’assurer que les locaux soient maintenus rangés ;
• Procéder à l’inventaire continu des ressources matérielles et fournitures requis pour le bon fonctionnement du bureau ;
• Réaliser les achats divers pour le bureau : fournitures, équipements, épicerie, Poste Canada ;
• Accueillir les visiteurs ou clients au bureau et réceptionner les livraisons ;
• Soutenir l’organisation d’évènements internes.

Soutien à la direction et aux services de l’organisation

• Contribuer au suivi et à la validation d’activités de plusieurs politiques clés pour la compagnie, notamment les processus ISO, la protection des données personnelles, la santé et sécurité au travail ;
• Soutenir les équipes à la révision, à la mise en page et la revue finale des appels d’offres ;
• Assurer le suivi administratif des offres de service ;
• Mettre à jour des bases de données (comptabilité, projets et RH) et maintenir leur conformité ;
• Participer à l’intégration des nouveaux employés et à la coordination des départs ;
• Supporter la logistique des formations et demandes de subventions ;
• Assurer la planification et la logistique des réunions internes, déplacements, voyages d’affaires et autres évènements externes ;
• Répondre aux appels et gérer le courrier ;
• Coordonner la participation à des conférences et événements, préparer des contenus et présentations ;
• Gérer le calendrier et la boîte courriel de notre Présidente, assurer un suivi et tenir à jour les correspondances, les invitations de rencontres et planifier des rendez-vous professionnels.

Ce qui vous démarque

• DEC en administration, secrétariat ou tout autre domaine jugé pertinent ;
• 2-3 ans d’expérience en administration dans un poste similaire, idéalement dans une firme en génie-conseil ou dans un contexte de service professionnel ;
• Capacité à faire principalement du présentiel dans nos bureaux ;
• Connaissance approfondie de l’environnement MS Office (Power Point, Excel et Word) ;
• Aisance à l’apprentissage de nouveaux logiciels et systèmes d’information ;
• Maîtrise du français (écrit et parlé) ;
• Maîtrise de l’anglais (atout) ;
• Soucis du détail, rigueur, confidentialité, débrouillardise et organisation ;
• Habiletés à travailler en équipe et excellente communication écrite ;
• Démontrer une motivation intrinsèque ;
• Excellent sens du service client ;
• Capacité à gérer de multiples priorités, à s’adapter aux différents besoins et projets ;
• Volonté d’évoluer.

À propos d’Intervia

Intervia est une firme en génie-conseil avec un profil unique dans la gestion de mobilité. Nous sommes reconnus dans l’industrie comme un leader dans les études de circulation, la planification des transports, la gestion de la circulation et la relation avec la communauté.

Notre mission est d’être un incontournable pour nos clients dans toutes les sphères de la circulation en offrant des solutions créatives et innovantes.

45 employés contribuent au succès d’Intervia qui a présentement le vent dans les voiles et connaît une croissance soutenue depuis sa création en 2016.

Rejoignez-nous pour mettre à profit votre expertise dans un environnement où la collaboration, l'amélioration continue, l'excellence, l’innovation et la créativité sont au cœur de notre culture.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt envers notre entreprise, mais nous ne contacterons que les candidats retenus.