Executive Assistant, Economic Development

About the AFN 

The AFN is an advocacy organization that takes direction and fulfills mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development of policy, public education, and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity. 

The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization. From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization. 

Position Overview 

 The Assembly of First Nations Housing and Infrastructure Sector is seeking an experienced and skilled individual responsible for providing high-level administrative support. Reporting to the Director, Housing and Infrastructure.

Key Responsibilities:

• Efficiently manage and maintain calendars, appointments, meetings, and travel itineraries, ensuring effective time management and avoiding scheduling conflicts.
• Prepare and distribute meeting materials, agendas, record of discussions, minutes, summaries, and other documentation, and assist in follow-up activities as required.
• Screen and manage incoming calls, emails, and other correspondence, responding independently when appropriate and maintaining professionalism and confidentiality.
• Draft and prepare professional business communications, including memos, reports, presentations, and other documents.
• Organize and maintain files, records, and documents, ensuring easy retrieval and confidentiality.
• Conduct research and gather information on various topics, synthesizing data into concise reports.
• Build and maintain effective working relationships with internal and external stakeholders, including management, colleagues, clients and partners.
• Coordinate meetings, events, and assemblies, manage logistics, technology support, and prepare required materials.
• Liaise with other internal sectors and branches to facilitate seamless communication and collaboration.
• Arrange complex travel plans, including flights, accommodations and ground transportation, and process travel and expense reports in accordance with AFN policies.
• Monitor and track expenses, reconciling discrepancies, and providing regular financial reports.
• Assist in special projects, research initiatives, and strategic assignments as required.
• Collaborate with cross-functional teams to provide administrative support to meet project deadlines.
• Act as a trusted advisor by providing insights and recommendations to optimize productivity and effectiveness.
• And other duties assigned by the Director. 

Qualifications

• Post-secondary education in office or business administration, communications, or an equivalent combination of education and experience.
• Proven experience as an Executive Assistant or in a similar role, supporting management.
• Experience working directly with or supporting First Nations organizations or communities is an asset.
• Strong organizational and time management abilities, with the ability to prioritize and handle multiple tasks simultaneously.
• Proficient with Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and calendar/meeting management software.
• Discretion and the ability to handle sensitive and confidential information with the utmost professionalism.
• Strong problem-solving skills and the ability to anticipate needs and proactively address issues.
• Adaptability and flexibility to work in a dynamic and fast-paced environment.
• Exceptional interpersonal skills, with the ability to build collaborate working relationships.
• Excellent written and verbal communication skills, with the ability to effectively communicate complex concepts to audiences with exceptional attention to detail.
• Ability to work independently and meet deadlines.
• Experience in partner engagement and facilitation of collaborative processes is an asset.
• English is the working language although the ability to communicate effectively in French or an Indigenous language is an asset.

Working Conditions 

• Primarily office-based with regular travel required for meetings, community engagement, and events.
• Flexible hours, including evenings and weekends, to accommodate community needs and organizational priorities. 

Physical and Mental Demands 

• Extended periods of computer use and desk work.
• High levels of concentration and emotional resilience are required when addressing complex justice and community safety concerns.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. 

Diversity Statement 

Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act. 

Why Work with AFN?

At the Assembly of First Nations (AFN), we value our employees and are committed to fostering a supportive, engaging, and rewarding workplace. When you join our team, you'll enjoy: 

• Employer-Paid Health Benefit Premiums – Comprehensive health, dental, and vision coverage for you and your family, with premiums fully paid by AFN. 
• Generous Pension Matching – A competitive pension plan with significant employer contributions to help you build your future. 
• Ample Vacation, Sick, and Personal Days – Generous vacation entitlements, paid sick leave, and personal days, plus additional non-legislative time off throughout the year. 
• Professional Development Support – Coverage for courses, certifications, and training to help you grow your skills and advance your career. 
• Wellness Funds – Annual funds you can use towards fitness, mental health supports, or other wellness-related expenses. 
• Modern, Central Location – Our bright, collaborative office is located in the Sun Life Building in downtown Ottawa, with Parliament LRT Station right in the building for an easy commute. 
• Convenient Amenities – Steps away from cafes, restaurants, and shops. 
• Meaningful Work – Be part of a national organization advocating for First Nations, making a positive difference for communities across Canada. 
• Collaborative & Inclusive Culture – Work alongside passionate, dedicated colleagues in a supportive and dynamic environment.

Accommodation Statement

The Assembly of First Nations (AFN) is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation during the recruitment process, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity.

While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted.

AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.

Thank you for your interest in employment with the AFN We truly appreciate your application and will carefully review your resume. As we receive a high number of applications, we want to inform you that we can only contact shortlisted candidates.  

Adjoint ou adjointe de direction – Développement économique et infrastructures

Poste à temps plein – contrat de 12 mois
Lieu : Ottawa (hybride) de préférence.

Date de clôture : Offre ouverte pendant une semaine

Affichage interne/externe

À propos de l'APN

L'Assemblée des Premières Nations (APN) est une organisation de défense des intérêts des Premières Nations, qui suit des directives et accomplit des mandats conformément aux résolutions adoptées par les Premières Nations-en-Assemblée. En tant qu'organisation nationale de défense des intérêts des Premières Nations, l'APN cherche à promouvoir les droits inhérents et issus des traités des Premières Nations par l'élaboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas échéant, l'élaboration conjointe de lois visant à renforcer les capacités des Premières Nations. 

L'APN est née de la volonté des dirigeants des Premières Nations de se doter d'une organisation de défense des intérêts commune, forte et efficace. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversité, la justice et la souveraineté de chaque Première Nation détentrice de droits guident le travail de l'organisation.

Aperçu du poste

Le Secteur du logement et des infrastructures de l'Assemblée des Premières Nations cherche une personne expérimentée et compétente pour assurer un soutien administratif de haut niveau. Cette personne relèvera du(de la) directeur(trice), Logement et infrastructures.

Principales responsabilités

• Gérer et tenir à jour efficacement les calendriers, les rendez-vous, les réunions et les itinéraires des déplacements, tout en organisant efficacement le temps et en évitant les conflits d'horaires.
• Préparer et distribuer les documents de réunion, les ordres du jour, les comptes rendus de discussions, les procès-verbaux, les résumés et autres types de documents, et aider aux activités de suivi si nécessaire.
• Filtrer et gérer les appels entrants, les courriels et autres communications, tout en répondant de manière indépendante lorsque cela est approprié et en faisant preuve de professionnalisme et de confidentialité.
• Rédiger et préparer des éléments de communication d'entreprise professionnels, notamment des notes de service, des rapports, des présentations et d'autres types d'éléments.
• Organiser et tenir à jour les dossiers, les archives et les documents, tout en facilitant leur accès et en assurant leur confidentialité.
• Effectuer des recherches et recueillir des renseignements sur divers sujets, tout en synthétisant les données dans des rapports concis.
• Établir et entretenir des relations de travail efficaces avec des parties prenantes internes et externes, notamment la direction, les collègues, les clients et les partenaires.
• Coordonner les réunions, les événements et les assemblées, gérer la logistique et le soutien technologique et préparer la documentation nécessaire.
• Assurer la liaison avec d'autres secteurs et directions internes afin de faciliter la communication et la collaboration.
• Préparer des plans de déplacement complexes, notamment les vols, l'hébergement et le transport terrestre, et traiter les rapports de déplacement et de dépenses conformément aux politiques de l'APN.
• Contrôler les dépenses et effectuer leur suivi, rapprocher les écarts et présenter régulièrement des rapports financiers.
• Participer aux projets spéciaux, aux initiatives de recherche et aux missions stratégiques, selon les besoins.
• Collaborer avec des équipes pluridisciplinaires afin de fournir un soutien administratif qui respecte les délais des projets.
• Agir en tant que conseiller ou conseillère de confiance en fournissant des renseignements et des recommandations destinés à optimiser la productivité et l'efficacité.
• Accomplir d'autres tâches assignées par le(la) directeur(trice).

Qualifications

• Formation postsecondaire en administration de bureau ou des affaires, en communications ou combinaison équivalente d'études et d'expérience.
• Expérience avérée en tant qu'adjoint ou adjointe de direction ou à un poste similaire destiné à épauler la direction.
• Une expérience de travail ou de soutien directement avec des organisations ou communautés des Premières Nations constitue un atout.
• Solides compétences en matière de gestion du temps et d'organisation, y compris la capacité d'établir des priorités et d'accomplir plusieurs tâches simultanément.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et de logiciels de gestion des calendriers et des réunions.
• Savoir faire preuve de discrétion et traiter des renseignements sensibles et confidentiels avec le plus grand professionnalisme.
• Solides compétences en résolution de problèmes et savoir prévoir les besoins et gérer les problèmes de manière proactive.
• Capacité d'adaptation et savoir faire preuve de souplesse dans un milieu de travail dynamique et au rythme rapide.
• Habiletés interpersonnelles exceptionnelles, y compris la capacité d'établir des relations de travail collaboratives.
• Grandes compétences en communication écrite et orale, y compris la capacité de communiquer efficacement des concepts complexes à des auditoires en portant une attention exceptionnelle aux détails.
• Savoir travailler de manière autonome et respecter les délais.
• Une expérience dans la mobilisation de partenaires et la facilitation de processus collaboratifs constitue un atout.
• L'anglais est la langue de travail, mais savoir communiquer efficacement en français ou dans une langue autochtone constitue un atout.

Conditions de travail

• Principalement au bureau, ainsi que des déplacements réguliers pour participer à des réunions, des séances de mobilisation communautaires et des événements.
• Horaires flexibles, y compris en soirée et la fin de semaine afin de répondre aux besoins des communautés et aux priorités de l'organisation.

Exigences physiques et mentales

• Longues périodes de travail au bureau et à l'ordinateur.
• Posséder un niveau élevé de concentration et de résilience émotionnelle est indispensable pour traiter des questions complexes liées à la justice et à la sécurité communautaire.
• Savoir gérer plusieurs priorités dans un milieu de travail au rythme rapide.

Énoncé relatif à la diversité

La préférence sera accordée aux personnes qualifiées d'ascendance autochtone, conformément à l'article 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne .

Pourquoi travailler pour l'APN?

À l'Assemblée des Premières Nations (APN), nous sommes conscients de l'importance de nos employés et nous sommes déterminés à maintenir un milieu de travail favorable, stimulant et gratifiant. En vous joignant à notre équipe, vous bénéficierez des avantages suivants :

• Primes d'assurance maladie payées par l'employeur – Une couverture complète des soins de santé, des soins dentaires et des soins de la vue pour vous et votre famille, dont les primes sont entièrement payées par l'APN.
• Un régime complémentaire de retraite généreux – Un régime de retraite compétitif avec des cotisations importantes de l'employeur pour vous aider à bâtir votre avenir.
• De nombreux jours de congé annuel, congé de maladie et congé personnel – Un congé annuel, un congé de maladie payé et un congé personnel généreux, ainsi que des jours de congé supplémentaires non prévus par la loi tout au long de l'année.
• Soutien au perfectionnement professionnel – Prise en charge de cours, de certifications et de formations pour vous aider à perfectionner vos compétences et à progresser dans votre carrière.
• Fonds de mieux-être – Des fonds annuels que vous pouvez utiliser pour le conditionnement physique, un soutien en santé mentale ou d'autres dépenses liées au mieux-être.
• Emplacement central et moderne – Nos bureaux lumineux et collaboratifs sont situés dans l'édifice Sun Life, au centre-ville d'Ottawa. La station de train léger sur rail (TLR) Parlement est située dans l'édifice, ce qui facilite les trajets quotidiens.
• Commodités – À quelques pas des cafés, restaurants et magasins du centre-ville.
• Un travail enrichissant – Faites partie d'une organisation nationale qui défend les intérêts des Premières Nations et qui améliore le quotidien des communautés partout au Canada.
• Culture axée sur la collaboration et l'inclusion – Travaillez aux côtés de collègues passionnés et dévoués dans un environnement dynamique et solidaire.

Énoncé relatif à l'accommodement

L'Assemblée des Premières Nations (APN) s'engage à maintenir un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation durant le processus de recrutement, veuillez en informer l'agent(e) des ressources humaines au moment où un entretien vous sera proposé.

Toutes les candidatures sont les bienvenues, mais nous ne communiquerons qu'avec les personnes présélectionnées en vue d'une entrevue.

L'APN se réserve le droit d'annuler, de reporter ou de réviser les offres d'emploi à tout moment.

Merci de votre intérêt pour l'APN Nous vous remercions pour votre candidature et nous nous engageons à examiner attentivement votre curriculum vitae. Étant donné que nous nous attendons à recevoir un grand nombre de candidatures, nous ne communiquerons qu'avec les candidats présélectionnés.