Technicien en administration - Projet d’expansion du Port de Montréal à ContrecoeurPort de Montréal • Montreal, Québec, Canada

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Technicien en administration - Projet d’expansion du Port de Montréal à Contrecoeur

Port de Montréal

Montreal, Québec, Canada

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Description Sous la supervision du Directeur principal, la personne titulaire du poste apporte un soutien administratif à l’équipe de la Direction. Il ou elle participe au rayonnement de la direction en assurant un soutien administratif dans divers projets ou événements par le biais d’outils marketing, documentation ou présentation, auprès de l’équipe. Les responsabilités-clés de ce poste sont les suivantes : Assurer une coordination et agit comme personne-ressource pour les communications d’information avec les tiers Organise les rencontres mensuelles et hebdomadaires avec les ressources internes et externes (exemple : comité technique municipalité – comité de liaison etc.) Tenir un registre partagé du calendrier des rencontres du bureau de projet et gérer ce calendrier Prendre note lors des rencontres de comités internes et externes pour le suivi des actions en cours. Relancer les responsables selon la priorité des livrables et les dates d’échéances. Coordonner et assurer le suivi des documents à produire ou des initiatives à mettre en place. Rédige/crée les outils de suivis demandés par le gestionnaire Excel/Word/ Powepoint. Utiliser SAP pour extraire les informations de suivi de vacances afin de supporter le gestionnaire dans l’application des politiques de l’entreprise. Assurer un soutien administratif à la direction et aux projets Rédiger et préparer divers rapports, des présentations, des procès- verbaux, des comptes-rendus, des notes de service, des ordres du jour et diverses correspondances, en effectuant la révision linguistique ainsi que la mise en page, et coordonner la traduction de divers documents ; Assurer le suivi administratif des déplacements ou de tout autre événement du service (préparer les autorisations de voyager, les réservations (vols, hôtels, voitures de location, etc) et les allocations de dépenses ; Rédiger les processus, les procédures et les outils d’aide à la tâche ; Tenir à jour les calendriers de vacances ; Effectuer et/ou modifier différentes demandes (*DA, *DPI, etc.) et en assurer le suivi ; Coor donner l’agenda du/des gestionnaire(s), au besoin ; Procéder à des vérifications d’inventaire des fournitures de bureau et passer des commandes, au besoin ; Effectuer les rapports de dépenses par voyage pour la Direction; Coordonner les étapes de paiement des factures en conformité avec les échéanciers établis, et en assurer le suivi auprès de la Direction des Finances; Veiller à la disponibilité et à l’organisation du matériel de bureau pour la Direction; Tenir, corriger et préparer des données pour le suivi des dossiers de nature budgétaire. Participer à l’amélioration continue des processus de son poste et/ou service, au besoin. Exécuter toute autre tâche connexe. Qualifications Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives ou dans une discipline connexe. 5 ans d’expérience pertinente. Maîtrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l'oral et à l’écrit. Être organisé et savoir assurer la gestion de son temps Rigueur, esprit de synthèse, sens de l’initiative et de l'organisation ; Bon jugement Habiletés interpersonnelles développées, axé sur le travail d'équipe ; Excellente capacité en communication et en rédaction (connaissance approfondie du français et de l’anglais) ; Intérêt marqué pour les chiffres (production de rapports, facturation et suivi du budget) ; Connaissance SAP, un atout .

Montreal, Québec, Canada

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French

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