Réceptionniste/Soutien administratif

SGS

Mississauga, Ontario, Canada

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Job Description Ce poste offre un soutien d’accueil et de bureau à une variété de personnes. Les titulaires doivent être capables d’effectuer plusieurs tâches à la fois pour répondre aux exigences du poste. Ce poste fonctionne sous une supervision limitée. • Responsable du standard téléphonique de la réception, répondre aux téléphones et diriger les appels au besoin. • S’assurer que tous les visiteurs sont enregistrés dans le registre des visiteurs et fournir une assistance, y compris l’accès WIFI et les besoins généraux • Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et d’impression. • Ouvrir tout le courrier entrant, envoyer toutes les factures des fournisseurs au siège social sur une base hebdomadaire, réacheminer le reste du courrier à la personne appropriée sur place. • Trie les documents à classer selon des systèmes de classement particuliers. • Gérer le courrier sortant et rediriger le courrier entrant vers la personne appropriée. • Attribuer, mettre à jour et entretenir les casiers des employés • Commander des blouses de laboratoire, des chaussures de sécurité et des lunettes EPI pour les nouveaux employés • Mettre à jour la liste de distribution des employés dans Outlook • Attribuez des porte-clés et des cartes Kronos aux nouveaux employés. • Attribuez les casiers aux nouveaux employés et maintenez la liste des casiers à jour • Initier l’accès aux demandes des utilisateurs informatiques pour les nouvelles embauches • S’assurer que la trousse de bienvenue des nouveaux employés est préparée avant la date d’entrée en fonction • Gérer les réservations de salles de réunion via Outlook • Assurer le bon fonctionnement des fournitures de bureau et de cuisine, de l’équipement et de la machinerie de bureau, et organiser tous les travaux d’entretien et de réparation. • Organiser des déjeuners, des réunions et des fonctions avec les clients, et coordonner les participants. • Organiser les réservations de voyage et d’hébergement. • Organiser les besoins d’expédition. • Être appelé à aller chercher de la nourriture dans un magasin voisin pour des réunions avec des clients. • Responsable d’Iron Mountain – envoi et récupération des fichiers • Responsable de la coordination avec l’entreprise de déchiquetage. • Responsable de la vérification des demandes WorkFlowGen du laboratoire • Se voir confier, périodiquement, des projets spéciaux ou ponctuels. Qualifications • Éducation : Diplôme d’études collégiales • Expérience : 1 an d’expérience professionnelle antérieure dans un rôle lié à l’administration • Doit être capable de lire, de comprendre et de suivre les instructions de travail de manière sûre, précise et rapide. • Les candidats doivent maîtriser l’utilisation de divers types de logiciels informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.). • Une solide compréhension des applications Oracle serait également un atout. • Capacité avérée à gérer et à coordonner plusieurs projets dans un environnement hautement professionnel au rythme rapide. • Démontre d’excellentes compétences en communication verbale et écrite, y compris la grammaire et la composition. • Capacité à bien travailler avec les autres et de manière indépendante avec des compétences de leadership éprouvées • Compétences avérées en gestion du temps et un grand souci du détail. • Fonctionne bien sous pression. • Assurer le respect total des politiques de l’entreprise en matière de santé et de sécurité, de code d’intégrité et de conduite professionnelle.

Mississauga, Ontario, Canada

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