Pay Administrator

City of Iqaluit

Iqaluit, Nunavut, Canada

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Title: Pay Administrator Department: Corporate Services Status: Full-time permanent Salary: $42.40 per hour, 35 hour/week Settlement Allowance: $20,907.43 per annum Union Status: Unionized Closing Date: OPEN UNTIL FILLED The Pay Administrator reports to the Controller. In this role they are responsible for all aspects of a non-unionized and unionized automated payroll system administration and reconciliation. Key Duties Responsibilities Administe and maintain all aspects of pay for Municipal staff (Update employee payroll profiles, explain/interpret Municipal policies, bylaws and collective agreements to management and employees on payroll related issues); Ensure biweekly time sheets are summarized, submitted, authorized, as required for payroll processing; Ensure that payroll cheques and/or other payments are issued to employees; Provide periodical detailed reports to management on overtime and other areas of labour expenditure, payroll budget reports; Prepare biweekly and monthly payroll and benefit journal entries and payroll accruals; Reconcile on a monthly basis external payroll and benefits with general ledger accounts; Ensure that all source deductions, third party obligations for benefits, CEBA, RRSP and union dues are deducted, and continuity and reconciliation schedules are maintained; Ensure that all casual staff have an authorized sign-up form; Prepare biweekly/monthly cheque requisitions (Garnishes, rent, RRSP, CEBA, union dues, payroll tax remittances and any and all other miscellaneous deductions); Prepare invoices on a monthly/quarterly basis and the necessary payroll back-up for funding programs; Administe employee leave benefits (sick leave, special leave, vacation leave, lieu time and other kinds of leave); Assist in the development of and maintaining payroll policies and procedures; Process the required forms for terminated employees, including completion of employment records and any other required documentation; Process salary adjustments; Prepares statistical reports/listings; Provide research and costing for negotiations; Assist with wage and salary administration for existing or future positions; Prepare and issues T4's, T4A s, T4 and T4A Summaries, and assists with any other statutory or non-statutory filings with respect to payroll or benefits; Prepare year-end working papers related to payroll, and assists with WSCC with applicable continuity and reconciliations to the general ledger; Assists the Controller in special assignments; Other related duties as may be assigned. Required Education and Experience Minimum Level of Education/Training: College diploma or bachelor s degree in business administration, accounting or other related area, with National Payroll Institute membership and/or credentials. Minimum Level of Experience: Minimum 3 years in accounting and Canadian payroll. Minimum 3 years in Excel and word processing with the ability to maintain neat, understandable, and accurate records Assets: Courses in payroll and benefits administration Experience with Dayforce/Ceridian, Microsoft GP dynamics. Additional Requirements: Security Clear Criminal and Vulnerable Sectors Record Check; Indigenous Language Ability to communicate in Inuktitut is an asset. Note: Equivalencies that include a combination of education and experience may be considered at the time of selecting candidates when the requisite skill attainment can be demonstrated. All relevant certifications are required at time of application. The successful candidate would be required to submit a Criminal Record Check. ! : : : : $42.40 , 35 / : $20,907.43 : : . . . ( , / , ); , , , ; / ; , ; ; ; , , CEBA, RRSP , ; ; / ( , , RRSP, CEBA, , ); / ; ( , , , ); ; , ; ; / ; ; ; T4, T4A, T4 T4A , ; - , WSCC- ; ; . / : , , / . : 3- . 3- , , : /Ceridian- , Microsoft GP- . : ; . : . . . La Ville d Iqaluit est la recherche d administrateur de la paie d exp rience pour se joindre son quipe. Titre : Administrateur de la paie Service : Services g n raux Statut : Temps plein, permanent Salaire : 42,40 $ par heure, 35 heures/semaine R glement Allocation : 20 907,43 $ par ann e Statut syndical : Syndiqu Date de cl ture : JUSQU CE QUE LE POSTE SOIT POURVU Cette offre d emploi est ouverte tous. L administrateur de la paie rel ve de la personne au poste de la paie. Dans le cadre de ces fonctions, la personne est responsable de tous les aspects d administration et de rapprochement du syst me automatis de paie des non-syndiqu s et des syndiqu s. Principales fonctions et responsabilit s Administrer et tenir jour tous les aspects de la r mun ration du personnel municipal (mettre jour les profils de paie des employ s, expliquer et interpr ter les politiques municipales, les r glements administratifs et les conventions collectives la direction et aux employ s sur les questions li es la paie); S assurer que les feuilles de temps bihebdomadaires sont synth tis es, soumises et autoris es, selon les exigences du traitement de la paie; Veiller ce que les ch ques de paie et/ou autres paiements soient mis aux employ s; Fournir des rapports p riodiques d taill s la direction sur les heures suppl mentaires et d autres secteurs de d penses de main-d uvre, ainsi que des rapports sur le budget de la paie; Pr parer les critures au journal de paie et des avantages sociaux toutes les deux semaines et tous les mois, ainsi que les charges salariales accumul es; Effectuer le rapprochement mensuel de la paie externe et des avantages sociaux avec les comptes du grand livre; S assurer que toutes les retenues la source, les obligations de tiers pour les avantages sociaux, le compte d urgence pour les entreprises canadiennes (CUEC), les REER et les cotisations syndicales sont d duits, et que les calendriers de continuit et de rapprochement sont tenus jour; S assurer que tout le personnel occasionnel dispose d un formulaire d inscription autoris ; Pr parer les demandes de ch ques toutes les deux semaines ou tous les mois (saisie-arr t, loyer, REER, CUEC, cotisations syndicales, remises d imp t sur la paie et toutes les autres retenues diverses); Pr parer les factures sur une base mensuelle/trimestrielle ainsi que les feuilles de paie n cessaires pour les programmes de financement; G rer les avantages li s aux cong s des employ s (cong de maladie, cong sp cial, cong annuel, cong compensatoire et autres types de cong ); Aider l laboration et au maintien des politiques et des proc dures de paie; Traiter les formulaires requis pour les employ s licenci s, y compris remplir les relev s d emploi et tout autre document requis; Traiter les ajustements salariaux; Pr parer des rapports/listes de statistiques; Fournir des tudes et tablir les co ts pour les n gociations; Aider l administration des salaires et des salaires pour les postes existants ou futurs; Pr parer et mettre les T4, T4A, T4 et T4A sommaires, et aider remplir toute autre d claration statutaire ou non statutaire concernant la paie ou les avantages sociaux; Pr parer les documents de travail de fin d ann e li s la paie et aider la CSTIT assurer la continuit et les rapprochements applicables au grand livre g n ral; Assister le contr leur dans ses affectations sp ciales; Autres t ches connexes qui peuvent tre assign es. Formation et exp rience requises Niveau minimum d tudes/de formation : Dipl me d tudes coll giales ou baccalaur at en administration des affaires, en comptabilit ou dans un autre domaine connexe, avec adh sion l Institut national de la paie et/ou titres de comp tences. Niveau minimum d exp rience : Au moins 3 ans d exp rience en comptabilit et en gestion de la paie au Canada. Au moins 3 ans d exp rience dans Excel et le traitement de texte, avec la capacit de tenir des dossiers nets, compr hensibles et exacts. Atouts : Cours en administration de la paie et des avantages sociaux Exp rience avec Dayforce/Ceridian, Microsoft GP Dynamics. Exigences suppl mentaires : S curit V rification des ant c dents criminels et des ant c dents relatifs aux secteurs vuln rables; Langue autochtone Capacit de communiquer en inuktitut, un atout. Remarque : Les quivalences qui comprennent une combinaison de formation et d exp rience peuvent tre prises en consid ration au moment de la s lection des personnes candidates lorsque les comp tences requises peuvent tre d montr es. Toutes les certifications pertinentes sont requises au moment de d poser votre candidature. La candidature retenue doit accepter de proc der une v rification de son casier judiciaire. Powered by JazzHR

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