Administrative Assistant

CIE_101 Beneva Inc.

Montreal, Québec, Canada

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Description : Relevant de la Vice-présidente – Affaires corporatives, vous aurez à l'assister, ainsi que la Vice-Présidente Conformité, en offrant un soutien administratif proactif . Vous veillerez à anticiper leurs besoins et à faciliter l'exécution des travaux en assurant la priorisation et le suivi des activités quotidiennes telles que la gestion de l’agenda, l’organisation d’événements, la préparation de comptes de dépenses et la révision et conception de divers documents. Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes : Assurer l’organisation, la gestion ainsi qu’un suivi rigoureux de l’agenda des vice-présidentes. Tenir à jour les agendas électroniques, convocations de réunions statutaires et autres, préparer les documents requis en vue des réunions, supporter les deux équipes de direction dans la planification et la coordination de rencontres tant à l’interne qu’à l’externe. Planifier, organiser et prendre en charge la logistique des rencontres des vice-présidentes ; participer à l’animation de segments d’ordre administratif et rédiger les comptes rendus du comité de gestion des vice-présidences, le cas échéant. Rédiger des lettres et effectuer l’assurance qualité, et la mise en forme de documents, rapports demandés. Participer à l’élaboration et la mise en forme de présentations auprès de différents comités de l’organisation. Manipuler des documents et des dossiers confidentiels, notamment des dossiers litigieux, des procédures judiciaires, des cahiers d’autorités, des informations corporatives et en lien avec les employés. Planifier les voyages d’affaires (réservations de chambres d’hôtel, d’avion et de train); avec l’outil Concur, compléter les allocations de dépenses des Vice-présidentes et de leurs relevant directs non gestionnaires. Participer au bon déroulement des demandes de projet d’aménagement: en faire la demande, assurer un suivi du matériel manquant tant pour le poste de travail que pour l’emplacement. Recueillir l’information de différents secteurs aux fins de production de rapports et garder le temps et les échéances des différents livrables des vice-présidences. Vos talents et qualifications : Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou en secrétariat. Minimum de 7 ans d’expérience pertinente comme adjoint(e) de direction Maîtrise avancée des outils de la suite MS Office (word, Powerpoint..) Maîtrise avancée de la langue française et anglaise , tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise #LI-JD1 #S1

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