ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE) ET LOGISTIQUEAFRI RH • Bellevue, Alberta, Canada

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ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE) ET LOGISTIQUE

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Responsabilités et tâches : Contribuer au processus de passation de marchés pour les biens du bureau, les fournitures consommables et les services ; Préparer des tableaux comparatifs et participer au comité de sélection ; Garantir la pleine conformité et l’application des règles, procédures et bonnes pratiques standard et du bureau en matière de marchés publics ; Assurer le suivi des activités et des tâches réalisées par les contractants, comme indiqué dans les contrats de services/marchés publics ou les bons de commande signés ; Vérifier et assurer le suivi des garanties et services après-vente offerts par les prestataires ; Vérifier le bon état des biens appartenant à l’entreprise; Assurer le suivi de l’utilisation des biens et rend compte de tous les changements (par exemple, gestion et suivi des stocks) ; Surveiller la maintenance de l’équipement de bureau en veillant à ce que les réparations soient effectuées en temps utile si nécessaire ; Superviser et assurer la maintenance et le bon fonctionnement des autres équipements et du mobilier de bureau ; Assurer la mise en place, la maintenance et la disponibilité des équipements et du mobilier de bureau non informatiques pour garantir des postes de travail fonctionnels ; Assurer le suivi de l’utilisation et de la maintenance des équipements de communication en coordination avec le/la gestionnaire des technologies de l’information ; Superviser la gestion des véhicules et des chauffeurs, coordonner leurs activités, assurer leur entretien adéquat et prépare les rapports logistiques mensuels ; Assurer le suivi administratif lié aux véhicules et aux chauffeurs, y compris la gestion des accidents, le suivi des tâches et horaires, ainsi que le remboursement des frais d’usage privé, en coordination avec les services concernés ; Assure le suivi et la mise à jour de l’inventaire dans la base de données, en enregistrant tout achat, transfert, don ou déclassement à l’aide du formulaire d’identification prévu ; Vérifier l’étiquetage et la conformité des biens avec la base de données d’inventaire, et mettre à jour la liste d’inventaire mensuelle pour le rapport financier ; Assurer le soutien protocolaire et administratif auprès des autorités locales Veiller au respect des réglementations et appuyer le personnel lors de déploiements urgents en zones de crise ; Gérer les formalités protocolaires liées à l’accréditation, aux privilèges et exemptions du bureau et des assistant(e)s techniques et coordonner les appels d’offres pour le logement, la sécurité et autres services en lien avec leur séjour ; Assurer la gestion administrative et logistique des logements des AT, de la rédaction des contrats à la restitution des lieux, en coordonnant les réparations, les formalités de fin de contrat, la collecte des justificatifs et le suivi des factures éventuelles après leur départ. Assurer le suivi du dédouanement des biens, des effets de déménagement des AT et des véhicules achetés par ces derniers durant les six premiers mois de leur contrat. Coordonner la logistique entre bureaux, soutenir les urgences et gérer l’administration selon les procédures. ; Organiser la logistique des séminaires, accompagner la formation et l’accueil, gérer les fichiers administratifs confidentiels, effectuer des traductions, et superviser le soutien logistique. Compétences Recherchées Capacités à gérer et coordonner les activités d’une structure internationale ; Maîtrise des structures organisationnelles ; Capacité à gérer des équipes multiculturelles ; Autonomie, rigueur et sens de l’organisation ; Forte orientation résultats et esprit d’initiative ; Capacité à travailler sous pression ; Leadership affirmé ; Sens très élevé de Responsabilité ; Gestion efficace des priorités. Profil Recherché Licence universitaire en gestion de projet, administration des affaires, sciences sociales ou développement international ; Au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente au niveau national ou international dans le domaine de l’administration, de la passation de marchés ou de la logistique ; Capacité à travailler sous pression sur un poste multitâche ; Une expérience préalable dans une organisation gouvernementale ou internationale constitue un atout ; Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) ; Pour postuler, vous pouvez envoyer votre CV à l’adresse mail

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