Document Controller

Egis Group

Montreal, Québec, Canada

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Description du poste Nous recherchons un(e) gestionnaire de documents rigoureux(se) et organisé(e) pour soutenir nos équipes d'ingénierie et de gestion de projet. La personne retenue contribuera à la gestion de la documentation projet, au soutien des flux de travail internes et à la tenue de registres précis tout au long du cycle de vie du projet. Une formation et un accompagnement seront assurés pour une intégration réussie à nos processus et systèmes. Gestion des documents entrants et sortants : s oumissions, transmissions, révisions et approbations. Contrôle de la conformité des documents aux standards du projet, à la nomenclature des documents et aux exigences de qualité internes. Tenue à jour des registres et métadonnées des documents. Coordination des revues de documents et des flux d'approbation avec les équipes internes et externes. Gestion des versions des documents et diffusion des seules versions approuvées. Téléchargement, classement et archivage des documents dans le système de gestion documentaire (GED). Accompagnement des chefs de projet, des ingénieurs et des parties prenantes dans l'utilisation de la GED, avec formation si nécessaire. Suivi des échéances de documentation et soutien à la soumission des documents dans les délais. Production de rapports simples sur l'état d'avancement des documents et les actions en cours. Traiter les informations sensibles avec confidentialité et professionnalisme. We are looking for a highly organized and detail-oriented Document Controller to support our engineering and project teams . The successful candidate will help manage project documentation , support internal workflows, and maintain accurate records throughout the project lifecycle . Training and guidance will be provided to ensure a smooth integration into our processes and systems. Support the management of incoming and outgoing project documents, including submissions, transmittals, revisions, and approvals. Assist in ensuring documents follow project standards, naming conventions, and internal quality requirements. Maintain accurate and up-to-date document registers, logs, and metadata. Coordinate document reviews and approval workflows with internal and external teams. Help control document versions and ensure that only the latest approved documents are circulated. Upload, classify, and archive documents in the document management system (DMS). Support project managers, engineers, and stakeholders in using the DMS, with training provided as needed. Monitor documentation deadlines and support timely document submissions. Generate basic reports on document status, progress, and outstanding actions. Handle sensitive information with confidentiality and professionalism. Qualifications Diplôme d'études collégiales ou baccalauréat en génie, administration, gestion documentaire , contrôle de la qualité ou dans un domaine connexe. Une expérience en gestion documentaire, en soutien administratif ou en coordination est un atout. Connaissance de base des processus de gestion documentaire. La familiarité avec les systèmes de gestion documentaire (p. ex. Mezzoteam, Aconex, ProjectWise, SharePoint, Procore ou plateformes similaires) est un avantage. Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook). Intérêt pour le travail avec des documents et des dessins techniques ; la connaissance des normes de métadonnées est un atout. Rigueur, précision et sens de l’organisation. Bonnes aptitudes à la communication et aisance au sein d’équipes multidisciplinaires. Capacité à gérer les tâches et à établir des priorités dans des délais serrés. Maîtrise du Français et de l'Anglais dans le milieu professionnel. College diploma or bachelor’s degree in engineering, administration, records management, quality control, or a related field. Experience in document control, administrative support, or coordination roles is an asset. Basic understanding of document management processes. Familiarity with document management systems (e.g., Mezzoteam, Aconex, ProjectWise, SharePoint, Procore or similar platforms) is an advantage. Good knowledge of Microsoft Office (Excel, Word, Outlook). Interest in working with technical documents and drawings; familiarity with metadata standards is a plus. Strong attention to detail, accuracy, and organization. Good communication skills and comfort working with multidisciplinary teams. Ability to manage tasks and prioritize under tight deadlines. Ability to speak and wright French and English in a work environment. Informations complémentaires Egis Canada est un employeur qui offre des opportunités égales et qui propose un salaire et des avantages compétitifs à ceux qui possèdent les compétences nécessaires pour répondre aux besoins de nos clients. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes handicapées. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection. Ce poste est éligible à une prime de recommandation dans le cadre du programme de recommandation. Si vous avez été recommandé, veuillez indiquer le nom de l'employé qui vous a recommandé au moment de votre candidature. Egis Canada is an equal opportunities employer offering a competitive salary and benefits to those with the skills suited to the needs of our clients. We welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available upon request for candidates taking part in all aspects of the selection process. This role is eligible for a referral bonus in line with the Referral Program. If you have been referred, please provide the name of the employee who has referred you at the time of your application.

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