Coordonnateur de bureau et secrétaire exécutif/Office and Executive Support ManagerMiebach • Montreal, Québec, Canada

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Coordonnateur de bureau et secrétaire exécutif/Office and Executive Support Manager

Miebach

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À propos de Miebach Miebach Consulting est un leader mondial dans le domaine du conseil et de l'ingénierie en matière de chaîne d'approvisionnement. Depuis plus de 50 ans, nous travaillons en partenariat avec des organisations du monde entier pour concevoir, optimiser et transformer leurs chaînes d'approvisionnement en avantages concurrentiels stratégiques. Notre approche du conseil intègre une expertise opérationnelle approfondie, des analyses avancées et une réflexion innovante afin d'obtenir des résultats mesurables pour les entreprises. About Miebach Miebach Consulting is a global leader in supply chain advisory and engineering. For more than 50 years, we have partnered with organizations worldwide to design, optimize, and transform their supply chains into strategic competitive advantages. Our consulting approach integrates deep operational expertise, advanced analytics, and innovative thinking to deliver measurable business impact. Résumé du poste Miebach Consulting recherche un(e) responsable administratif(ve) et secrétaire de direction très organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir les opérations de notre bureau de Montréal. Ce poste à temps partiel est idéal pour une personne ingénieuse et soucieuse du détail qui s'épanouit dans un environnement de conseil international et collaboratif. Sous la responsabilité du contrôleur financier et du directeur administratif, et en lien avec le PDG, le/la candidat(e) retenu(e) supervisera les tâches administratives quotidiennes, fournira un soutien exécutif et contribuera à assurer le bon fonctionnement et le professionnalisme de l'environnement de travail. Principales responsabilités Administration et gestion du bureau • Superviser les opérations quotidiennes du bureau de Montréal, assurer la liaison principale avec la direction de l'immeuble, gérer les fournitures de bureau (y compris le café, la nourriture, etc., les besoins en matière d'installations et la coordination des fournisseurs. • Installation des nouveaux employés : commande d'ordinateurs, équipement, accès par carte au bureau • Tenir à jour les systèmes de classement et s'assurer que la documentation et les dossiers sont à jour et conformes. • Organiser les événements du bureau (événements estivaux et hivernaux ainsi que les événements festifs) et coordonner la logistique des réunions internes, des ateliers ou des formations. • Accueillir les invités et assurer une présence professionnelle et efficace à l'accueil. • Aider à la coordination des programmes internes de bien-être et d'engagement pour le bureau de Montréal. Soutien à la direction et à l'équipe • Fournir un soutien administratif au directeur du bureau et aux consultants seniors, y compris la gestion du calendrier et la préparation des documents internes. • Tenir des registres précis des dépenses du bureau et assurer la liaison avec le service comptable pour les remboursements et le suivi des factures. Assistance financière et RH • Aider à la préparation des rapports de dépenses mensuels et à la coordination des données de paie pour l'équipe de direction et les autres employés. • Assurer la coordination avec les prestataires externes (paie, juridique, assurance) pour gérer les documents requis et les registres de conformité. • Gérer les ordres du jour des réunions, coordonner les préparatifs de voyage et aider au tri des courriers électroniques. • Aider à respecter les échéances administratives annuelles (renouvellement du régime de santé, dépôts de documents auprès des autorités, etc. Projets spéciaux • Selon les besoins Qualifications • Diplôme en administration, en commerce, en ressources humaines ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente. • Au moins 3 ans d'expérience administrative, de préférence dans un cabinet de services professionnels ou de conseil. • Solides compétences en communication écrite et orale en anglais et en français. • Maîtrise avancée de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ; la connaissance de QuickBooks ou Concur est un atout. • Grand souci du détail, style de travail proactif et discrétion dans les questions confidentielles. • Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant avec des équipes internationales. Pourquoi rejoindre Miebach ? • Horaires de travail flexibles (entre 20 et 30 heures par semaine) • Programme de bien-être et initiatives de soutien aux employés • Événements sponsorisés par l'entreprise • Potentiel d'évolution de carrière au sein d'une organisation internationale • Culture de travail collaborative, multilingue et axée sur les objectifs Office Manager and Executive Secretary Job Summary Miebach Consulting is seeking a highly organized and proactive Office Manager and Executive Secretary to support our Montreal office operations. This part-time role is ideal for a resourceful and detail-oriented individual who thrives in a collaborative, international consulting environment. Reporting to the Financial Controller and Administration Manager, and dotted line to the CEO, this successful candidate will oversee daily administrative tasks, provide executive support, and help ensure a well-functioning, professional office environment. Key Responsibilities Administrative familiarity with QuickBooks or Concur is an asset.Strong attention to detail, proactive work style, and discretion with confidential matters.Ability to work independently while collaborating with global teams. Why Join Miebach? Flexible working schedule (within 20–30 hours/week)Wellness program and employee support initiativesCompany-sponsored eventsCareer growth potential within a global organizationA collaborative, multilingual, and purpose-driven work culture PI89ac31bc8e8b-

Montreal, Québec, Canada

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