About
Une entreprise d'Ottawa est à la recherche d'un assistant administratif/réceptionniste efficace et organisé pour se joindre à son équipe.
Description sommaire
Sous la direction du directeur commercial et du directeur général, le titulaire du poste apporte un soutien à tous les employés en ce qui concerne les installations, les fournitures de bureau, l'équipement, l'organisation des réunions et la réception, dans le respect des procédures et des budgets approuvés. La personne en poste travaille en étroite collaboration avec l'équipe des opérations afin de maintenir à jour les bases de données et les systèmes d'archivage de l'entreprise.
Tâches et responsabilités
Soutien administratif général
- Aider à la préparation des réunions (organisation, invitations, documents d'information, etc.
- Mettre en place l'espace de réunion (disposition, installation technique, rafraîchissements) et nettoyer/détruire après les réunions et les événements.
- Fournir des services de traduction occasionnels (anglais/français) pour les petits documents et coordonner la traduction externalisée pour les documents plus importants.
- Gérer l'agenda, coordonner, organiser et préparer les réunions.
- Mettre en ordre et relire la correspondance et les rapports, y compris la rédaction de procès-verbaux et de projets de courriels et de lettres.
- Aider à la recherche d'événements, de prestataires de services et d'installations.
- Gérer les listes d'invitations, les fusions de courriers et coordonner la logistique.
- Maintenir les fournitures de bureau.
- Trier et coordonner le courrier entrant et sortant, les paquets de courrier et l'expédition.
- Gestion des courriels et du calendrier.
- Répondre rapidement et professionnellement aux appels et aux demandes de renseignements reçus par courriel, par téléphone ou en personne.
- Suivre les procédures pour fournir des services aux membres.
Outre ces responsabilités, le titulaire de ce poste apporte un soutien administratif aux assistants exécutifs et un soutien administratif général à d'autres membres du personnel, le cas échéant.
Profil recherché
- Certificat en administration ou bureautique.
- 2 à 5 ans d'expérience dans le soutien administratif et/ou la gestion de bureau.
- Excellentes compétences en communication à l'écrit et à l'oral.
- Anglais fonctionnel en milieu de travail.
- Compétences informatiques supérieures avec la suite Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, Outlook et réseaux sociaux.
- Expérience en comptabilité de base et connaissance du logiciel Simple Comptable (un atout).
- Polyvalence, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
- Capacité à travailler sous pression, à respecter les délais et à tolérer les interruptions.
- Souci du détail, jugement et discrétion.
- Capacité à travailler de manière autonome, à rester calme et professionnel.
- Poste permanent à temps plein (34 heures par semaine). Du lundi au jeudi de 8h00 à 16h00 et le vendredi de 8 h à 12 h.
- Salaire entre 25$ et 35$ de l'heure selon l'expérience + avantages sociaux.
*Le masculin a été utilisé afin d'alléger le texte.
Languages
- French
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