Adjoint(-e) administratif(-ve)

Océan

Quebec, Québec, Canada

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TU SOUHAITES TE JOINDRE À UNE ENTREPRISE DE GRANDE ENVERGURE DANS LAQUELLE TA CONTRIBUTION SERA RECONNUE? LIS LA SUITE, CETTE OFFRE EST PARFAITE POUR TOI! Nous recherchons activement un adjoint administratif pour assurer le soutien au vice-président exécutif – affaires corporatives et partenariats et son équipe. Il sera également responsable de la conformité linguistique de l’ensemble des communications internes et externes de l’organisation. De plus, il pourrait être appelé à apporter un support administratif à l’équipe talents et culture. POURQUOI MONTER À BORD? TES TALENTS SERVIRONT À RELEVER LES DÉFIS SUIVANTS : Soutenir le vice-président exécutif – affaires corporatives et partenariats (VPE-ACP) et son équipe dans la réalisation de diverses tâches quotidiennes. Tenir à jour le calendrier du VPE-ACP pour coordonner les réunions, les rendez-vous et les divers engagements internes et externes. Rédiger des procès-verbaux de certaines rencontres sur lesquelles siège le VPE-ACP. Créer les notes de frais du VPE-ACP et les soumettre pour approbation. Codifier les factures et assurer une vigie du budget de la vice-présidence exécutive – ACP. Assurer la conformité linguistique et le respect des gabarits de toutes les communications internes et externes de l’organisation, et en effectuer la traduction. Soutenir les équipes de développement des affaires en assurant la mise à jour des divers documents corporatifs (profils et CV corporatifs, notes biographiques, fiches de projet, fiches techniques jointes aux soumissions, présentations PowerPoint, etc.) et effectuer la collecte d’informations s’y rattachant. Créer et maintenir les documents de référence internes (entités légales, baux, lexiques maritimes, liste des certificats et des sociétés de classification, etc.). Effectuer la mise en page et la correction des diverses conventions collectives et autres documents administratifs. Organiser les réunions internes et externes pour les membres des équipes affaires corporatives et partenariats et effectuer les réservations nécessaires. Effectuer les réservations nécessaires en lien avec les divers déplacements du VPE-ACP ainsi que pour les membres des équipes affaires corporatives et partenariats. Maintenir à jour le calendrier de l’ensemble des événements externes (congrès, événements divers, tournois de golf, etc.) et en assurer la distribution à l’interne pour validation des participants. Participer et apporter son soutien aux activités prévues au système de gestion de la santé, sécurité et environnement. NOTRE COLLÈGUE IDÉAL POSSÈDE : Diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou secrétariat ou autre formation pertinente Expérience pertinentes dans un rôle similaire (atout) Excellente connaissance des logiciels de la Suite Microsoft Office Langues : niveau avancé en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit Habileté à effectuer des traductions (français-anglais / anglais-français)

Quebec, Québec, Canada

Languages

French

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