Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter im Sekretariat der Abteilung 2 (d/m/w)

Als Public-Health-Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.

Unsere Abteilung 2 für Epidemiologie und Gesundheitsmonitoring freut sich auf Ihre Bewerbung!

Das Sekretariat der Zentralen Abteilungsverwaltung (ZAV) unterstützt die Abteilungsleitung und die Fachgebiete bei ihren täglich anfallenden Aufgaben. Dies kann von Reisevorbereitung/-nachbereitung, Produktbestellungen, Unterstützung von Präsentationen, Protokollführung in Sitzungen bis hin zu Veranstaltungsplanung und Erlassbearbeitung reichen.

Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiterim Sekretariat der Abteilung 2 (d/m/w)

• Arbeitsbeginn nächstmöglich
• Befristung unbefristet
• Standort Berlin
• Bewerbungsfrist 10.06.2025
• Vergütung E 5 TVöD
• Referenznummer 1292063 | 060/25

• Erstellung von Abbildungen, Grafiken und Präsentationen in geeigneten Programmen (z. B. Excel, PowerPoint, Visio, Photoshop)
• redaktionelle Überarbeitung von Briefen, Berichten und wissenschaftlichen Manuskripten unter Berücksichtigung der Layoutvorgaben
• Erstellung von Korrespondenz nach (hand‑)schriftlicher Vorlage oder Diktat
• Erstellung von Protokollen
• Sichtung und Bearbeitung postalischer Vorgänge inklusive Schriftgutverwaltung im DMS/VBS
• administrative und logistische Abwicklung nationaler und internationaler Veranstaltungen, Tagungen und Workshops sowie Unterstützungsleistungen bei der Koordination der Programminhalte
• Organisation von Telefon- und Videokonferenzen sowie Dienstreisen inkl. Vor- und Nachbereitung
• Bestellungen und Budgetkontrolle für Sachmittel
• Betreuung des Abteilungstelefons (Beantwortung allgemeiner Fragen und Weitervermittlung an vorgegebene Ansprechpersonen)

Formale Voraussetzungen

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/​‑r, Fachangestellte/​‑r für Bürokommunikation oder eine vergleichbar qualifizierende Berufsausbildung

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

• im sicheren Umgang mit Microsoft-Office-Programmen (Excel, Word, PowerPoint, Outlook), insbesondere in der Erstellung von Serienbriefen sowie in der Grafik- und Tabellenerstellung
• Sprachkenntnisse (CEFR‑Niveau): Deutsch C2, Englisch mindestens B1

Wünschenswert

• Berufserfahrung im wissenschaftlichen Verwaltungsbereich
• Kenntnisse im Travel Management System (TMS) und MachWeb System
• Erfahrung in der Anwendung von Literaturverwaltungsprogrammen (z. B. Endnote)
• Erfahrung im Umgang mit einem Dokumenten-Management-System (vorzugsweise DMS/VBS, eAkteBund)

Persönliche Kompetenzen

• Leistungsbereitschaft mit vorausschauendem Handeln in Bezug auf den eigenen Arbeitsbereich
• Belastbarkeit mit ständigem Überblick über die eigenen Aufgaben
• Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit zur Sicherung und Verbesserung der Qualität von Arbeitsprozessen
• Kommunikationsfähigkeit und zuvorkommendes, freundliches und wertschätzendes Verhalten gegenüber anderen
• Kooperations- und Teamfähigkeit für ein gemeinsames Ergebnis
• Verhandlungsgeschick durch Konzentration auf konkrete Ziele

Weitere Voraussetzungen

• Bereitschaft zur Teilnahme an einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) sowie deren positiver Abschluss

• 30 Tage Urlaub und dienstfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• bis zu 50 % mobile Arbeit möglich
• transparente Bezahlung gemäß Tarifvertrag inkl. Jahressonderzahlung und regelmäßigen Entgelterhöhungen
• sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Teilzeitmöglichkeiten
• individuelle Fortbildungsmöglichkeiten und ein breiter Trainingskatalog für die persönliche Weiterentwicklung
• Sportangebote wie Yoga, Laufveranstaltungen, Kooperationen mit Fitness Studios u. v. m.
• Deutschlandticket-Job mit Zuschuss

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