Agent(e) administratif(-ive), Tableau de l'Ordre

Rôle dans l'organisation

La personne titulaire du poste gère les dossiers et effectue la mise à jour du Tableau de l'Ordre. Elle veille à l'exactitude des données et atteste des renseignements qui s'y retrouvent. De plus, elle renseigne et accompagne les CPA ainsi que le public concernant l'ensemble des activités liées au Tableau.

Principales responsabilités/activités

• Renseigne et accompagne les membres ainsi que le public dans les domaines liés au Tableau de l'Ordre, tels que les ajouts et retraits du Tableau, permis, accréditations, titres, autorisations et autres statuts. Obtient les informations nécessaires, évalue les impacts et fournit les renseignements appropriés. Signale les situations de non-conformité aux équipes concernées;
• Reçoit, analyse et valide les demandes relatives aux activités du Tableau de l'Ordre, soit les demandes de réinscription et d'affiliation. S'assure de la conformité et de l'intégralité des dossiers, identifie les incohérences ou situations nécessitant une attention particulière et effectue les suivis afférents;
• Est responsable de la logistique administrative liée aux permis temporaires et restrictifs. Veille au maintien des conditions de détention, obtient les autorisations nécessaires de l'Office québécois de la langue française, suit les résultats à l'examen de français et procède au renouvellement ou au retrait des permis. Accompagne les membres tout au long du processus;
• Maintient à jour les informations contenues au Tableau de l'Ordre suivant les décisions des différents comités ou en fonction des différents processus établis. Traite les données en temps opportun pour garantir la fiabilité et l'exactitude du Tableau;
• S'assure de l'intégralité des données qui se retrouvent au Tableau de l'Ordre en réalisant des contrôles et des tests sur une base hebdomadaire tout en effectuant les suivis requis;
• Prépare et achemine les communications officielles liées aux changements apportés au Tableau, y compris les avis légaux pour le Bulletin CPA et ceux du ministère de la Justice en utilisant, lorsque requis, un logiciel de gestion de communication de masse;
• Prépare et coordonne l'émission et l'acheminement des permis, en assure le contrôle de la qualité et gère l'inventaire;
• Prépare la facturation ainsi que les demandes de remboursement et assure le suivi des paiements dans les différents processus liés à ses fonctions;
• Produit des attestations officielles pour le Bureau du syndic, les cabinets ainsi que les différents organismes et coordonne la production de celles impliquant plusieurs départements afin d'en assurer l'exactitude;
• Produit divers rapports, statistiques et validations à la demande des autres équipes, dont la liste bimensuelle des entrées et des sorties du Tableau;
• Assure la gestion documentaire des dossiers liés à ses fonctions, contribue à l'amélioration des processus et outils ainsi qu'à la mise à jour des procédures;
• Effectue toute autre tâche requise dans le cadre de ses fonctions.

Qualifications
Formation et expérience

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, bureautique ou autre domaine connexe;
• 2 à 4 ans d'expérience dans un poste comportant des fonctions et responsabilités similaires;

Une combinaison de formation dans ce domaine et d'années d'expérience pertinentes pourrait également être considérées

Champs d'expertise

• Code des professions et règlements
• Exercice de la profession
• Expérience clients

Connaissance des outils

• CPAQ
• Suite office