Office Manager (a) 80-100%

EinleitungDie VAC SYSTEMS AG entwickelt als Pionier Vakuumentwässerungs-Entsorgungssysteme für GU/Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden im In- und Ausland und leistet dabei einen grossen Beitrag zur Schonung des Wassers und der Umwelt.Im Zuge des Firmenausbaus suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als:Office Manager(a) 80 – 100%In dieser abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Position koordinierst Du sämtliche kaufmännische Prozesse und unterstützst den CEO in organisatorischen und administrativen Belangen und stellst einen reibungslosen Betrieb des Business Supports sicher.AufgabenKernaufgaben:Ansprechpartner für die Unternehmensleitung, Führungskräfte, Mitarbeitende, Kunden und externe Partner für sämtliche organisatorischen und administrativen Belange (inkl. Recht/Compliance)Proaktiver Sparringpartner der Geschäftsleitung und Leitung von Meetings mit Sicherstellung der Protokollführung und PendenzennachverfolgungHuman Resources (ua. Rekrutierungen, HR-Administration, Auf- und Ausbau HR, Lohn)Auf- und Ausbau der VACAdemy (internes/externes Schulungsprogramm)Organisation von Meetings, Events, Messeauftritten sowie KundenterminenStellvertretung Finanzen/ControllingNebenaufgaben:Projektmanagement (interne/externe P), Projektcontrolling, Vertragsprüfungen nach SIA für die GeschäftsleitungEnge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen für kontinuierliche VerbesserungsprozesseStellvertretung der Assistentin Backoffice (Telefondienst, Korrespondenz, Verrechnung von Serviceleistungen, Spesen und Kreditorenverarbeitung, etc.)Organisation, Verwaltung und Weiterentwicklung der Kommunikationskultur (definieren und durchsetzen von Kommunikationsrichtlinien, Erarbeitung neuer Grundlagen entlang der Expansionspläne).QualifikationDas bringst du mit:Technische oder kaufmännische Grundausbildung, vorzugsweise mit Weiterbildung auf Stufe HF oder zur Führungsfachperson mit eidg. FA oder gleichwertige AusbildungMehrjährige Erfahrung im Officemanagement im Umfeld von Industrie / Gebäudetechnik / Service-Dienstleister oder Start up.Bereitschaft sich in einem dynamischen Arbeitsumfeld mit einer Vielzahl von Themengebieten auseinanderzusetzen und ausgeprägte IT-AffinitätSelbständige Arbeitsweise gepaart mit Organisationsflair und PlanungskompetenzOffene, kommunikative Persönlichkeit mit hoher BelastbarkeitProfunde Kenntnisse der Kommunikation in digitalen Kanälen / Social Media von VorteilAusgezeichnete schriftliche und mündliche KommunikationsfähigkeitenKenntnisse in Vertragsmanagement und VertragsprüfungDeutsch und Französisch verhandlungssicher, Englisch gut in Wort und SchriftBenefitsDas bieten wir dir:Eine moderne, hoch dynamische Unternehmenskultur mit vielen Team-Events und die Möglichkeit der Mitgestaltung des UnternehmensOptional: Karrieremöglichkeit in der erweiterten Geschäftsleitung die zentralen Dienste kompetenz- und prozessbasiert zu steuernGelegenheit, als Drehscheibenfunktion die Schaltzentrale der Firma (das Backoffice) mit deiner Berufserfahrung zu beflügeln und zu professionalisierenAusgesprochen vielseitiges Aufgabengebiet in einem kleinen, internationalen UmfeldHerausforderndes Arbeitsumfeld in einer erfolgreichen, wachsenden Unternehmung mit ausserordentlichem TeamspiritZeitgemässe Arbeitsbedingungen und EntlöhnungTop modernes Arbeitsumfeld, voll digitalisiert mit zeitgemässer Infrastruktur, Parkplatz vorhandenOffene Unternehmenskultur, kurze Entscheidungswege und Raum für deine Ideen und InitiativenMöglichkeit und Unterstützung zur Weiterbildung und persönlichen WeiterentwicklungArbeitsort BernNoch ein paar Worte zum SchlussMit deiner Wesensart als kommunikative, proaktive und begeisterungsfähige Persönlichkeit leistest du einen grossen Beitrag zur Schonung des Wassers und der Umwelt.Lässt das deinen Puls höherschlagen? Melde dich unverbindlich mit Vollständigen Unterlagen. Wir freuen uns auf dich!