Administrative Assistant

Official Internal Job Title:

Status:

Job Description:

En tant qu'adjoint(e) administratif(ve) , vous aurez à assister directement le VP – Assurance des entreprises. Vous aurez à assurer un soutien technique dans l'exécution des tâches administratives en mettant à profit votre sens de la collaboration, de la débrouillardise et de votre sens de l'initiative.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes : 

• Apporter un support direct au VP-Assurance des entreprises:
  • Tenir à jour l'agenda et prise en charge de certains courriels.
  • Effectuer les réservations auprès des transporteurs et des établissements hôteliers.
  • Préparer les notes de frais, les bons de commande, les paiements de factures à des fournisseurs
  • Préparer les lettres, les notes de service, les rapports, les présentations
• Assurer un soutien technique et administratif à la préparation et l'exécution des réunions de la vice-présidence et des comités de gestion de la vice-présidence :
  • Planifier le calendrier des réunions des comités de gestion, proposer l'ordre du jour, assister aux réunions des comités de gestion et dresser les comptes rendus.
  • Assurer une coordination des sujets à aborder lors des réunions auprès des participants ainsi que coordonner la production des différents rapports pour les différents comités.
• Coordonner la réception des invitations des différents comités auxquels le vice-président participe à l'interne et à l'externe pour s'assurer de sa disponibilité (comité d'industrie, conseils d'administration, congrès, conférences, etc.).
• Participer à la préparation du budget en effectuant les recherches nécessaires afin de permettre à son supérieur d'assurer le contrôle de dépenses.
• Manipuler des documents et des dossiers à caractères confidentiels, de la correspondance avec les autorités telles que l'AMF dont il faut effectuer des dépôts trimestriels et autres.

Vos talents et qualifications : 

• Diplôme d'études collégiales en technique bureautique.
• Minimum de six (6) années d'expérience dans le domaine du secrétariat, dont trois (3) comme adjoint(e) de directio n
• Maîtriser la suite Office, Word (version avancée), Excel et PowerPoint
• Démontrer de la facilité dans la rédaction de textes.

• Maîtrise de la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit et une excellente maîtrise de l'anglais , tant à l'oral qu'à l'écrit, est requise dû à la nature des tâches, les interactions avec les collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones ainsi que la croissance de l'entreprise à l'extérieur du Québec

#LI-JD1

#S1

Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply.

Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services.

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