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About
Titre : Assistant(e) Administratif(ve) et Planification
Supérieur hiérarchique : Responsable des Ressources Humaines
Type de contrat : CDI
Lieu : Genève
Date : au plus tard 1er juillet 2026 - poste 100% en présentiel
Rôle et responsabilites :
En tant que membre de l’équipe des Ressources Humaines, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Planification est en charge de la réalisation de la planification des horaires pour l’ensemble des collaborateurs de la filiale suisse (170 collaborateurs). Il (Elle) veille à ce que l’ensemble des postes clés soient couverts à tout moment pour garantir la continuité des opérations. Il (Elle) offre également un soutien administratif à l’équipe RH ainsi qu’aux membres de la Direction et gère l’accueil et la réception, ainsi que l’organisation quotidienne du bureau et les tâches administratives courantes.
Planification des horaires dans Mobatime:
Création et gestion des plannings de travail pour l’ensemble du personnel, en garantissant une couverture optimale des opérations
Application stricte des dispositions légales suisses en matière de temps de travail (temps de repos, durée maximale de travail, jours consécutifs, etc.)
Planification et suivi des vacances annuelles, jours de congé, formation, en tenant compte des contraintes opérationnelles
Anticipation et gestion des imprévus (absences, sous-effectif, pics d’activité) avec réajustement rapide des plannings
Contrôle régulier des timbrages (pointages) et identification/correction des anomalies en lien avec les managers
Coordination étroite avec les managers opérationnels et la coordinatrice opérationnelle, pour adapter les ressources aux besoins du terrain
Gestion du bureau :
Réception et accueil des collaborateurs et autres visiteurs
Réception, récupération à la poste, tri et distribution du courrier et des colis
Gestion des fournitures de bureau : suivi des besoins, commandes et réapprovisionnement
Tâches administratives RH :
Gestion des permis de travail (demande, annulation….)
Gestion des demandes d’abonnement TPG et/ou de parking (employés et prestataires externes)
Gestion des demandes et des renouvellements de badges aéroportuaires
Suivi et mise à jour des données dans le système de planification
Gestion des absences des collaborateurs (arrêts maladies, accidents, etc)
Autres tâches administratives :
Gestion des factures liées au bureau et aux demandes d’intérimaires
Tâches administratives ad hoc assignées par la Direction (réservation hôtel, restaurants …)
Profil Recherché :
Titulaire d’un diplôme dans le secrétariat ou équivalent
Au bénéfice d’une expérience confirmée dans un poste similaire
Maitrise du français et de l’anglais à l’écrit comme à l’oral
Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…)
Connaissance et maitrise d’un outil de planification (Mobatime, un plus)
Connaissance de l’environnement retail, un plus
Qualités personnelles :
Ouverture vers les autres, doté d’un excellent relationnel
A l’écoute et ayant le sens du service
Gestion des priorités et bonne organisation personnelle
Rigoureux(se), flexible, fiable et autonome
Sens élevé de la confidentialité jpid7f5179fws jpit0522ws jpiy26ws
Languages
- French
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