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VOTRE GROUPE DE TRAVAIL

Service à la communauté étudiante

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat et selon les règles de fonctionnement en vigueur, traite les différentes demandes en provenance des étudiantes et étudiants et assure les services directs à l’étudiant en lien avec les activités d’un service à la communauté étudiante.

Effectue la surveillance pendant les périodes d'examens.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Reçoit, traite, selon les procédures établies, les différentes demandes, notamment les demandes de numérisation et de réservation, en provenance des étudiantes ou des étudiants touchant les services offerts par le Service à la communauté étudiante, puis répond à ces demandes. Ces demandes concernent les activités d’accueil des nouveaux étudiants, les bourses et l’aide financière, les examens numériques, les services aux étudiants en situation de handicap, les services aux étudiants des Premiers Peuples, les services d’aide en orientation, les services d’aide psychosociale et les services de la bibliothèque.
• Collabore, en conformité avec les procédures établies, à l’application des règlements des études notamment quant à la passation des examens et le régime d’études des étudiants (temps plein / temps partiel).
• Collabore, en conformité avec les procédures établies, à l’application des règlements de l’Aide financière aux étudiants du MEES, des programmes d’aide financière des autres provinces canadiennes, ainsi que le Centre de service national de prêts aux étudiants (CSNPE) et l’Aide financière de l’Université TÉLUQ. Informe et oriente les étudiants à ce sujet et assure le suivi de leurs demandes. Prépare les dossiers de demande de dérogation et collabore avec le service des finances pour déterminer l’admissibilité de l’étudiant à la facturation.
• Assure le support à la diffusion des accommodements aux étudiants en situation de handicap. Dépose des documents confidentiels dans l’outil de consultation désigné. Expédie les documents requis selon les circonstances. Crée, déplace ou supprime des rendez-vous d’étudiant. Dépouille du courrier. Informe les étudiants sur les procédures encadrant la passation des examens. Effectue la vérification de la boîte de retour des volumes, récupère et distribue le courrier. Rédige la correspondance et les bordereaux de transmission, effectue la préparation et l’expédition des documents par la poste. Effectue le classement des documents aux endroits appropriés.
• Reçoit les paiements de l’étudiante, de l’étudiant concernant leur demande de traitement. Détermine et perçoit les sommes manquantes. Dispose du paiement selon les procédures établies.
• S’assure de la conformité des documents reçus de l’étudiante, de l’étudiant et de la validité de l’information à lui transmettre. Requiert de l’étudiante, de l’étudiant les documents manquants.
• Procède, à l’aide des équipements et /ou logiciels informatiques appropriés, à la saisie et au traitement des demandes reçues ou au suivi des différents règlements des études et des règlements de l’aide financière. Assure la cueillette des différentes listes ou rapports informatiques relatifs à son secteur d'activités. Accomplit les ajustements et/ou saisies associés à ces listes ou rapports.
• Effectue les recherches nécessaires afin de répondre adéquatement aux questions de l’étudiante, de l’étudiant, des personnes tutrices ou des personnes chargées d’encadrement, d’un service interne ou d’un organisme externe sur les opérations et/ou règlements sous leur responsabilité. Prend connaissance des nouveaux développements concernant les programmes, les cours ou les règlements pertinents.
• Prépare les dossiers à transmettre à divers comités, services internes ou organismes externes.
• Expédie les documents produits pour l’étudiante, l’étudiant selon les normes en vigueur.
• Prépare, s’il y a lieu, les documents pour la reprographie et effectue les photocopies requises pour son travail. Assure la numérisation de chaque document reçu des étudiantes, des étudiants.
• Rédige et transcrit à l’aide des logiciels appropriés les lettres, rapports, mémos, formulaires, statistiques.
• S'assure de la confidentialité des dossiers des étudiantes, des étudiants.
• Compile des données dans le but de produire des rapports statistiques simples.
• Signale à sa supérieure ou supérieur immédiat toutes anomalies et propose les mesures appropriées pour y remédier.
• Assume la responsabilité d'un système de classement et l’inventaire des formulaires sous sa responsabilité.

EXIGENCES

• Diplôme d'études secondaires ou scolarité équivalente.
• 2 ans d’expérience pertinente.

AUTRES

• Bonne connaissance linguistique en français écrit (60%).
• Connaissance pour l’entrée de données et l’entrée de textes.
• Bonnes connaissances de l’application Zoom.
• Aptitude avec le service à la clientèle.

MODE DE TRAVAIL

Télétravail, sauf besoins occasionnels en présentiel notamment pour les rencontres d'équipe.

HORAIRE DE TRAVAIL

Horaire de travail de jour

et

Horaire de travail variable - Ce poste requiert un horaire de travail spécifique lorsqu'il y a des séances d'examen (14 semaines par année) ce qui implique des quarts de travail les jeudis et les vendredis soir, ainsi que des quarts de travail de jour le samedi et le dimanche. Il y a des primes de soir et de fin de semaine lors de ces semaines. Les autres semaines où il n'y a pas de séances d'examens, l'horaire est du lundi au vendredi sur un quart de travail de jour.

TYPE DE POSTE

2 postes :

1 poste sur un quart de travail de jour  -  Surcroît d'une année

1 poste sur un quart de travail variable  - Surcroit d'une année

MILIEU INCLUSIF

L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.

L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.

Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.

Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez