Adjoint.e administratif.ive, Direction générale - laval

Titre du poste : Adjoint.e , direction générale

Supérieure immédiate : Directrice générale

Statut : Permanent – temps plein (37,5 h/semaine)

Le Phare Enfants et Familles est un organisme de soins palliatifs pédiatriques dont la mission est d’accompagner, avec humanité et dignité, les enfants atteints de maladies limitant ou menaçant leur vie ainsi que leurs familles.

Sous la supervision de la direction générale, l’adjoint.e , direction générale apporte un soutien essentiel à la direction générale, au comité de gestion et aux instances de gouvernance. Elle assure la bonne organisation des dossiers, le suivi administratif des comités et la gestion documentaire.

Elle contribue également à l’amélioration continue des processus et outils administratifs, soutient la production de rapports, participe à la gestion de la base de données et offre un appui administratif ciblé aux directions philanthropie (dons majeurs) et finances.

Dans toutes ses fonctions, elle incarne les valeurs de bienveillance, respect, solidarité et engagement , et contribue à maintenir un environnement de travail collaboratif et humain.

Principales responsabilités

1. Soutien administratif et documentaire

• Soutenir la direction générale, le comité de direction, le conseil d’administration et ses comités.
• Rédiger divers documents (correspondance, rapports, notes de synthèse, comptes rendus).
• Organiser la logistique des rencontres : convocations, ordres du jour, préparation et diffusion de documents, coordination virtuelle, procès-verbaux et suivis.
• Gérer le courrier : analyser, prioriser, préparer la documentation et rédiger la correspondance.
• Assurer le classement et l’archivage des documents (numérique et papier).
• Appuyer le suivi des dossiers, statistiques.

2. Soutien transversal  

Volet philanthropie

• Appuyer la direction générale dans le traitement des dossiers de dons majeurs : prise de rendez-vous, suivi des lettres de remerciement et gestion des reçus de dons.
• Offrir un soutien administratif à la directrice philanthropique – dons majeurs pour le traitement des dossiers liés aux grands donateurs.  

Volet finances

• Contribuer à la préparation des états financiers et à la documentation pour l’audit.
• Assurer le suivi administratif des factures et autres dossiers financiers.  

Autres responsabilités

• Collaborer à la gestion de la base de données et à la production de rapports statistiques périodiques.
• Mettre à jour le registre des formulaires autorisés par l’organisation.
• Réaliser toute autre tâche administrative confiée par la direction générale.  

3. Tâches cléricales et administratives

• Répondre aux appels, courriels et demandes générales.
• Effectuer la mise en page, la révision et le suivi de documents internes.
• Maintenir un système de classement efficace, rigoureux et conforme aux pratiques organisationnelles.
• Assurer la confidentialité et l’intégrité des dossiers.
• Proposer et mettre en œuvre des améliorations visant l’efficacité et la fluidité des opérations.
• Offrir un soutien ponctuel aux autres directions, selon les besoins.  

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, administration ou domaine connexe. Une combinaison d’expérience pertinente sera considérée.
• Minimum de 3 ans d’expérience en soutien administratif.
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office et aisance avec les bases de données.
• Familiarité avec les plateformes de gestion (ex. horaires, suivi, communication).
• Excellente organisation, rigueur et souci du détail.
• Capacité à gérer des échéanciers serrés et à s’adapter aux imprévus.
• Habileté à communiquer clairement, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Discrétion, sens de la confidentialité et grand esprit de collaboration.