Job Opportunities

Executive Assistant to Senior Leadership

Location: Montreal

Type: Full-Time

About the Organization

A respected and long-standing Jewish community organization in Montreal is seeking an Executive Assistant to support one of their senior leaders.

This is an opportunity to join a collaborative, people-focused environment centered on community engagement, meaningful relationships, and high-quality service. The organization is looking for someone who brings professionalism, discretion, sound judgment, and a strong ability to manage competing priorities with care and efficiency.

The Opportunity

As Executive Assistant to Senior Leadership, you will serve as a key point of coordination and communication between leadership, staff, community members, and external stakeholders. This role is ideal for someone who enjoys meaningful work, thrives in people-centered environments, and can balance administrative excellence with empathy and sound judgment.

While prior experience within the Jewish community is not required, an appreciation for community-based organizations and comfort working within a Jewish cultural environment will help someone succeed in this role.

Key Responsibilities

• Manage complex calendars, scheduling, and day-to-day administrative priorities;
• Act as a central point of communication for internal staff, community members, and external contacts;
• Draft, proofread, and manage correspondence and communications;
• Coordinate meetings, events, and special projects;
• Maintain organized records, databases, and confidential information;
• Assist with programs, initiatives, and operational support tied to the leadership office;
• Help ensure a high level of responsiveness, professionalism, and service across interactions.

Qualifications

• Minimum 5 years of experience in an Executive Assistant, senior administrative, or office coordination role;
• Willingness to work on-site 5 days/week.
• Exceptional organizational skills;
• Fully bilingual (English and French), with particularly strong written English;
• Strong judgment, professionalism, and discretion when handling sensitive matters;
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment;
• Detail-oriented, proactive, and adaptable;
• Strong technical skills, including comfort learning new systems and working with databases
• Experience working in community organizations, not-for-profits, professional services, healthcare, education, or mission-driven environments is considered an asset;
• Familiarity with Jewish culture, traditions, or community life is considered an asset.

What’s Offered

• Competitive compensation based on experience;
• Comprehensive benefits package;
• 3 weeks' vacation;
• All Quebec stat holidays + all Jewish holidays that fall on a weekday;
• Monday-Friday, 9 am - 5 pm schedule, with shorter Friday hours during the winter.
• On-site parking;
• Opportunity to contribute to meaningful community-focused work;
• Supportive and collaborative work environment.

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Adjoint(e) exécutif(ve) à la haute direction

Lieu : Montréal

Type de poste : Temps plein

À propos de l’organisation

Une organisation communautaire juive bien établie et reconnue à Montréal est à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) afin de soutenir un membre de sa haute direction.

Il s’agit d’une belle occasion de se joindre à un environnement collaboratif et humain, axé sur l’engagement communautaire, les relations interpersonnelles et la qualité du service.

L’organisation recherche une personne professionnelle, discrète, dotée d’un excellent jugement et capable de gérer plusieurs priorités avec efficacité et attention.

Le rôle

À titre d’adjoint(e) exécutif(ve) à la haute direction, vous agirez comme point central de coordination et de communication entre la direction, les employés, les membres de la communauté et les partenaires externes. Ce poste conviendra particulièrement à une personne qui apprécie le travail porteur de sens, qui évolue bien dans un environnement axé sur les relations humaines et qui sait faire preuve d’empathie tout en maintenant un haut niveau de rigueur administrative.

Une expérience préalable au sein de la communauté juive n’est pas requise. Toutefois, un intérêt pour les organisations communautaires ainsi qu’un certain confort à évoluer dans un environnement culturel juif contribueront au succès dans ce rôle.

Principales responsabilités

• Gérer des agendas complexes, les horaires et les priorités administratives quotidiennes;
• Agir comme principal point de communication pour les employés, les membres de la communauté et les contacts externes;
• Rédiger, réviser et gérer diverses communications et correspondances;
• Coordonner des réunions, événements et projets spéciaux;
• Assurer le maintien de dossiers, bases de données et informations confidentielles de façon organisée;
• Offrir un soutien administratif pour différents programmes, initiatives et activités liés au bureau de la direction;
• Contribuer à offrir un service professionnel, efficace et attentionné dans l’ensemble des interactions.

Qualifications recherchées

• Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle d’adjoint(e) exécutif(ve), d’administration de haut niveau ou de coordination de bureau;
• Disponibilité à travailler en présentiel cinq (5) jours par semaine;
• Excellentes aptitudes organisationnelles;
• Parfaitement bilingue (français et anglais), avec d’excellentes habiletés rédactionnelles en anglais;
• Excellent jugement, professionnalisme et discrétion dans la gestion de dossiers sensibles;
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique;
• Grande attention aux détails, proactivité et capacité d’adaptation;
• Solides compétences informatiques et aisance à apprendre de nouveaux systèmes et logiciels;
• Une expérience dans les milieux communautaires, organismes à but non lucratif, services professionnels, santé, éducation ou autres environnements axés sur une mission constitue un atout;
• Une connaissance de la culture, des traditions ou de la vie communautaire juive constitue un atout.

Ce qui est offert

• Rémunération concurrentielle selon l’expérience;
• Gamme complète d’avantages sociaux;
• Trois (3) semaines de vacances;
• Tous les jours fériés du Québec ainsi que les fêtes juives tombant en semaine;
• Horaire du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, avec des vendredis écourtés durant l’hiver;
• Stationnement sur place;
• Occasion de contribuer à une mission porteuse de sens au sein de la communauté;
• Environnement de travail collaboratif et bienveillant.