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About
Chez Thetford Armature tant qu'adjoint(e) administratif(ve), vous participerez au bon fonctionnement des activités administratives de l'entreprise. Vous serez appelé(e) à soutenir les différents départements dans leurs tâches quotidiennes, à assurer le suivi de plusieurs dossiers et à veiller à ce que les opérations administratives se déroulent efficacement.
Description des tâches :
Administration générale
- Répondre aux appels téléphoniques et acheminer les communications.
- Accueillir les clients, fournisseurs et visiteurs.
- Recevoir, trier et distribuer le courrier et les courriels.
- Rédiger, corriger et mettre en forme divers documents, lettres et rapports.
- Effectuer le classement physique et numérique des dossiers.
- Commander les fournitures de bureau et assurer le suivi des inventaires administratifs.
- Assurer le soutien administratif à la direction et aux différents départements.
Comptabilité – Cycle comptable complet
- Effectuer la facturation des clients.
- Enregistrer les paiements reçus et assurer le suivi des comptes clients.
- Effectuer les encaissements et les dépôts.
- Comptabiliser les factures fournisseurs.
- Préparer les paiements aux fournisseurs.
- Effectuer les conciliations bancaires.
- Produire les écritures comptables de fin de mois.
- Préparer les rapports financiers mensuels.
- Effectuer les remises gouvernementales (TPS, TVQ, DAS, etc.).
- Collaborer à la préparation des dossiers de fin d'exercice pour les comptables externes.
- Maintenir à jour les registres comptables et les auxiliaires.
Soutien aux opérations manufacturières
- Créer et maintenir les dossiers clients et fournisseurs.
- Effectuer l'entrée de données relatives aux commandes et aux achats.
- Préparer les bons de livraison et assurer le suivi des livraisons.
- Soutenir la coordination entre la production, les achats et la comptabilité.
- Compiler diverses statistiques de production et indicateurs de performance (KPI).
- Assurer l'archivage des documents liés aux projets et aux commandes.
Ressources humaines
- Compiler les heures travaillées pour la paie.
- Traiter les paies.
- Préparer les documents administratifs liés aux employés.
- Maintenir les dossiers des employés à jour.
- Participer à l'accueil administratif des nouveaux employés.
- Assurer le suivi des formations, certifications et documents obligatoires.
Service à la clientèle
- Répondre aux demandes d'information des clients.
- Effectuer le suivi des commandes et des livraisons.
- Résoudre les demandes courantes ou les acheminer aux personnes concernées.
- Maintenir un service professionnel et courtois.
Amélioration continue
- Participer à l'amélioration des processus administratifs.
- Proposer des méthodes visant à accroître l'efficacité des opérations.
- Respecter les politiques internes en matière de confidentialité et de qualité.
- Effectuer toute autre tâche connexe demandée par la direction.
Profil recherché
- DEP ou DEC en comptabilité, bureautique ou administration.
- Minimum de 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
- Expérience du cycle comptable complet.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Outlook, Word).
- Expérience avec un logiciel comptable (Sage 50, ou équivalent).
- Excellent français écrit et parlé.
- Sens de l'organisation, autonomie et discrétion.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Esprit d'équipe et approche orientée vers le service à la clientèle.
- Polyvalence
- Rigueur
- Sens des priorités
- Autonomie
- Fiabilité
- Esprit analytique
- Excellente gestion du temps
- Professionnalisme
- Communication efficace
- Souci du détail
Languages
- French
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