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Coordonnateur·trice administratif·ive — Gérance d'artistes et production numériqueKOSCÈNE • Longueuil, Québec, Canada
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Coordonnateur·trice administratif·ive — Gérance d'artistes et production numérique

KOSCÈNE
  • CA
    Longueuil, Québec, Canada
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    Longueuil, Québec, Canada
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About

KO Scène est à la recherche d'une personne très organisée, rigoureuse et à l'aise avec les chiffres et les agendas, capable aussi d'être un véritable point d'ancrage pour nos artistes au quotidien. Vous prendrez en charge la coordination administrative de notre département de gérance d'artistes et de production numérique, tout en vous assurant que chaque artiste a ce dont il a besoin, au bon moment. 

Vous serez le point de chute de tout l'administratif du département : contrats, facturation, suivis comptables, comptes à recevoir. Vous travaillerez en étroite collaboration avec notre équipe de gérance et notre service de comptabilité, dans un environnement où chaque journée apporte son lot de dossiers différents. 

Vos responsabilités 

Coordination — gérance d'artistes 

Gérance d'artistes

  • Gérer les agendas des artistes et coordonner leurs engagements et activités (entrevues, tournages, événements, projets spéciaux).
  • S'assurer que tout est en place pour les artistes avant et pendant leurs engagements (horaires, documents, logistique, suivis).
  • Assurer le suivi des calendriers, des échéanciers et des communications avec les artistes et les parties prenantes externes.
  • Maintenir à jour les fiches artistes et les outils internes.
  • Accompagner occasionnellement des artistes lors d'événements, d'entrevues ou de tournages.

    • Administration et finances

  • Rédiger et assurer le suivi des contrats, des bons de commande et des ententes de commandite ou de partenariat.
  • Gérer la facturation, le codage des factures et le suivi des comptes à recevoir pour l'ensemble du département.
  • Faire le suivi des paiements et des fins de mois avec la comptabilité (artistes, clients, commandites).
  • Produire les rapports de ventes des podcasts en tournée.
  • Coordination — production numérique et partenariats
  • Participer à la coordination des productions numériques et des balados; assurer le suivi des tournages, des échéanciers, des livrables et du suivi administratif général.
  • Soutenir l'équipe dans la gestion des collaborations entre artistes et marques, et assurer le suivi des livrables publicitaires et des campagnes d'influence.
  • Collaborer avec les différentes équipes afin d'assurer l'avancement des projets dans les délais.

    • Le profil que nous recherchons

  • Être à l'aise de gérer des agendas chargés et changeants, et de coordonner plusieurs artistes simultanément.
  • Posséder une excellente maîtrise d'Excel et une grande aisance avec les tâches administratives et financières.
  • Faire preuve d'organisation, de rigueur et de méthode dans la gestion de dossiers multiples.
  • Être débrouillard·e, autonome et orienté·e vers les solutions.
  • Faire preuve de professionnalisme et de discrétion dans la gestion d'informations financières, confidentielles ainsi que des horaires et besoins personnels des artistes.
  • Posséder un excellent français, à l'oral comme à l'écrit.
  • Être sociable, agréable à côtoyer et à l'aise dans un environnement où chaque mandat est différent.
  • Détenir une expérience en coordination, en gestion de projets, en administration ou en comptabilité de base.
  • Une expérience en milieu événementiel, culturel ou artistique constitue un atout.

    • Les essentiels

    Excellente maîtrise d'Excel.

  • Bonne connaissance de Google Calendar et de Gmail.
  • Excellent français, à l'oral comme à l'écrit.
  • Conditions
  • Poste à temps plein.
  • Entrée en poste dès que possible.
  • Une à deux journées de télétravail par semaine sont possibles; une présence au bureau est requise le reste du temps.

    • Pourquoi KO Scène? 
    Parce que vous serez aux premières loges du quotidien d'artistes talentueux et profondément humains, en vous assurant que tout roule pour eux, tout en mettant votre rigueur administrative au service de leur carrière. Parce que vous rejoindrez une équipe professionnelle, ambitieuse et bienveillante qui aime faire les choses sérieusement, sans se prendre trop au sérieux. Et parce qu'ici, aucune journée ne ressemble à la précédente. 

    Pour postuler, faites-nous parvenir votre CV à ainsi qu'un court mot de présentation. 

    *À noter que nous ne contacterons que les personnes dont la candidature aura été retenue.

    • Longueuil, Québec, Canada

    Languages

    • French
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