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Vous êtes reconnu pour votre rigueur et votre sens aigu de l’organisation? Vous aimez sentir que votre soutien fait la différence dans une équipe? Vous savez faire preuve de débrouillardise et prendre des initiatives? Unissons nos talents pour réaliser des projets stimulants ensemble.
Dans un environnement de travail stimulant, où l'excellence pour le service client est la norme et la fierté, en tant qu’Adjoint(e) administrative pour le département des Affaires juridiques, votre expertise permettra d’assurer une gestion rigoureuse des dossiers, une circulation fluide de l’information, ainsi qu’un soutien administratif stratégique contribuant directement à l’efficacité et à l’amélioration continue de l’équipe. Le poste est en présentiel et basé au sein de notre siège social au 8000 Boulevard Langelier à Saint-Léonard.
Votre quotidien :
- Coordonner efficacement l’obtention des signatures de documents juridiques et assurer leur distribution auprès des parties concernées ;
- Collecter et analyser des données et les compiler dans divers tableaux de suivis ;
- Assurer le traitement, la gestion et le suivi de la correspondance interne et externe du département juridique ;
- Effectuer la facturation interne et externe du département juridique et assurer les suivis requis ;
- Veiller à la circulation fluide et structurée de l’information touchant le département juridique auprès des membres de l’équipe en collaboration avec la Vice-présidente, Affaires juridiques ;
- Coordonner et attribuer les dossiers aux membres de l’équipe en collaboration avec la Vice-présidente, Affaires juridiques ;
- Participer à la rédaction et à la mise en forme de lettres, de communication et de certains documents de location (tel que baux de stationnements, baux d’entreposage, ententes de commission) ;
- Assurer la gestion, l’organisation et le classement numérique et physique (lorsqu’applicable) selon la nomenclature établie ;
- Procéder à l’approbation des transactions de location dans le système interne;
- Offrir un soutien administratif proactif et polyvalent à l’équipe juridique ;
- Contribuer activement à l’amélioration continue du département, notamment par la participation à l’élaboration et à l’optimisation de procédures et modèles.
Un bon état d’esprit et des compétences pour un succès garanti
- Personne dynamique, rigoureuse, organisée, et autonome, faisant preuve de débrouillardise, d’un bon esprit d’analyse et capable de composer adéquatement avec un rythme de travail rapide et soutenu ;
- DEP en secrétariat et/ou technique en administration ;
- Minimum 3 ans et plus d’expérience pertinente ;
- Solides compétences informatiques (Suite Office); connaissance de Yardi et Monday, un atout ;
Chez Groupe Petra, on vous ouvre la porte vers une carrière grandiose et des avantages concurrentiels.
- Un salaire concurrentiel et boni de performance ;
- Assurances collectives complètes dès l’embauche ;
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- Formation continue en lien avec l’emploi, payée par l’employeur;
- Un environnement de travail convivial avec des collègues exceptionnels.
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