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About
Tu es reconnu(e) pour ton sens de l’organisation, ta polyvalence et ton professionnalisme ? Tu aimes quand ça bouge et tu es capable de garder le cap même quand plusieurs dossiers avancent en même temps ? On a peut-être quelque chose pour toi.
Sous la supervision du directeur général, l’adjoint(e) de direction joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des activités administratives et organisationnelles. Tu agiras comme un véritable bras droit, en assurant un soutien efficace et en faisant le lien entre les différentes équipes.
Dans un contexte événementiel dynamique comme celui du Carnaval de Québec et des Fêtes de la Nouvelle-France, tu contribueras activement à la réalisation de projets variés, tout en jonglant avec des priorités évolutives.
Fonctions spécifiques:
• Assurer la coordination complète des demandes de subventions, incluant la recherche d’opportunités, la préparation des demandes, le suivi des redditions de comptes et le respect des exigences des partenaires (gouvernementaux et privés), notamment en matière de visibilité, de développement durable et d’accessibilité ;
• Planifier et assurer le suivi des échéanciers liés aux dépôts de subventions et aux redditions de comptes, en maintenant un calendrier à jour ;
• Faire une veille des nouvelles opportunités de demandes de subventions et se tenir à jour de toutes modifications dans les divers programmes de subvention existants ;
• Assurer la planification, la coordination et la gestion des activités protocolaires entourant tous les événements ;
• Rédiger, réviser, mettre en forme et assurer le suivi de différents documents (contrats, notes de service, documents officiels) ;
• Organiser la logistique des réunions (CA, comités, rencontres internes) et préparer la documentation, incluant notamment la préparation des ordres du jour et la rédaction des procès-verbaux ;
• Assurer divers suivis administratifs (tableaux de suivis internes, bons de commande, documents de présentation des projets, etc.) ;
• Assurer le traitement de dossiers hautement confidentiels ;
• Collaborer à l’élaboration des bilans annuels ;
• Effectuer le traitement des relevés de dépenses de la direction générale ;
• Contribuer à l’organisation d’événements internes ;
• Rester à l’affût des nouvelles stratégies axées sur l’expérience client pour l’organisation ;
• Effectuer du travail général de bureau et toutes autres tâches connexes.
Ce qu’on recherche vraiment :
• Une excellente capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois
• Un sens de l’organisation aiguisé et une bonne gestion des priorités
• De la discrétion et un grand professionnalisme
• Une bonne aisance rédactionnelle
• Une capacité d’adaptation dans un environnement en constante évolution
Profil recherché :
• Formation en bureautique, secrétariat ou domaine connexe
• 2 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et de Canva
• Excellente maîtrise du français
• Connaissance de l’anglais (atout)
• Expérience en milieu événementiel (atout)
Conditions d’emploi :
• Poste permanent avec horaire flexible sur une base de 35h
• Disponibilité occasionnelle en soirée ou fin de semaine selon les projets
• Télétravail possible
• Assurance collective + Régime de retraite
• Banque de congés personnels, en plus des vacances
• Organisation « Pet-Friendly » et plusieurs activités de reconnaissance
• Ambiance festive toute l’année + Café à volonté
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