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Rattaché-e directement à la directrice générale, vous assurez le fonctionnement fluide et rigoureux de son
secrétariat. Vous gérez l’ensemble des flux administratifs, organisez les séances de la direction générale
et du conseil d’administration, et constituez le point de contact privilégié de la directrice générale pour les
sollicitations internes et externes. Vous jouez un rôle clé dans la continuité opérationnelle de la direction
générale.
Vos différentes missions
Gérer l’agenda de la directrice générale, centraliser les demandes de rendez-vous et tenir le calendrier des échéances institutionnelles
Trier, redistribuer et prétraiter les courriels de la directrice générale ; rédiger le courrier courant et la correspondance institutionnelle
Organiser et assurer le secrétariat des séances de la direction générale : convocations, ordre du jour, procès-verbaux, suivi des décisions (liste des suspens)
Assurer le secrétariat du conseil d’administration : organisation des séances, rédaction des procèsverbaux, suivi des décisions, coordination des commissions
Assurer la liaison avec la présidence du conseil d’administration et organiser les rencontres avec le conseiller d’État
Filtrer et orienter les sollicitations internes et externes ; assurer la continuité opérationnelle en l’absence de la directrice générale
Préparer les dossiers de séances externes (Conférence OAI, GILAI, eAVS-AI, IGS, etc.) et organiser les manifestations institutionnelles
Assurer la gestion documentaire de la direction générale, tenir la base de contacts institutionnels et relire/ mettre en forme les documents avant diffusion
Votre profil
Maturité gymnasiale ou formation / expérience jugée équivalente
Brevet fédéral d’assistant-e de direction ou expérience équivalente
Minimum 5 ans d’expérience dans un domaine similaire, idéalement dans un environnement institutionnel public ou parapublic
Expérience de secrétariat de conseil d’administration ou d’organe de gouvernance, un atout
Maîtrise des outils bureautiques classiques et aisance dans l’utilisation d’outils informatiques
Français : parfaite maîtrise à l’oral et à l’écrit
Allemand : bonne compréhension à l’oral et à l’écrit
Rigueur, précision et facilité rédactionnelle (PV, courriers, notes)
Aisance relationnelle et orientation service
Proactivité et entregent
Capacité à avoir une vision d’ensemble des dossiers, à identifier les priorités et à signaler les urgences et les échéances nécessitant l’attention de la direction
Capacité d’anticipation et de suivi de plusieurs dossiers en parallèle
Discrétion absolue
Ce que nous offrons
Un environnement de travail agréable au sein d’une institution en constante évolution
Un poste à responsabilité au coeur de la gouvernance de l’institution
Des conditions de travail attractives avec des avantages sociaux intéressants
Une organisation flexible du temps de travail
Un emplacement de premier ordre au coeur de Genève, proche des transports en commun et de la gare Cornavin
Ce qui nous guide
Développer l'excellence professionnelle
Mettre l'humain au centre
Faire preuve de dynamisme
Entrée en fonction: dès que possible
Classe de fonction: 16
Délais de candidature: le 3 juin 2026
Lieu de travail: rue des Gares 12, 1201 Genève
Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature via notre site carrière sur lequel vous
trouverez l’annonce complète : jida166c43ws jit0521ws jiy26ws
Languages
- French
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